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  • CARTEC: Digitalisierung im familiengeführten Mittelstandsbetrieb

    CARTEC: Digitalisierung im familiengeführten Mittelstandsbetrieb

    Mit der DOCBOX® auf der Überholspur

    Die Firma CARTEC Autotechnik Fuchs GmbH ist der Spezialist für Smart Repair-Systeme rund ums Auto und steht für Nachhaltigkeit durch effiziente Reparaturprozesse. Auf das fast 30-jährige Know-how und die Produkte von CARTEC verlassen sich Autohäuser, freie Werkstätten, Karosserie- und Lackierfachbetriebe, Automobilzulieferer sowie namhafte deutsche Automobilhersteller, wie etwa Daimler, Audi und BMW.

    Mit der Einführung der DOCBOX® als Dokumenten-Management-System wurde vor allem der Prozess der Rechnungsbearbeitung mithilfe eines Workflows digitalisiert. Zusatzfunktionen, wie z. B. Stempel und Notizen, erleichtern zudem die Bearbeitung durch berechtigte Mitarbeitende, die z. T. auch vom Home-Office auf die Dokumente zugreifen. Ferner erlaubt die DOCBOX® das Filtern nach Sachkonten.

    ERP-Schnittstelle zur DOCBOX®
    CARTEC arbeitet mit einem ERP-System von DELTA BUSINESS. Das ERP-System generiert einerseits unterschiedliche geschäftsrelevante Dokumente, wie etwa Rechnungen, Lieferscheine oder Zertifikate. Andererseits lösen E-Mails, beispielsweise von Kunden oder Lieferanten, Prozesse im ERP-System aus. Hinzu kommen eingehende Papierdokumente, die per OCR-Texterkennung digitalisiert und erfasst werden. „Durch die DOCBOX® liegen alle diese Dokumente an zentraler Stelle vor. Eine Kopplung der beiden Systeme eröffnet zahlreiche Vorteile für CARTEC“, berichtet Geschäftsführer Daniel Fuchs. Das ERP-System steuert und verwaltet sämtliche Transaktionen im Unternehmen, die elektronisch in der DOCBOX® erfasst und verwaltet werden. Im ERP erzeugte Dokumente können automatisch in der DOCBOX® revisionssicher archiviert und mit anderen zugehörigen Dokumenten zu einer elektronischen Akte zusammengeführt werden. Ebenso werden Dokumente aus E-Mail-Eingangsfächern, wie beispielsweise Rechnungen, von der DOCBOX® automatisch erfasst und über vordefinierte Workflows an die berechtigten Mitarbeitenden im Unternehmen verteilt. Bei einer Rechnung erfolgt danach eine Prüfung der Beträge sowie ein inhaltlicher Abgleich gegen die Stammdaten im ERP-System.

    Auch das Thema Quartalsberichte erfuhr mit der Einführung der DOCBOX® eine Verbesserung und Erleichterung in der Bearbeitung. Wurden früher wichtige Inhalte, wie etwa Umsatzziele und Kennziffern für den Vertrieb, noch per E-Mail hin und hergeschickt, stehen heute die relevanten Dokumente für die berechtigten Mitarbeitenden im DMS zur Verfügung.

    Über CARTEC Autotechnik Fuchs GmbH:
    CARTEC Autotechnik Fuchs wurde 1990 von Roland Fuchs gegründet. Heute zählt das Unternehmen zu den führenden sowie innovativsten Entwicklern und Anbietern von Smart Repair-Systemen. Im deutschsprachigen Raum arbeiten knapp 700 Partnerbetriebe mit dem TÜV-zertifizierten WheelDoctor und den weiteren Systemen aus der WheelMaster-Familie zur fachgerechten Alufelgen-Aufbereitung. Im Bereich der glanzgedrehten Alufelgen bietet CARTEC im Rahmen der WheelDoctor Strukturpad-Technologie als einziges Unternehmen in Deutschland ein sicheres sowie zulässiges Verfahren zur Nachbildung der Originalstruktur an.
    Der „BigBoxBlower“ von CARTEC wurde 2018 mit dem Innovation Award ausgezeichnet und sorgt für eine perfekte Lackierung in Handwerk und Industrie.

    Über aktivweb System- und Datentechnik GmbH:
    aktivweb ist Lösungslieferant kaufmännischer Geschäftsprozesse, digitaler Aktenlösungen, sowie CMS-Systeme und Webanwendungen. Mit ihrem Softwareprodukt DOCBOX® und über 100 autorisierten Vertriebspartnern zählt aktivweb System- und Datentechnik zu den führenden Entwicklungs- und Vertriebsunternehmen auf dem nationalen Wachstumsmarkt für Archivierungs- und Dokumenten-Management-Systemen (DMS). Die Bestandskunden kommen nahezu aus allen Branchen und allen Größenordnungen – von globalen Konzernen, innovativen mittelständischen Betrieben bis zu Einzelunternehmen.

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  • Labor Koblenz: Smarte Mandantenverwaltung mit der DOCBOX® in der Cloud

    Labor Koblenz: Smarte Mandantenverwaltung mit der DOCBOX® in der Cloud

    Cloud-Computing ist nicht mehr wegzudenken. Die damit einhergehende Flexibilität der Datennutzung ist ein wichtiges Argument für die Nutzung der Cloud. Naheliegend ist die Verwendung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS), um die Daten zu sortieren, zu verwalten und fristkonform zu archivieren. Das Labor Koblenz, medizinisches Versorgungszentrum für Laboratoriumsmedizin und Mikrobiologie in der Region Koblenz-Mittelrhein, hat sich für die Cloud-Version der DOCBOX® entschieden. Die Cloud-Lösung der DOCBOX® ist vollkommen identisch mit der serverbasierten Inhouse-Anwendung. Das Labor Koblenz verfügt über eine eigene Datenbank, die in ISO27001-zertifizierten Rechenzentren in Deutschland gespeichert ist.

    Drei Mandanten werden aktuell von knapp 40 Anwender:innen des Labors mit der DOCBOX®-Cloud-Anwendung verwaltet. Je Mandant ist es möglich, eigene Benutzer:innen mit einem Rechtesystem anzulegen. Gleichzeitig können berechtigte Benutzer:innen auch mandantenübergreifend auf Dokumente zugreifen. Mit der DOCBOX® aus der Wolkeninfrastruktur konnte das Labor Koblenz sofort loslegen. Mit wenigen Mausklicks war der eigene Account eingerichtet. Gedanken bezüglich Serverleistung oder Lizenzen gehören der Vergangenheit an. Die Software befindet sich immer auf dem aktuellen Stand. Es fallen weder Wartungsgebühren noch Investitionen in eigene Hard- und Software an. Es ist keine lokale Infrastruktur notwendig. Dokumente können 24/7, an jedem Ort (z. B. Home-Office) und auch offline (z. B. auf einer Zugfahrt) bearbeitet werden. Digitale Optimierungen von Geschäftsprozessen, wie etwa Workflows, können selbstverständlich auch in der Cloud genutzt werden.

    DOCBOX®-Kunden werden von über 100 Fachhandelspartnern in Deutschland, Österreich und der Schweiz beraten. Dabei handelt es sich u. a. um Systemhäuser, IT-Consultants und Anbieter von Bürotechnik. Das Labor Koblenz wird von der K+S Pauly GmbH, dem Spezialisten für Bürokommunikationslösungen im Großraum Koblenz-Bendorf-Neuwied, betreut.

    Über Labor Koblenz – MVZ für Laboratoriumsmedizin und Mikrobiologie Koblenz-Mittelrhein:
    Das Labor Koblenz versteht sich als regionaler Dienstleister für Laboruntersuchungen. Seit über 70 Jahren unterstützt es verschiedene Leistungserbringer im Gesundheitswesen. Ärzte, Praxen, Krankenhäuser und weitere medizinische Einrichtungen stellen hohe Ansprüche. Um dem gerecht zu werden, ist ein offener Austausch mit Partnern und Kollegen von zentraler Bedeutung. Mit über 400 Mitarbeitenden an fünf Standorten werden über 1.000 unterschiedliche Laboruntersuchungen erbracht. Das Leistungsspektrum des Labors umfasst alle Bereiche der humanmedizinischen Labordiagnostik.

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  • Peter Jacobsen baut sukzessive mit der DOCBOX® auf die digitale Bauakte

    Peter Jacobsen baut sukzessive mit der DOCBOX® auf die digitale Bauakte

    Die DOCBOX® ist speziell auf die Anforderungen im Baubetrieb zugeschnitten. Sie unter-stützt, Kosten zu senken, mehr Überblick zu gewinnen und sowohl kaufmännische als auch baubetriebliche Abläufe zu verbessern. Digitale Workflows eignen sich für Eingangsrechnungen, Bestellungen, Ausgangsrechnungen, Schriftverkehr, Bürgschaften, Reklamationsmanagement, Pläne, Mahnwesen und Reisekosten.

    Mit der browserbasierten DOCBOX® werden Dokumente einfach und rechtssicher archiviert nach den gesetzlichen Vorschriften der GoBD. Die DOCBOX® bietet der Jacobsen GmbH bereits seit 2018 eine baubetriebsgerechte Erfassungsstruktur. Geschäftsprozesse werden im Dokumenten-Management-System digital abgebildet, die eingesetzten Module sukzessive erweitert. Dokumente gelangen an die richtigen Stellen, Workflows sorgen für einen reibungslosen und nachvollziehbaren Informationsfluss. Mit dem DMS wird gefunden statt gesucht, die Zeiten für Suchvorgänge werden um mehr als 80 % verringert. Die DOCBOX® ist direkt in anderen Anwendungen, wie etwa Mail-Programmen, nutzbar.

    Mit der DOCBOX® erstellt das Unternehmen zukünftig komplette digitale Bauakten. Alle Informationen zu einem Bauprojekt, inklusive der gesamten Korrespondenz und aller Pläne, können dann in einer E-Bauakte nach definierten Dokumentenklassen zusammengestellt werden. Schon heute verwaltet Jacobsen mit der DOCBOX® die Lohn- und Finanzbuchhaltung, Preislisten, Bürgschaften, Schadenfälle und weitere projektrelevante Unterlagen.

    Digitaler Aktenschrank
    Die DOCBOX® strukturiert unternehmensweit die Ablage und Zugriffsberechtigungen auf Daten und Dokumente. Sie ist der Aktenschrank des 21. Jahrhunderts und sorgt für eine komfortable und optimierte Dokumentenablage. Der digitale Aktenordner ermöglicht intelligente Ablagen sowie Verknüpfungen mit Projekten und Vorgängen.
    Alle Rechnungen, ob PDF- oder ZUGFeRD-Rechnungen für den elektronischen Rechnungsaustausch, werden in der DOCBOX® über einen Workflow automatisch gesteuert. Die Übergabe der Eingangs- und Ausgangsrechnungen an das Steuerbüro über das DATEV-Export-Modul erleichtert den Monatsabschluss und spart Druck-, Kopier- und Transportkosten. Zudem ist seit dem 27.11.2020 die elektronische Rechnungsstellung für öffentliche Auftraggeber wie Bund, Länder und Kommunen Pflicht. Dass nahezu alle Dokumente 10 Jahre aufzubewahren sind, macht den Einsatz der DOCBOX® für die Firma Jacobsen unverzichtbar.

    Über Peter Jacobsen Straßen- und Tiefbau GmbH & Co. KG, Sylt:
    Die Peter Jacobsen Straßen- und Tiefbau GmbH & Co. KG ist eines der größten Bauunternehmen auf der Insel Sylt. Mit 85 Mitarbeitern wird ausschließlich auf der beliebten Nordseeinsel gearbeitet. Ein moderner Fuhrpark hilft bei der Erfüllung der Aufgaben. Es wird hierzu auf 9 Lkw, 18 Bagger, 13 Delta-/Radlader sowie zahlreiche Kleingeräte zurückgegriffen.
    Sowohl private als auch gewerbliche und kommunale Kunden vertrauen dem Know-how. Mit knapp 80 Jahren Erfahrung kennt das Unternehmen auf der Insel jede Stelle oberhalb und unterhalb der Erde. Bis heute wurden tausende Baugruben ausgehoben und Millionen Pflastersteine gesetzt. Deswegen wenden sich Sylter Architekten und andere Bauunternehmen vorzugsweise an Jacobsen Bau.
    Seit 2014 ist das Unternehmen in Tinnum zu Hause. Auf dem 10.000m² großen Hofplatz lagern die Materialien und Fahrzeuge. Die direkte Nähe zum Westerländer Flugplatz ist dem Unternehmenssitz anzusehen: Neben zwei großen Hallen und dem Werkstattgebäude ragt das dreigeschossige Verwaltungsgebäude wie ein Tower heraus.
    https://www.jacobsen-bau.de/

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  • Cloud-ERP-Kompetenz trifft auf DMS: myfactory.Center Ammersee startet DOCBOX®-Schnittstelle

    Cloud-ERP-Kompetenz trifft auf DMS: myfactory.Center Ammersee startet DOCBOX®-Schnittstelle

    Mit der Cloud-ERP-Software von myfactory stehen Anwender:innen zahlreiche Funktionalitäten zur Verfügung. Sie haben immer Echtzeit-Zugriff auf alle Unternehmensdaten, damit Prozesse geräteunabhängig gesteuert werden können. Sie sind immer bestens informiert, da sie Zugriff auf alle Daten weltweit, zu jeder Zeit und von allen Endgeräten mit der Cloud-Unternehmens-Software von myfactory haben. Anwender:innen arbeiten dezentral, flexibel, mobil, sicher und unkompliziert mit der webbasierten ERP-Business-Software. Die Software ist eine integrierte Plattform zur Digitalisierung: Alle Geschäftsprozesse in den Bereichen B2C und B2B werden erfolgreich gesteuert. Die digitale Prozessoptimierung ist genau zugeschnitten auf die individuellen Anforderungen der Kund:innen. Durch die Cloud-Lösung entfallen Kosten für die eigene Infrastruktur, Installationen und Updates komplett. Standardfunktionen von myfactory-Cloud-ERP können jederzeit gebucht und kurzfristig eingeführt werden – ohne Medienbrüche, aus einem System.

    Lösungspartnerschaft zum digitalen Büro
    Die Lösungspartnerschaft von myfactory mit der DOCBOX® ist der konsequente Schritt zum digitalen Büro. Das Dokumenten-Management-System wird von Anwender:innen zum revisionssicheren digitalen Archivierung von Dokumenten – wie etwa Schriftverkehr und E-Mails – genutzt. Mit digitaler Vorgangsbearbeitung und Zusammenarbeit werden medienbruchfreie Prozesse abgebildet. Des Weiteren erlauben Workflows automatisierte Geschäftsprozesse, etwa bei der Rechnungsverarbeitung. Der in der DOCBOX® integrierte Workflowdesigner transformiert einzelne manuelle Prozesse in dynamische, optimierte und automatisierte Workflows. Diese lassen sich effizient in bestehende Geschäftsprozesse einbinden und verschaffen Unternehmen einen Produktivitäts- und Wertschöpfungsvorsprung. Die DOCBOX® ermöglicht zudem die Verschlagwortung der archivierten Dokumente und somit eine unkomplizierte Universalsuche.
    Die myfactory.DOCBOX®-Schnittstelle funktioniert sowohl für die serverbasierte Inhouse-Lösung als auch für die Cloud-Variante des DMS aus dem Hause aktivweb. Periodisch wird überprüft, ob es geänderte Dokumente gibt, die an Belege angehängt sind, und lädt diese dann automatisch in die DOCBOX® hoch. Alle Dokumente haben die Belegnummer als Präfix im Namen sowie die Belegnummer der ursprünglichen Auftragsbestätigung als Kennzei-chen in den Metadaten. Dadurch können Dokumente der gleichen Belegkette leicht identifiziert und gefunden werden. Hochgeladene Dokumente werden in der History-Liste gezeigt, mit Versionsnummer. Fehlgeschlagene Uploads werden in einer weiteren Liste gezeigt und können dort nach manuellem Upload als erledigt markiert werden.

    Über myfactory.Center Ammersee:
    myfactory.Center berät kleine und mittlere Unternehmen bei der Wahl kaufmännischer Software. myfactory in Unternehmen einzuführen ist die Stärke des Unternehmens. Erfolgreiche ERP-Einführungen aus über acht Jahren sind das Zertifikat. Das Team vereint Disziplinen aus angewandter und theoretischer Betriebswirtschaftslehre, kaufmännischem IT Consulting und angewandter Informatik.
    https://myfactory.center-ammersee.de/

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  • Bottenschein Reisen bricht mit der DOCBOX® auf in die papierlose Zukunft

    Bottenschein Reisen bricht mit der DOCBOX® auf in die papierlose Zukunft

    Das Erfassen, Verteilen, Ablegen, Bearbeiten und Archivieren von Dokumenten gehören als feste Prozessbestandteile zum tagtäglichen Dokumentenmanagement bei Bottenschein Reisen, ebenso wie das Löschen von und die Suche nach Dokumenten. Papierbasierte Prozesse sind an dieser Stelle zeitintensiv und unübersichtlich. Das digitale Dokumentenmanagement mit der DOCBOX® schafft hier Abhilfe und bringt Bottenschein Reisen weiter voran in der digitalen Transformation.

    Mehr Zeit, Struktur, Kapazität, Übersicht und Sicherheit
    Eingangsrechnungen werden bei Bottenschein in den digitalen Prozess übernommen sowie ohne Medienbrüche an die zeichnungsberechtigten Personen und dann an die Buchhaltung übergeben. Die automatisierte Rechnungsverarbeitung mit der DOCBOX® birgt enorme Kosteneinsparpotenziale, die früher durch papierbasierte Prozesse anfielen. Der Rechnungsworkflow für Eingangsbelege sorgt für Effizienz und Transparenz. Er strukturiert und verselbstständigt die Buchhaltungsprozesse, er verarbeitet alle Eingangsbelege dank definierter und optimierter Vorgänge. Dabei kommt das breite Dokumentenbearbeitungspaket der DOCBOX®, wie etwa Stempel, Notiz oder Wiedervorlage, zum Einsatz.
    Durch die revisionssichere Archivierung in der DOCBOX® entfällt zudem die physische Aufbewahrung in Ordnern und Aktenschränken. Auch der Gesetzgeber hat mit den GoBD klare Anforderungen für die Aufbewahrung elektronischer Dokumente geschaffen.
    Digitalisiert werden ferner die Abrechnungsbelege der Linienbusse. „Mit der DOCBOX® konnten wir antiquierte Papierprozesse ablösen und durch digitale Vorgänge ersetzen. Alles ist jetzt nachvollziehbar, langwierige Genehmigungsprozesse per E-Mail entfallen“, berichtet Jürgen Munz, Leiter IT und Digitalisierung.

    Betreut wird Bottenschein auf der Reise zum papierlosen Büro von Alexander Gapp, zuständig für Vertrieb und Technik, von der Büroprofis Laupheim GmbH. Seit der Gründung im Jahr 2014 liegt der Fokus der Büroprofis auf der digitalen Archivierung von Dokumenten.

    Über Bottenschein Reisen GmbH & Co.KG, Ehingen:
    Vor über 60 Jahren gegründet, hat sich das einstige Kleinunternehmen zu einem renommierten mittelständischen Reiseveranstalter wie auch als Dienstleister im öffentlichen Personennahverkehr mit einem Fuhrpark von über 60 Bussen etabliert. Seit inzwischen 30 Jahren arbeitet das Unternehmen zuverlässig und vertrauensvoll innerhalb der Partner Internationaler Touristik (P.I.T.-Touristik) mit einem anderen Reiseveranstalter zusammen und bietet eines der größten Reiseangebote im süddeutschen Raum.
    Seit über sechs Jahrzehnten ist Bottenschein Reisen für die Kund:innen in Bewegung. Weltweit, weil Urlaub grenzenlos geplant wird. Europaweit, weil Ziele komfortabel erreicht werden. Regional, weil im Nahverkehr Zuverlässigkeit zählt.
    Bottenschein kennt die Menschen und ihre Wünsche in seinem Gebiet genau und setzt diese immer wieder in neue und attraktive Reiseangebote um. Das kompetente Touristik-Team, die geschulten Reisebegleitungen sowie bestens ausgebildete und verantwortungsbewusste Reise-Chauffeure leisten mehr als die sichere Personenbeförderung und sorgen dafür, dass die schönste Zeit im Jahr zu einer ganz besonderen wird. Das Unternehmen hat sich zu den höchsten Sicherheitsstandards der Busreisebranche verpflichtet, die über die Normen des Gesetzgebers hinausgehen. Täglich sind insgesamt über 100 Mitarbeitende an insgesamt vier Standorten für den Traumurlaub im Einsatz. Viele begeisterte Kund:innen sind der Beweis, dass die Reisen einzigartig sind.
    www.bottenschein.de

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  • OSIC: Weltweites Konsortium archiviert Dokumente mit der DOCBOX® in der Cloud

    OSIC: Weltweites Konsortium archiviert Dokumente mit der DOCBOX® in der Cloud

    OSIC (Open Source Imaging Consortium) ist eine Kooperation zwischen Wissenschaft, Industrie und Philanthropie, die schnelle Fortschritte im Kampf gegen die idiopathische Lungenfibrose (IPF), fibrosierendeinterstitielle Lungenerkrankungen (ILD) und andere Atemwegserkrankungen, einschließlich emphysematöserErkrankungen, ermöglichen soll.
    Dazu bringt OSIC Radiologen, Kliniker, Datenwissenschaftlicher, Medizintechnikingenieure sowie betroffene Patientinnen und Patienten aus der ganzen Welt zusammen, um die Entwicklung digitaler, bildbasierterBiomarker und Software-Applikationen für die genauere Diagnose, Prognose sowie Vorhersage des Ansprechens auf eine Therapie zu entwickeln. Als Grundlage für die Entwicklung baut OSIC gemeinsam mit Kliniken aus aller Welt eine Datenbank anonymisierter benötigter Medizindaten auf.
    Getragen wird OSIC durch seine Mitglieder aus dem medizinischen Bereich, wie die Universität Athen, die Université de Lyon, die Medizinische Universität Wien, die University of Iowa, die American Lung Association, National Jewish Health, sowie durch Mitglieder aus der Medizintechnik- und pharmazeutischen Industrie, zu denen u.a. Boehringer-Ingelheim, Siemens Healthineers, CSL Behring, FLUIDDA, BRAINOMIX, Galápagos, VIDA und imvaria gehören.

    Zur fachgerechten elektronischen Verwaltung und Archivierung von Dokumenten greift OSIC nun auf die Vorzüge der DOCBOX®-Cloud-Anwendung zurück. Das Dokumenten-Management-System (DMS) ermöglicht, gemeinsam erstellte Dokumente rechtssicher an unabhängiger Stelle in der Wolkeninfrastruktur zu archivieren. Mehrere Anwender:innen können gemeinsame Dokumente prüfen, digital signieren und freigeben. Erinnerungen an bevorstehende Aufgaben werden aus dem DMS generiert. Für die DOCBOX® spricht ferner deren bilinguale Ausrichtung: Frontend, Hilfen, Tutorials und Produktbeschreibungen stehen sowohl in deutscher als auch in englischer Sprache zur Verfügung.

    Über OSIC:
    https://www.osicild.org/

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  • ISO-BA: Mittendrin statt isoliert

    ISO-BA: Mittendrin statt isoliert

    Mit der DOCBOX® projektbezogen im Team arbeiten

    Mit fünf Niederlassungen und 13 Außenstellen in Deutschland und Österreich betreut ISO-BA jährlich bis zu 120 Projekte in den Bereichen Isolierung, Brandschutz und Metallteilfertigung. Zu den namhaften Kunden zählen beispielsweise Fraport, Lidl, Daimler oder Roche. Seit mehreren Jahren vertraut das Unternehmen bereits den Vorteilen des Managements von Dokumenten mit der DOCBOX®. „Die DOCBOX® sorgt für eine strukturierte Dateiablage. Alle Projekte bzw. die dazugehörigen Dokumente erhalten so eine einheitliche Ordnerstruktur. Das erleichtert unsere Arbeit ungemein“, so Geschäftsführer Murat Basaran. Etwa 50 Mitarbeitende nutzen den kompletten Funktionsumfang der DOCBOX®. Der Zugriff auf die DOCBOX® erfolgt über ein Virtual Private Network (VPN). Vor allem auf Geschäftsreisen, im Home Office oder bei dringenden Notfällen kann so auch gearbeitet werden, wenn Mitarbeitende sich nicht im Büro befinden.

    Effizienzsteigerung dank Workflows
    Mithilfe von fünf verschiedenen DOCBOX®-Workflows digitalisiert und optimiert Iso-Basaran beispielsweise Geschäftsprozesse. So erfolgt eine Steigerung der Effizienz von Prozessen im Unternehmen. Außerdem vermeiden die Workflow-Systeme unnötige Mehrarbeiten durch die Aufzeichnung von wiederkehrenden Prozessen. Schließlich minimieren die Workflow-Prozesse Kosten, sie verbessern die Qualität der Prozesse, sie reduzieren Durchlaufzeiten und sie verbessern die Transparenz der Prozesse.
    So wird etwa der gesamte Vorgang der Rechnungsverarbeitung bei ISO-BA durch einen DOCBOX®-Workflow gesteuert.
    Ein weiterer Workflow wird im Bereich der Projektfreigabe eingesetzt. Das betrifft vor allem folgende Fragen: Wie kann das unternehmerische Risiko verlässlich eingeschätzt werden? Wie wird eine Transparenz geschaffen, auf der fundierte Entscheidungen getroffen werden können? Wie werden stabile und schnelle Freigaben erreicht? Wie gelingt es, Risikomanagement über den gesamten Projektlebenszyklus zu betreiben? Ein optimierter Workflow hat eine zentrale Bedeutung in der Projektfreigabe sowie im Auftragscontrolling. Der Freigabeprozess wird unter Einbezug des DOCBOX®-Workflows sowie effizienter Nachverfolgung deutlich beschleunigt. Ferner ist insbesondere im Rahmen des Angebotsprozesses eine schnelle und effiziente Projektfreigabe erforderlich, um den Kunden termingerecht ein verbindliches Angebot übermitteln zu können. Der Workflow gesteuerte Prozess ermöglicht dabei schnelle, transparente und standardisierte Projektfreigaben unter Einbindung verschiedener Hierarchieebenen.

    Standortübergreifende Versionsverwaltung und E-Mail-Zugriff
    Die Versionierung bzw. Versionsverwaltung mit der DOCBOX® spielt bei der gemeinsamen Arbeit der ISO-BA-Mitarbeitenden an Dokumenten, etwa an Excel-Dateien, eine wichtige Rolle. Durch Versionierung kann auf ältere Versionen eines Dokuments zugegriffen werden und durch Protokollierung der Änderungen können diese jederzeit nachvollzogen werden. Das DOCBOX®-Modul Versionierung koordiniert den gemeinsamen Zugriff mehrerer Benutzer auf die Dateien. So behalten die Anwender:innen den Überblick über den Status ihrer Dokumente. Die jeweilige Version verfügt sowohl über einen Zeitstempel als auch über eine Benutzerkennung.
    Mit dem Modul OutlookConnect archiviert ISO-BA alle E-Mails und deren individuelle Anhänge automatisch und revisionssicher in die DOCBOX®. Genauso leicht kann per Schnellsuche auf archivierte E-Mails zugegriffen werden. Dadurch werden alle E-Mails sowie die Anhänge den jeweiligen Projekten in der DOCBOX® zugeordnet, und die Mitarbeitenden können standortübergreifend auf die Dokumente zugreifen.

    Über ISO-BAsaran GmbH, Worms:
    Die ISO-Basaran GmbH wurde im Oktober 1995 in Worms von Murat Basaran gegründet und bietet zurzeit über 150 Mitarbeitern einen festen und zukunftsorientierten Arbeitsplatz. Das Unternehmen konnte seinen Wirkungsbereich als Spezialist für Isolierung im Bereich Wärme-, Kälte-, Schall- und Brandschutz, sowie in der Metallverarbeitung schnell von der regionalen Ebene auf ganz Deutschland erweitern.
    Mit vielen erprobten Partnern aus dem Bau- und Isolierhandwerk hat ISO-BA mittlerweile über 500 Projekte für eine Vielzahl von Industrie-Branchen erfolgreich realisiert. Mit der Eröffnung der zweiten Niederlassung im Januar 2020 in Berlin – sowie aktuell einer weiteren Niederlassung in München und einer in Österreich – unterstreicht das Unternehmen seine Positionierung im Markt, hat mehr Raum für die Projekte der Zukunft geschaffen und sein Leistungsspektrum und das Einzugsgebiet maßgeblich erweitert.
    www.iso-ba.de

    Über aktivweb System- und Datentechnik GmbH:
    aktivweb ist Lösungslieferant kaufmännischer Geschäftsprozesse, digitaler Aktenlösungen, sowie CMS-Systeme und Webanwendungen. Mit ihrem Softwareprodukt DOCBOX® und über 100 autorisierten Vertriebspartnern zählt aktivweb System- und Datentechnik zu den führenden Entwicklungs- und Vertriebsunternehmen auf dem nationalen Wachstumsmarkt für Archivierungs- und Dokumenten-Management-Systemen (DMS). Die Bestandskunden kommen nahezu aus allen Branchen und allen Größenordnungen – von globalen Konzernen, innovativen mittelständischen Betrieben bis zu Einzelunternehmen.

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  • Autohaus Melzer: Digitalisierung steigert Kundenzufriedenheit

    Autohaus Melzer: Digitalisierung steigert Kundenzufriedenheit

    Mit der DOCBOX® zur digitalen Fahrzeugakte

    Die digitale Fahrzeugakte bietet für das Autohaus Melzer die optimale Handhabung der zu den Fahrzeugen gehörenden Dokumente und Informationen. Workflow basierte Abläufe sorgen für eine bessere Transparenz und schnellere Auskunftsfähigkeit. Die DOCBOX® unterstützt die Recherche und Bearbeitung verschiedenster Dokumente. Firmeninhaber und Geschäftsführer Christian Melzer: „Digitale Prozesse verschaffen uns mehr Zeit für das Wesentliche: unsere Kunden.“

    Digitalisierte Dokumente sorgen für Transparenz
    In der DOCBOX® werden Angebote, Bestellungen, Kaufverträge, Rechnungen, Lieferscheine oder Wartungsaufträge zu den einzelnen Fahrzeugen digital abgelegt. Jedem Fahrzeug werden Herstellerinformationen, Nachweise zu Wartungstätigkeiten oder Wartungsprotokolle verbindlich zugewiesen.
    Im Tagesgeschäft entstehen vor allem in den Bereichen An- und Verkauf, Reparatur und Service zahlreiche Dokumente und Daten. Über die in der DOCBOX® angelegten digitalen Fahrzeugakten können die Mitarbeitenden des Autohauses Melzer vollkommen orts- und zeitunabhängig auf alle Dokumente und Informationen zugreifen. Beim An- und Verkauf, bei Inspektionen und beim Kundenkontakt sind diese Informationen somit schnell verfügbar.
    Mit dem Rechnungsworkflow der DOCBOX® bildet das Autohaus Melzer den Prozess zur Erfassung und Bearbeitung der Eingangsrechnungen ab. Der Rechnungsworkflow regelt, welche Tätigkeiten bei der Rechnungsbearbeitung in welcher Reihenfolge, unter welchen Bedingungen von wem erledigt werden sollen. Auch die Ausgangsrechnungen werden über einen Workflow gesteuert.
    Ein Workflow wurde ferner für die Ablauforganisation der Werkstattaufträge eingerichtet. Zunächst wird der Auftrag über das ERP-System erfasst. Es erfolgt eine Auftrags-bestätigung. Mithilfe der Hard- und Software von signotec werden alle Dokumente über Unterschriftenpads elektronisch signiert. Die unterschriebenen Serviceaufträge und Datenschutzerklärungen werden automatisch und revisionssicher in der DOCBOX® in separaten Ordnern archiviert. Christian Melzer zeigt sich begeistert: „Pro Werkstattdurchgang sparen wir – dank der digitalen Lösungen von signotec und der DOCBOX® – ca. sechs Minuten Bearbeitungszeit ein. Und die einfache Bedienung schafft bei allen Anwender:innen große Akzeptanz.“

    Über Autohaus Melzer e. K., Chemnitz:
    Zufriedene Kund:innen sind das oberste Ziel des koda-Vertragspartners. Dies gilt für die Kund:innen sowohl im Service als auch im Verkauf. Mit dem Kundenversprechen macht das Autohaus Melzer seine Ansprüche transparent. Die Mitarbeitenden finden gemeinsam mit den Kund:innen eine Fahrzeuglösung, die deren individuellen Anforderungen berücksichtigt. Das Autohaus Melzer bietet ein herausragendes Probefahrt-
    Erlebnis und präsentiert die Technologien der Produkte immer mit dem Blick auf die persönlichen Anforderungen der Kund:innen. Deren Meinung ist dem Unternehmen sehr wichtig. Die Mitarbeitenden fragen nach ihrer Zufriedenheit mit den Produkten und Serviceleistungen, um für sie noch besser zu werden. Vor dem Beginn von Servicearbeiten wird ein transparentes Angebot erstellt. Die Qualität der Servicearbeiten wird garantiert, die durchgeführten Arbeiten und entstandenen Kosten werden im Detail erklärt.
    https://www.autohaus-melzer.de/

    Über aktivweb System- und Datentechnik GmbH:
    aktivweb ist Lösungslieferant kaufmännischer Geschäftsprozesse, digitaler Aktenlösungen, sowie CMS-Systeme und Webanwendungen. Mit ihrem Softwareprodukt DOCBOX® und über 100 autorisierten Vertriebspartnern zählt aktivweb System- und Datentechnik zu den führenden Entwicklungs- und Vertriebsunternehmen auf dem nationalen Wachstumsmarkt für Archivierungs- und Dokumenten-Management-Systemen (DMS). Die Bestandskunden kommen nahezu aus allen Branchen und allen Größenordnungen – von globalen Konzernen, innovativen mittelständischen Betrieben bis zu Einzelunternehmen.

    Firmenkontakt
    aktivweb System- und Datentechnik GmbH
    Uwe Weikl
    Arberseestr. 3
    94249 Bodenmais
    09924-943240
    uwe.weikl@aktivweb.de
    http://www.aktivweb.de

    Pressekontakt
    Dr. Stephen Hahn Kommunikation
    Stephen Hahn
    Ilzleite 68
    94034 Passau
    0851-31460
    post@stephenhahn.de
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    Die Bildrechte liegen bei dem Verfasser der Mitteilung.

  • Soennecken erweitert DMS-Bereich: aktivweb neuer strategischer Partner

    Soennecken erweitert DMS-Bereich: aktivweb neuer strategischer Partner

    Durch die Kooperation mit der aktivweb System- und Datentechnik GmbH, einem der führenden Anbieter für Dokumenten-Management-Systeme (DMS) in der D-A-CH-Region, profitieren Soennecken-Mitglieder zukünftig von einem digitalen Archivierungssystem für Dokumente: der DOCBOX®.

    Im Rahmen der strategischen Partnerschaft erweitert die Soennecken eG ihr Netzwerk und stärkt das digitale Produktportfolio für die rund 500 Fachhändler der Genossenschaft. „Der Bereich der digitalen Archivierung steht stark im Wachstumsfokus“, sagt Christof Rösch, Bereichsleiter Drucken & Kopieren bei der Soennecken. Mit aktivweb als Kooperationspartner habe man einen Experten als Partner an der Seite, um diesen Bereich für die Mitglieder und deren Endkunden attraktiv zu erweitern. „Mit der DOCBOX® können wir diesen ein innovatives und browserbasiertes DMS anbieten, das sowohl als Cloud- wie auch als Inhouse-Lösung zur Verfügung steht“, so Rösch.
    Aktivweb ist Lösungslieferant kaufmännischer Geschäftsprozesse, digitaler Aktenlösungen, sowie CMS-Systeme und Webanwendungen. Mit ihrem Softwareprodukt DOCBOX® und über 100 autorisierten Vertriebspartnern zählt aktivweb System- und Datentechnik zu den führenden Entwicklungs- und Vertriebsunternehmen auf dem nationalen Wachstumsmarkt für Archivierungs- und Dokumenten-Management-Systemen (DMS). Die Bestandskunden kommen nahezu aus allen Branchen und allen Größenordnungen – von globalen Konzernen, innovativen mittelständischen Betrieben bis zu Einzelunternehmen.
    „Als strategischer Partner stellt die Sonnecken eG mit ihrem breiten Produktportfolio und Händlernetz für unser Unternehmen eine hervorragende Ergänzung dar“, sagt Uwe Weikl, Geschäftsführer aktivweb, zur Kooperation. „Wir freuen uns auf die zukünftige Zusammenarbeit.“

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