Schlagwort: Dokumenten-Management

  • ECM-Lösungen voll im Trend – DocuWare-Partnernetzwerk wächst weltweit

    DocuWare als eigenständige Ricoh-Tochter weiter auf der Erfolgsspur

    Seit August 2019 ist DocuWare offiziell Teil der Ricoh-Familie und agiert als eigenständige Tochtergesellschaft. Damals wurde angekündigt, dass der ECM-Anbieter sein äußerst erfolgreiches Partnerprogramm weiterführt und den Ausbau des Vertriebsnetzes vorantreibt. In den letzten zwölf Monaten konnten weltweit 150 neue Partner gewonnen werden, die ihren Kunden und Interessenten Lösungen anbieten, mit denen diese ihre Geschäftsprozesse optimieren und somit ihr Wachstum fördern. Auf dem amerikanischen Kontinent stieg die Zahl der autorisierten DocuWare Partner (ADP) um 24 Prozent, in EMEA um 47 Prozent und in der DACH-Region um 18 Prozent. „Wir sind stolz darauf, dass wir weltweit unseren Vertriebskanal um 30 Prozent aufstocken konnten. Da die meisten der neu gewonnenen Partner nicht zum Ricoh-Netzwerk gehören, sind wir unserem Versprechen treu geblieben, beim Ausbau unseres Channels unabhängig zu bleiben“, so DocuWare-Geschäftsführer Max Ertl. Beide Unternehmen konzentrieren sich weiterhin entsprechend ihren Vereinbarungen auf ihre jeweiligen Schwerpunkte. Die Übernahme der DocuWare Gruppe durch Ricoh steht im Einklang mit der Strategie des japanischen Konzerns, die Umwandlung in eine globale Digital Services Company zu beschleunigen.

    David Mills, CEO von Ricoh Europe, ergänzt: „Die letzten zwölf Monate sind mit keiner anderen Periode in unserer jüngsten Unternehmensgeschichte vergleichbar. Durch die weltweite Pandemie stehen Unternehmen vor großen Herausforderungen; eine wachsende Zahl unserer Kunden meistert diese Herausforderungen mit DocuWare-Lösungen. Ich freue mich auf die nächsten zwölf Monate und die Zeit danach, in denen noch mehr Bestands- und Neukunden mit DocuWare ihre Geschäftsaktivitäten sichern und weiterentwickeln können.“

    Unternehmen auf der ganzen Welt sind bestrebt, das Produktivitäts- und Profitabilitätsniveau von vor COVID-19 mit Tools, die den Dokumentenzugriff von Teams an unterschiedlichen Standorten ermöglichen, wieder zu erreichen und zu erhöhen. Die Cloud-Expertise von DocuWare, gepaart mit dem Bekenntnis von Ricoh zur Unabhängigkeit von DocuWare, sichert jedem autorisierten DocuWare Partner einen Wettbewerbsvorteil im Markt für Content Services sowie die volle Unterstützung durch den Softwarehersteller.

    DocuWare mit Hauptsitz in Deutschland und den USA bietet Lösungen für Dokumenten-Management und Workflow-Automation in der Cloud. Heute unterstützt DocuWare 14.000 Kunden in 90 Ländern dabei, ihre Arbeit durch Digitalisierung, Automatisierung und Transformation von Schlüsselprozessen zu vereinfachen.

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  • Höchste Sicherheit für Dokumente im Workflow

    DocuWare und Validated ID kooperieren

    Germering, 4. Dezember 2019 – DocuWare ist eine Kooperation mit Validated ID, einem Spezialisten für elektronische Signaturen, eingegangen. DocuWare Anwender können jetzt ihre Dokumente mit einer fortgeschrittenen oder qualifizierten elektronischen Signatur versehen. Damit sind wichtige Geschäftsdokumente nicht nur rechtskräftig, sondern werden auch hohen Sicherheitsansprüchen gerecht.

    Elektronische Signaturen gewährleisten die Echtheit wichtiger Business-Dokumente. Um mit DocuWare erstellte Dokumente mit einer elektronischen Signatur zu unterschreiben, arbeitet der Spezialist für digitales Dokumenten-Management und Workflow-Automatisierung mit dem Signatur-Dienstleister Validated ID zusammen. DocuWare Anwender profitieren von rechtskräftigen Dokumenten, reduzieren die Papiermenge und vereinfachen den sicheren Dokumenten-Workflow im Unternehmen. Den Sicherheitslevel der Signatur, fortgeschritten oder qualifiziert, wählen Anwender entsprechend ihrer Anforderungen selbst aus.

    „Elektronische Signaturen sind ein notwendiger Bestandteil eines jeden modernen Unternehmens, unabhängig von der Größe. Ziel der Kooperation mit Validated ID ist es, unseren Kunden eine schnelle und sichere Lösung zur Verfügung zu stellen, um elektronische Signaturen direkt in Workflow-Dokumente einzufügen, ohne die Geschwindigkeit ihrer Geschäftsprozesse zu beeinträchtigen“, begründet DocuWare Geschäftsführer Dr. Michael Berger die Kooperation.

    Signierung über geprüften Trust Service Provider

    Die Anwendung VIDsigner von Validated ID ist nahtlos in den DocuWare Workflow Manager integriert und bietet drei Möglichkeiten der elektronischen Signatur:
    1. Remote-Signatur: Signiert ein Remote-Benutzer ein per E-Mail gesendetes Dokument, wird seine Identität zunächst von Validated ID bestätigt. Der Signatur-Dienstleister sendet ihm per SMS einen Code, um das Dokument zu überprüfen, zu signieren und wieder in das Workflow-System einzubinden.
    2. Biometrische Signatur: In diesem Fall verwendet der Unterzeichner ein Tablet und einen Stift. Die Verifizierung erfolgt über biometrische Daten wie Schreibdruck und -geschwindigkeit, die mit der Signatur in das Dokument eingebettet werden. Signierte Dokumente werden sofort wieder an das Workflow-System übermittelt. Rund 80 iOS-, Windows- und Android-Geräte sind hierbei zugelassen.
    3. Zentrale Signatur: Die Identität des Remote-Signierenden wird durch Validated ID verifiziert, bevor er das Dokument einsehen oder signieren kann. Nach der Freigabe durch den Benutzer bringt Validated ID die Benutzersignatur direkt auf das Dokument auf und platziert sie wieder im Workflow-System.

    Zu den weiteren Funktionen, die Prozesse beschleunigen, gehören:
    – Vorauswahl von festen oder dynamischen Signaturpositionen auf jedem Dokument durch Identifizierung von spezifischem Ankertext, um zu bestimmen, wo die Signatur platziert werden soll. Wenn der Benutzer beispielsweise „Kundensignatur“ als Ankertext angibt, wird das System diesen Ort intuitiv für elektronische Signaturen anbieten.
    – Gleichzeitige Verwendung von einer Signatur für mehrere überprüfte Dokumente. Nach der Signierung werden diese wieder in das Workflow-System eingebunden.
    – Übersichtliche Darstellung der Details einer elektronischen Signatur innerhalb des mit jedem signierten Dokument verbundenen Workflows, so dass alles nachvollziehbar ist.

    Kostenloser Signatur-Service für Cloud-Kunden

    Der Signatur-Service ist im Cloud-Angebot von DocuWare enthalten. DocuWare Cloud-Kunden können sich kostenlos für den Service anmelden. Für die Kunden vor Ort oder Unternehmen, die eine nutzungsabhängige Abrechnung bevorzugen, liegt der Einstiegspreis bei nur 25 Cent pro Unterschrift.Die Einrichtung des Signaturdienstes ist ganz einfach. Die Benutzer registrieren ihr Unternehmen nur einmalig, indem sie Informationen über ein DocuWare-Formular übermitteln und die Anwendung Validated ID abonnieren.

    DocuWare-Lösungen für intelligente Dokumentenverwaltung und digitale Workflows verleihen Mitarbeiterproduktivität und Business-Performance neue Dynamik. Als leistungsstarke Cloud-Dienste ermöglichen sie die Digitalisierung, Automatisierung und Transformation aller Geschäftsprozesse, ohne Kompromisse. DocuWare ist in 90 Ländern vertreten, mit Hauptsitz in Deutschland und den USA.

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  • Komfortabler arbeiten, einfacher konfigurieren – Im Zeichen der Benutzerfreundlichkeit

    DocuWare bringt Version 7.2 seines bewährten ECM-Systems auf den Markt

    DocuWare, Anbieter von Cloud-Lösungen für Dokumenten-Management und Workflow-Automation, bringt Version 7.2 seines bewährten ECM-Systems auf den Markt. Zu den neuen Features gehören beispielsweise die deutlich einfachere Erstellung digitaler Stempel und die verbesserte Anzeige XML-basierter Rechnungen, die die Verarbeitung einfacher und transparenter macht.

    Benutzerfreundlichkeit hat einen sehr hohen Stellenwert bei DocuWare, deshalb wird bei der Entwicklung neuer Lösungen ebenso viel Augenmerk daraufgelegt wie auf den Einsatz modernster Technologien. „Anwender-Feedback in Verbindung mit den Ergebnissen aus unserer konsequenten Forschung und Entwicklung sind die Grundlage bei der Planung neuer Versionen“, erläutert Geschäftsführer Dr. Michael Berger. „Wir sind überzeugt, dass digitales Dokumenten-Management und automatisierte Workflows nur dann eine breite Akzeptanz finden, wenn sie Teil einer Lösung sind, die sich sowohl durch Benutzerfreundlichkeit als auch Technologie-Kompetenz hervorhebt. DocuWare Version 7.2 ist ein Beweis dafür. Sowohl das Arbeiten mit Dokumenten als auch die Konfiguration des Systems ist jetzt noch komfortabler.“

    Highlights von DocuWare Version 7.2

    Funktionen für mehr Benutzerfreundlichkeit:
    – XML-basierte Rechnungen vieler Standards, beispielsweise XRechnung, ZUGFeRD 2.0, FacturX- und FatturaPA, werden unterstützt und leserfreundlich, ähnlich einer PDF-Rechnung, angezeigt.
    – Die Handhabung von Tabellenfelder wurde optimiert, zum Beispiel durch die automatische Berechnung von Dezimalspalten.
    – Bei archivierten Dokumenten können jetzt auch zu mehreren Dokumenten auf einmal weitere Stichworte als Indexbegriffe ergänzt werden.

    Neuerungen bei der Steuerung und Bearbeitung von Workflow-Aufgaben:
    – Mit der Aktivität „Warten auf Ereignis“ kann man einen Workflow darauf warten lassen, dass zu einem Vorgang gehörende Dokumente eingetroffen oder bearbeitet worden sind. Erst dann erhält der nächste Anwender seine Aufgabe.
    – Innerhalb eines Workflows können nicht nur die Metadaten des aktuellen Dokuments aktualisiert werden, sondern auch diejenigen zugehöriger archivierter Dokumente.
    – Auswahllisten in Workflow-Dialogfelder lassen sich so filtern, dass Mitarbeitern nur die für ihre Aufgaben relevanten Einträge angezeigt werden.
    – Beim Zugriff auf ein Dokument, das sich in einem Workflow befindet, kann man über die Workflow-Historie den aktuellen Bearbeitungsschritt einsehen.

    Mehr Komfort bei der Konfiguration:
    – Auch Stempel werden jetzt bequem im Browser konfiguriert statt in der lokal installierten Administration. Mit Stempeln platziert man nicht nur Informationen auf Dokumenten, sie können auch Indexeinträge der Dokumente verändern und diese so im Verarbeitungsprozess weiterreichen. Eine neue Vorschau zeigt die Stempel-Einträge schon während der Konfiguration.
    – Design und Handhabung von DocuWare Request und Connect to Mail wurden komplett überarbeitet und für ein einheitliches Erscheinungsbild an die übrigen Module in der DocuWare Konfiguration angepasst.

    DocuWare Version 7.2 gibt es für DocuWare Cloud und als On-Premises-Lösung mit identischem Funktionsumfang.

    DocuWare-Lösungen für intelligente Dokumentenverwaltung und digitale Workflows verleihen Mitarbeiterproduktivität und Business-Performance neue Dynamik. Als leistungsstarke Cloud-Dienste ermöglichen sie die Digitalisierung, Automatisierung und Transformation aller Geschäftsprozesse, ohne Kompromisse. DocuWare ist in 90 Ländern vertreten, mit Hauptsitz in Deutschland und den USA.

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