Für das E-Mailarchiv ecoMAILZ ist mit Build 1.0.8 das nächste Update erschienen. Es bietet neue Funktionen und einen Microsoft 365 Adapter.
Aachen, im Januar 2022. Für das E-Mailarchiv ecoMAILZ ist mit Build 1.0.8 das nächste Update erschienen. Die ecoDMS GmbH bietet mit diesem Update tolle, neue Funktionen und einen Microsoft 365 Adapter.
Neue Adapter für Microsoft 365 zur automatischen Archivierung
ecoMAILZ bietet Importmöglichkeiten aus verschiedenen Mailserver und Groupware-Lösungen und aus dem Dateisystem. Neben IMAP / POP3, Exchange und dem Dateisystem kann die Software nun auch automatisch aus Microsoft 365 archivieren. Das E-Mailarchiv ruft automatisch alle zu archivierenden E-Mails ab, führt eine Volltextindizierung auf Texte, lesbare Informationen und Anhänge durch und speichert die Nachrichten sicher in Containern.
Export: Alle archivierten E-Mails im .eml-Format exportieren
Der Einstellungsbereich von ecoMAILZ bietet zahlreiche Funktionen zur allgemeinen Konfiguration und Verwaltung des gesamten E-Mailarchis. Ab sofort können Administratoren außerdem die derzeit archivierten E-Mails im .eml-Format in einen zuvor ausgewählten Ordner exportieren.
Aufbewahrungsfristen für E-Mails
Für E-Mails können bestimmte Aufbewahrungsfristen in ecoMAILZ hinterlegt werden. Nach Ablauf einer solchen Frist können die E-Mails entweder automatisch vom System oder manuell vom zuständigen Benutzer -mit entsprechender Berechtigung zum Löschen- entfernt werden. Anhand von passenden Schlagworten werden die E-Mails der jeweiligen Aufbewahrungsfrist zugeordnet. Für die Vergabe der Schlagwörter können die Parameter der Volltextsuche verwendet werden.
Die eingerichteten Aufbewahrungsfristen sind nach Priorität sortiert. Die Oberste in der Liste hat die höchste Priorität. Sollten mehrere Fristen auf eine E-Mail zutreffen, wird die Frist mit der höheren Priorität zuerst berücksichtigt.
In ecoMAILZ stehen den zuständigen Benutzern eigene Schnellfilter für die Anzeige von E-Mails und deren Aufbewahrungfristen zur Verfügung. Die erkannten Aufbewahrungsfristen werden zudem in den E-Mail-Details als Chip angezeigt. So lässt sich die hinterlegte Aufbewahrungsfrist auch direkt in der E-Mail erkennen. Neben dem Namen der Aufbewahrungsfrist, zeigen die Chips außerdem an, ob die E-Mail nach Ablauf der Frist manuell oder automatisch aus dem System gelöscht werden soll.
Löschprotokolle automatisch nach einer frei definierbaren Zeit entfernen
ecoMAILZ dient der langfristigen und gesetzeskonformen Archivierung von E-Mails. Aus diesem Grund sind E-Mails nach der endgültigen Archivierung, also nach Beendigung der Sichtungsfrist, nicht mehr löschbar. Dennoch müssen Nachrichten in Einzelfällen gelöscht werden können. Deshalb beinhaltet die Software ein Löschkonzept nach dem 4-Augen-Prinzip, das sich an den gesetzlichen Anforderungen zum Thema „DSGVO“ und „GoBD“ orientiert. Am Ende dieses 4-Augen-Prinzips steht ein Löschprotokoll. Darin werden die für den Löschvorgang beteiligten Benutzer inkl. Begründungen und Datum aufgeführt. So ist der Löschprozess jederzeit nachvollziehbar. Ab ecoMAILZ 1.0.8 können diese Löschprotokolle mit einem Ablaufdatum versehen werden. Ist dieses erreicht, löscht ecoMAILZ automatisch das Protokoll aus dem System.
Dies ist ein Auszug der vielen Möglichkeiten mit ecoMAILZ. Im offiziellen Changelog sind weitere Details aufgeführt.
Mehr Informationen zu ecoMAILZ gibt es im Internet unter www.ecodms.de
In der digitalen Welt und den damit verbundenen Richtlinien zur Aufbewahrung von Dateien, E-Mails, Dokumenten und Informationen erhält das elektronische Archiv sowie die Verwaltung dieser Daten/Dokumente einen immer höheren Stellenwert.
Die ecoDMS GmbH bietet erstklassige Software zur Archivierung und Verwaltung von Dokumenten und zur Automatisierung von Unternehmensabläufen an. Mit besonders fairen Preismodellen und benutzerfreundlichen, individuell anpassbaren Softwareanwendungen richtet sich das Unternehmen sowohl an kleine, mittelständische und große Firmenkunden als auch an Privatnutzer.
Die Entstehung von ecoDMS beginnt im Jahre 2004 mit der Planung und Umsetzung einer Software für die digitale Posteingangsbearbeitung eines Großkunden durch die applord GmbH. Auf Basis der langjährigen Erfahrung in den Bereichen Dokumentenarchivierung und Workflow hat applord das gewünschte Projekt erfolgreich umgesetzt und den ecoDMS Server entwickelt. Dieser bildet heute die Grundlage des Dokumenten-Management-Systems ecoDMS.
Der große Zuspruch und ein stetig wachsender Kundenstamm haben schließlich die ecoDMS GmbH ins Leben gerufen. Am 01.10.2014 haben die beiden Geschäftsführer Michael Schmitz und Helge Lühmann die ecoDMS GmbH in Aachen als neue Säule der applord Holding Europe eröffnet. Sämtliche Vertriebsrechte des Software-Pakets „ecoDMS“ hat die applord GmbH auf die ecoDMS GmbH übertragen. Inzwischen erfreut sich das IT-Unternehmen europaweit an tausenden, zufriedenen Nutzern. Über die Hälfte davon sind Geschäftskunden unterschiedlichster Branchen und Größen.
Die ecoDMS-Produktfamilie wird stetig mit leistungsstarker, praxisgerechter, leicht zu bedienender und preislich erschwinglicher Software erweitert:
ecoDMS: Dokumenten-Management-System um alle Daten/ Informationen/ Dokumente zu archivieren, verwalten und finden
ecoWORKZ: Smarte Workflows und ein Videochat für ecoDMS
ecoMAILZ: Automatisches E-Mailarchiv für alle ein- und ausgehenden E-Mails inkl. Anhänge
ecoWorkflow: Automatisierung beliebiger Unternehmensprozesse
Mit einzigartigen Entwicklungs-, Vertriebs- und Preismodellen hebt sich die ecoDMS GmbH von den zahlreichen Mitbewerbern ab. Ein moderner Vertriebsweg, der umweltschonende Verzicht auf Datenträger und Postversand sowie der Verzicht auf Fremdlizenzen ermöglichen besonders faire Preise. Die Kosten für die Vollversionen der Software sind einmalig in der Branche.
Der Verkauf erfolgt bei der ecoDMS GmbH über das Internet. Mit ein paar Mausklicks können die Kunden bargeldlos Lizenzen und Support im Online Shop erwerben. Die Zustellung erfolgt nach abgeschlossener Zahlung schnell und umweltschonend per E-Mail.
Vor dem Kauf können sich die Benutzer auf der ecoDMS-Webseite ausführlich informieren. Jegliche Vertriebs-, Preis- und Produktinformationen sind hier abrufbar. Die kostenlosen Handbücher beschreiben die Installationsschritte, Einstellungen und Funktionen der Standard-Produkte im Detail.
Außerdem gibt es kostenlose Videos und Demoversionen für einen unverbindlichen Softwaretest unserer Standard-Produkte.
Die ecoDMS GmbH hat Ihren Firmensitz im nordrhein-westfälischen Aachen in Deutschland. Zusammen mit den Firmen applord aus dem deutschen Nordrhein-Westfalen und applord Information Technologies aus dem österreichischen Kärnten bildet ecoDMS den starken Leistungsverbund der applord Unternehmensgruppe (applord Holding Europe GmbH). Alle Firmen agieren europaweit.
Die applord Unternehmensgruppe steht für hochmoderne und ausgereifte IT. Angefangen von der Entwicklung individueller Softwarelösungen, über die Bereitstellung standardisierter Softwareanwendungen bis hin zur Abwicklung großer IT Projekte, vereint die applord Unternehmensgruppe ein breites Leistungsspektrum.
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