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Digitalisierung ist für alle Kommunen eine Herausforderung. Das Beschwerdeverwaltungssystems des Ordnungsamts Herzogenrath steht beispielhaft für die Anforderungen und zeigt die Möglichkeiten zeitgemäßer Technologien auf.

Die Digitalisierung der Wirtschaft schreitet in den letzten Jahren in immer größeren Schritten voran. Wettbewerbsfähigkeit ist heute untrennbar an den Einsatz zeitgemäßer digitaler Systeme in allen Unternehmensbereichen, vor allen Dingen im Kundenkontakt, gebunden. Auch in der öffentlichen Verwaltung werden sukzessive weitere Kanäle für eine bessere Kommunikation mit Bürgerinnen und Bürgern erschlossen.

Für den Bürger zeigt sich die Digitalisierung vorrangig in Gestalt digitalisierter Geschäftsprozesse, die für den Einzelnen einen Behördengang ganz oder in Teilen ersetzen und eine Kommunikation mit der Verwaltung über das Internet ermöglichen. Laut „Deutschland-Index der Digitalisierung 2019“, einer Studie des Kompetenzzentrums Öffentliche IT beim Bundesinnenministerium, werden in zentralen Bereichen der Verwaltung bisher weniger als 20 Prozent der Behördenleistungen vollständig digital angeboten. Selbst wenn viele Städte und Gemeinden als Reaktion auf die Corona-Pandemie das Angebot signifikant ausgeweitet haben, finden sich gerade kleinere und mittlere Städte oft noch im digitalen Aufbau.

Ein Grund weshalb zum Beispiel Aufgaben in der Bürgerkommunikation des Ordnungsamtes der Stadt Herzogenrath bisher vorwiegend analog, also im persönlichen Kontakt, zu bewältigen waren, ergibt sich aus dem Fehlen geeigneter IT-Systeme. „Ordnungsbehörden erfüllen eine Querschnittsaufgabe. Dieser wollen wir effektiv nachkommen, indem wir Informationen des Bürgers oder sonstiger Dritter standardisiert erfassen, sie internen Abläufen zuordnen und effektiv nachhalten. Ein System, das in kleineren und mittleren Städten kostengünstig und mit wenig Aufwand zu installieren wäre, war bisher nicht auf dem Markt verfügbar“, erklärt Manfred Sickert, ehemaliger Leiter des Ordnungsamts Herzogenrath.

Auf seine Initiative hin kam der Kontakt zur Qosmotec Software Solutions GmbH zustande. Das Aachener Unternehmen verfügt über mehr als ein Jahrzehnt Erfahrung in der Entwicklung anwenderorientierter IT-Systeme für kleine und mittelständische Unternehmen sowie Vereine und Verbände. „Schon in der Vergangenheit durften wir, zum Beispiel zur Landesgartenschau 2020 in Kamp-Lintfort, Organisationen mit öffentlichen Aufgaben mit Softwarelösungen zur Digitalisierung der Kommunikation unterstützen“, erklärt Mark Hakim, Geschäftsführer der Qosmotec GmbH. „Ein Beschwerdeverwaltungssystem für das Ordnungsamt einer Stadt mit knapp fünfzigtausend Einwohnern war auch für uns etwas Neues. Es ist leicht nachvollziehbar, dass gängige Systeme für eine solche Aufgabe überdimensioniert und nicht zuletzt zu teuer sind. Auf Basis unserer langjährigen Erfahrung konnten wir jedoch eine bedarfsorientierte Software entwickeln, die den besonderen Anforderungen und Voraussetzungen gerecht wird.“

Das fertige System dient der zentralen Erfassung von Beschwerden über eine Web-Anwendung. Es bietet behördlichen Nutzern die Möglichkeit einer allgemeinen Statusabfrage, einen Einblick in die Beschwerde-Historie und den Aufbau einer automatisierten Informationskette. Als webbasierte Software erfolgt die Datenverarbeitung ausschließlich auf Servern der Behörde, so dass auch datenschutzrechtlich alle erforderlichen Auflagen erfüllt sind. Das System ist erweiterbar und bietet den Anwendern einen Remotezugriff.

„Kleindigitalisierung ist vor dem Hintergrund der Gesamtaufgabe Digitalisierung ein weitgehend vernachlässigter Aspekt. Dort wo Standardanwendungen sich als ungeeignet erweisen, können wir mit individuellen Softwarelösungen die Lücke zuverlässig schließen“, beschreibt Mark Hakim die Erfahrungen aus dem Projekt mit dem Ordnungsamt Herzogenrath.

Ob Einzelunternehmer, mittelständischer Betrieb oder Verein: Qosmotec Software Solutions GmbH entwickelt individuelle Software für Ihr Digitalisierungsvorhaben. Hierzu gehört auch eine mobile Lösung, so dass Sie mit Ihren Kunden, Interessenten oder Mitgliedern direkt per Smartphone interagieren. Ob Software für Sportveranstaltungen, den Karneval, Wettervorhersagen, Großevents, Fachmessen, Dialog zwischen Bürgern und Verwaltung, innerbetriebliche Abläufe oder logistische Prozesse – wir entwerfen mit Ihnen die passende Lösung. Mehr auf https://lobadi.de

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