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Die neue Anwendung wurde ganz auf die Bedürfnisse von Non-Profit-Organisationen zugeschnitten. Nun unterstützt die App aus Magdeburg die Malteser deutschlandweit bei der Koordinierung von Ehrenamtlich

Allein in Deutschland gibt es mehr als 600.000 gemeinnützige Organisationen, für die über 15 Millionen Menschen ehrenamtlich tätig sind. Dieses Engagement ist nicht nur eine tragende Säule der Gesellschaft und ein Segen für Hilfebedürftige, es bringt auch einen gewaltigen Organisationsaufwand mit sich. Eine Herausforderung, der sich der Malteser Hilfsdienst als einer der großen caritativen Dienstleister tagtäglich stellen muss. Die gemeinnützige Organisation hat mehr als eine Million Mitglieder und ist bundesweit an über 700 Orten vertreten. Um die Arbeit der Ehrenamtlichen effektiv zu koordinieren und die Verwaltung zu optimieren, war der Verein auf der Suche nach einer praxistauglichen Lösung. Die ist mit der „ARNO“ Anwendung nun gefunden. Sie wurde von der Malteser-Tochter SoCura gemeinsam mit dem Magdeburger IT-Dienstleister Join konzipiert, entwickelt und umgesetzt.

Vor welchen Herausforderungen stehen die Malteser?
„Als Hilfsorganisation haben wir einen sehr hohen Koordinierungsbedarf. Es ist eine ständige Herausforderung, die Daten unserer Ehrenamtlichen einheitlich und verbindlich zu organisieren. Denn je nach Standort werden Organisationsprozesse anders durchgeführt. Hier müssen wir trotzdem möglichst effektiv planen und Überschneidungen vermeiden. Fehlplanungen können wir uns nicht leisten“, sagt Herr Daniel Meyer, Ehrenamtlicher im Katastrophenschutz bei den Maltesern. Um dieses Anliegen zu unterstützen, war die Malteser-Tochter SoCura auf der Suche nach einer zeitgemäßen Lösung. Die SoCura ist ein Dienstleister, der Organisationen aus Wohlfahrt, Kirche und Gesundheitswesen mit entsprechenden Dienstleistungen aus IT und Personaladministration unterstützt, damit sich diese auf ihr Hauptanliegen konzentrieren können: Menschen zu helfen.

ARNO – eine gemeinsame Lösung entsteht
„Um die Arbeit der ehrenamtlichen Aktiven von Organisationen wie den Maltesern zu erleichtern, wollten wir eine effiziente, leistungsfähige und zuverlässige digitale Lösung von Grund auf entwickeln. Da wir mit den IT-Experten von Join bereits Projekterfahrungen gesammelt hatten, haben wir das Team aus Magdeburg kurzerhand als Technologiepartner für das Projekt mit an Bord geholt“, erinnert sich Laura Lüddecke, Junior Projektmanagerin bei der SoCura. Nach einer umfassenden gemeinsamen Konzeption ging es an die Entwicklung von ARNO. Hierbei arbeiteten Entwickler von Join und SoCura Hand in Hand. „Die Erwartungen und auch die anfängliche Skepsis der Ehrenamtlichen und der jetzigen Anwender waren zu Beginn nicht unbedingt gering. Verständlich, denn viele hatten sich an die Nutzung anderer Anwendungen gewöhnt oder ihre eigenen Methoden und Strategien entwickelt, um mit dem täglichen Organisationsaufwand klarzukommen. Doch mittlerweile finden auch die größten Skeptiker ARNO sehr gelungen“, freut sich Christian Wittrich, Geschäftsführer von Join.

ARNO: die Organisationsplattform im Detail
Die Abkürzung „ARNO“ steht für „App zur Ressourcenplanung in Non-Profit-Organisationen“. Der Name ist gewissermaßen Programm. Vereinfacht gesagt, ist die Anwendung ein ERP-System für gemeinnützige Vereinigungen. Damit können sie Ressourcen, Gruppen, Einheiten und Einsätze sowohl vor Ort als auch organisationsübergreifend verwalten. Dazu wurden aktuelle Technologien wie Node.js, MSSQL oder die Azure Cloud Services integriert. Damit sich ARNO flexibel an die täglichen Anforderungen der Hilfsorganisationen anpassen lässt, ist die App modular aufgebaut. Über drei Module lassen sich genau die Funktionen auswählen, die von den jeweiligen Nutzern letztendlich auch benötigt werden.

Drei ARNO-Module für die Non-Profit-Praxis
Mit dem Personalmodul lassen sich die Ehrenamtlichen verwalten. Hier werden organisationsübergreifend alle Informationen über Qualifikationen, Fortbildung, Tätigkeiten, Erfahrung und Verfügbarkeit sowie unterschiedliche Belege und Dokumente bereitgehalten. Die Informationen sind so für Berechtigte von jedem Standort aus abruf- und aktualisierbar. Der Vorteil: Ehrenamtliche, die für mehrere Standorte tätig sind, werden an einer Stelle und ohne Mehraufwand verwaltet.

Das Materialmodul kann große und heterogene Datenmengen effizient erfassen und zusammenführen – Fahrzeuge, medizinische Ausrüstung, Kleidung und vieles mehr. Neben einfachen Such- und Filterfunktionen können über das Modul auch komplexe persönliche Übersichten erstellt und gespeichert werden.

Das Veranstaltungsmodul dient der Einsatz- und Dienstplanung. Es kann sowohl auf die Datensätze aus dem Personal- als auch dem Materialmodul zugreifen. So können Verantwortliche, die für die jeweiligen Einsätze nötigen und verfügbaren Ressourcen und Personen schnell und effektiv sichten und organisieren. Auch die Zusammenarbeit verschiedener Standorte und Bereiche wird erleichtert. Denn: Die zugrundeliegenden Daten sind für Berechtigte organisationsübergreifend einsehbar. Das Berechtigungssystem ist dabei sehr fein justierbar. Gerade im gemeinnützigen Bereich erfüllen Menschen an unterschiedlichen Standorten verschiedene Rollen – hier können die Berechtigungen je nach Einsatzort abgestimmt werden.

Zugeschnitten für Organisationen wie die Malteser
Nach dreijähriger Entwicklungsarbeit ist die Anwendung dieses Jahr in der Praxis gestartet. „Durch ARNO konnten wir die Organisation unserer Prozesse effektiv vereinheitlichen. Einsätze und Veranstaltungen können durch die permanent und überall verfügbaren Personaldaten besser und schneller geplant werden. Besonders im Ernstfall ist der unmittelbare Zugriff auf alle wichtigen Informationen unverzichtbar, damit unsere Ehrenamtlichen ohne Umwege bei den Bedürftigen ankommen“, sagt Herr Meyer. Statistiken und Auswertungen sorgen dafür, dass die Arbeit im Alltag stets weiter optimiert werden kann.

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Das Team von Join verfügt über mehr als 20 Jahre IT-Projekterfahrung. An Standorten in Magdeburg, Eisenach, Dresden, Hamburg und München arbeiten mehr als 80 Expert:innen für das Unternehmen. Deren digitale Lösungen für interne und externe Firmenkommunikation sind bei über 600 Kunden deutschlandweit im Einsatz. Die unterstützten Branchen reichen von Medizin, Pharma und Chemie über Automotive, Energie, Medien, Finanzen und Versicherung bis in den nicht gewinnorientierten Sektor. Join-Lösungen umfassen die digitale Zusammenarbeit, intelligente Suchprozesse, Prozess- und Vertragsmanagement sowie IT-Sicherheitslösungen.

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