Schlagwort: ECM

d.velop im Süden als Kompetenzzentrum etabliert

Niederlassung des ECM-Spezialisten in Salem wächst überproportional – Anlaufstelle für Unternehmen und Organisationen der Region.

(Gescher/Salem, 09.06.2022) Vor zwei Jahren hat d.velop, einer der führenden europäischen Anbieter für digitale Akten, Dokumentenmanagement und die Automatisierung von Office Prozessen, den Standort in Salem am Bodensee eröffnet. Heute zieht das Team rund um Frank Brauchle, Leiter des Kompetenzzentrums im Süden eine durchweg positive Bilanz und sieht sich inzwischen als zentrale Anlaufstelle für Unternehmen mit Digitalisierungsbestrebungen weit über das Dreiländereck hinaus.

„Dieses Wachstum ist schon beeindruckend“, resümiert Frank Brauchle nach 24 Monaten d.velop Süd. „Wir sind damals mit vier Personen gestartet, heute arbeiten 16 Menschen täglich mit Leidenschaft und Fachkompetenz daran, unsere Kunden auf dem Weg der Digitalisierung zu begleiten.“

Schon im ersten Jahr konnten eine Vielzahl an neuen Kunden gewonnen und die Digitalisierung dokumentenbezogener Prozesse in allen Branchen und Größen aus der Bodenseeregion heraus realisiert werden, darunter die Hermann Bantleon GmbH aus Ulm, die 1-2-3.tv GmbH und die Implenia AG aus der Schweiz. Vorgefertigte Produkte zur Digitalisierung unterschiedlichster kaufmännischer und organisatorischer Abläufe, wahlweise cloudbasiert oder klassisch im Unternehmen implementiert, machen die Umsetzung und Inbetriebnahme einfach.

Die permanente enge Abstimmung des „Team Süd“ mit der Firmenzentrale im nordrhein-westfälischen Gescher garantiert Kunden und Interessenten zudem den direkten Draht zur d.velop AG als Hersteller, bietet kurze Abstimmungswege und gezielte Antworten auf jegliche Fragen und Anforderungen.

„Wir werden den d.velop-Standort im Süden weiter ausbauen und den Fokus unserer Arbeit vor allem auf kompetente Beratung und die gemeinsame, vertrauensvolle Zusammenarbeit bei der konkreten Umsetzung von Projekten legen. Denn die durchgängige Digitalisierung von Geschäftsprozessen ist auch Vertrauenssache. Schließlich arbeitet man im Idealfall Jahre, vielleicht sogar Jahrzehnte lang zusammen. Da muss auch die Chemie persönlich stimmen“, ist Brauchle überzeugt.

Die Niederlassung der d.velop im Süden hat ihren Sitz „Am Schlosssee 9“ in 88682 Salem. Wer das Team Süd und seine Expertise kennenlernen möchte, ist herzlich zum d.velop Dynamics Day 2022 eingeladen. Das kostenfreie Online-Event findet am 6. Oktober statt und bietet allen Unternehmen, die strategisch auf Microsoft setzen, zahlreiche Impulse zur Digitalisierung ihrer Prozesse mithilfe von d.velop-Software. Infos und Anmeldung: https://www.d-velop.de/dynamics-day

Bildunterschriften

1. Der d.velop Standort in Salem am Bodensee
2. Frank Brauchle, General Manager South bei d.velop

Bildquelle: d.velop

Verantwortlicher für diese Pressemitteilung:

d.velop AG
Herr Stefan Olschewski
Schildarpstr. 6 – 8
48712 Gescher
Deutschland

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email : stefan.olschewski@d-velop.de

Die d.velop-Gruppe mit Hauptsitz in Gescher entwickelt und vermarktet Software zur durchgängigen Digitalisierung von Geschäftsprozessen und branchenspezifischen Fachverfahren und berät Unternehmen gemeinsam mit einem Netzwerk aus Hunderten Partnern in allen Fragen der Digitalisierung. Mit der Ausweitung des etablierten Content Services / ECM-Portfolios rund um Dokumentenmanagement, digitale Archivierung und Collaboration bietet der Software-Hersteller die Software in allen Bereitstellungsformen als SaaS, on Premises und Hybrid an. Dank HTML5-Technologie sind diese Produkte auf beliebigen Endgeräten nutzbar. Dabei werden die Rechtssicherheit und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben dank eines ausgereiften Compliance Managements optimal unterstützt.

d.velop stellt digitale Dienste bereit, die Menschen miteinander verbinden, sowie Abläufe und Vorgänge umfassend vereinfachen und neugestalten. So hilft der CSP- / ECM-Spezialist Unternehmen und Organisationen dabei, ihr ganzes Potenzial zu entfalten.

Ein starkes, international agierendes Netzwerk aus rund 400 spezialisierten Partnern macht d.velop Produkte weltweit verfügbar.

d.velop-Produkte sind branchenübergreifend bislang bei mehr als 12.800 Kunden mit über 3 Millionen Anwendern im Einsatz, darunter Tupperware Deutschland, eismann Tiefkühl-Heimservice GmbH, Parker Hannifin, Nobilia, Schmitz Cargobull, FingerHaus GmbH, die Stadt Wuppertal, die DAK-Gesundheit, DZ Bank AG, das Universitätsklinikum des Saarlands oder die Diakonische Einrichtungen in Hessen und Nassau GmbH.

www.d-velop.de

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9. Juni 2022
Hyland ernennt Dan Dennis zum neuen Chief Information Security Officer

Berlin, 10. März 2022 – Hyland, ein führender Anbieter von Content Services, hat Dan Dennis zum neuen Senior Vice President and Chief Information Security Officer ernannt. In dieser Funktion wird Dennis die Weiterentwicklung der Informationssicherheitsprogramme und -praktiken sowie den Schutz aller Daten und Inhalte der Kunden, Partner und Mitarbeitenden verantworten und die Security-Vision von Hyland weiter vorantreiben. Mit seinen knapp 25 Jahren Erfahrung im Bereich Security und bei der Entwicklung von Sicherheitsprogrammen sowie der Betreuung von SaaS-Lösungen für Unternehmen aller Größen, liegt sein Fokus bei Hyland auf der Zentralisierung und Weiterentwicklung der Security-Programme zu einer einheitlichen Strategie.

Information Governance und Plattformsicherheit hatten in der 30-jährigen Geschichte von Hyland stets höchste Priorität. Sicherheit steht auch bei jedem Schritt der Softwareentwicklung, -bereitstellung und -wartung der cloudnativen Content-Services-Lösungen von Hyland im Mittelpunkt. Mit seiner Expertise wird Dennis dazu beitragen, die Sicherheitsstrategien und Teams zu koordinieren und entsprechend auszustatten, um die ehrgeizigen Wachstumspläne von Hyland auf dem Weg zum führenden Anbieter cloudnativer Content-Services-Lösungen erfolgreich umzusetzen.

„Ich hatte die Chance, in meiner Karriere die strategische Entwicklung und Einführung von Sicherheitsprogrammen für Unternehmen unterschiedlicher Größe zu leiten – von Start-ups bis hin zu großen globalen Unternehmen“, so Dan Dennis. „Dadurch habe ich umfassende Erfahrungen in der Ausarbeitung von Strategien zum Schutz von Informationen, der Risikominderung und bei der Sicherstellung der Compliance sammeln können und gleichzeitig Kosten und engagierte Teams gemanagt. Ich freue mich sehr auf die neue Herausforderung bei Hyland, ein erfolgreiches, etabliertes Sicherheitsprogramm weiterzuentwickeln. Es bildet die Grundlage für eine bestmögliche Unterstützung der cloudnativen Angebote des Unternehmens.“

„Security ist ein wichtiger Bestandteil der Strategie eines jeden Unternehmens. Insbesondere in einer sich schnell wandelnden Welt, in der digitale Interaktionen an Bedeutung gewinnen“, so John Phelan, EVP und Chief Product Officer bei Hyland. „Hyland wird von der Erfahrung, Expertise und den Führungsqualitäten von Dan Dennis im Bereich Security profitieren. Seine Expertise umfasst die Bereiche Unternehmens-, Produkt- und Cloud-Security und die Frage, wie diese effektiv eingesetzt werden können. Er ist eine große Bereicherung für unser Team und ich freue mich darauf, mit ihm zusammenzuarbeiten.“

Bevor er zu Hyland kam, war Dennis Vice President and Chief Information Security Officer bei Benefitfocus und Chief Information Security Officer des Talent Management Solutions-Portfolios bei IBM, wo er erfolgreiche technische Großprojekte in wachstumsstarken und sich schnell verändernden Umgebungen geleitet hat. Dennis hat einen Bachelor of Science in Finance und Marketing vom Boston College und ist Mitglied in mehreren Gremien, darunter das South Carolina Tech Executive Forum und das Carolina CISO Leadership Board.
Weitere Informationen zu Hyland und den Lösungen des Experten für Content-Services aus der Cloud unter: hyland.com/de

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10. März 2022
6 Tipps für den Cloud-Tech-Stack im „New Normal“

Hyland erklärt, auf was Unternehmen bei der Bewertung ihres bestehenden Tech-Stacks achten sollten, um mit einem Cloud-First-Ansatz optimal auf die Herausforderungen flexibler, ortungebundener Arbeitsmodelle vorbereitet zu sein

Berlin, 25. Februar 2022 – Von KMUs bis hin zu Konzernen: Immer mehr Unternehmen setzen für ihre IT-Infrastruktur auf einen Cloud-first-Ansatz. Eine regelmäßige Bewertung des Technologie-Stacks ist dabei entscheidend für den langfristigen Erfolg der Cloud-Initiativen. Mindestens einmal im Jahr – bei Bedarf auch öfter – sollte geprüft werden, wie leistungsfähig die aktuellen Anwendungen sind, ob sie die strategischen Ziele unterstützen und wo weitere Funktionen benötigt werden.

Die Pandemie hat die Wichtigkeit der Evaluierung des Technologiebestands zusätzlich verstärkt: Unternehmen mussten quasi über Nacht Remote-Arbeitsplätze aufbauen, ortungebundenen Zugriff und die Bearbeitung von Informationen, Inhalten und Prozessen sicherstellen und kontaktlose, digitale Interaktionen mit Kundinnen und Bürgern ermöglichen. Um das zu erreichen, haben viele Unternehmen kurzerhand eine Vielzahl cloudbasierter Technologien eingeführt.

So konnte die Business Continuity aufrechterhalten werden. Jetzt ist die Zeit, die für die „Ausnahmesituation“ implementierten Lösungen zu prüfen und den Tech-Stack strategisch zu evaluieren. Heinz Wietfeld, Director Sales bei Hyland, stellt sechs Best Practices für die Implementierung und Bewertung von Cloud-Technologien vor.

1.Schluss mit Software-Wildwuchs: Funktions-Duplikate und Software-Silos entfernen
Software-Wildwuchs meint Anwendungen und Lösungen mit sich überschneidenden Funktionen oder solche, die nicht strategisch integriert sind. Eine regelmäßige Bewertung des Technologiebestands ermöglicht die Reduktion auf die Anwendungen, die bei der Erreichung der strategischen Ziele unterstützen und einen echten ROI liefern. Dabei ist die Einbindung der IT in strategische Geschäftsentscheidungen hilfreich, um die Herausforderungen der Abteilungen zu verstehen und passende Lösungen zu empfehlen. In einigen Fällen kann das angestrebte Ziel mit der Bestandstechnologie erreicht werden, in anderen braucht es eine neue, cloudbasierte Anwendung.

2.Easy is right: auf einfache Wartung und Konfiguration achten
Die aufwendige Instandhaltung von On-Premises-Systemen ist ein häufiger Grund dafür, dass Lösungen veraltet sind und auf teilweise nicht mehr unterstützten Versionen laufen. Dadurch fehlt es Unternehmen nicht nur an Funktionen und Fehlerbehebungen – Stichwort Bug Fix -, es besteht auch ein höheres Risiko für Sicherheitsvorfälle. Durch die Migration zu cloudbasierte Anwendungen profitieren Unternehmen von einer standardisierten Wartung und flexiblen Optionen für Konfiguration und Integration mit anderen Systemen. SaaS-Bereitstellungsmodelle wie die von Hyland sind zukunftssicher. Sie bieten eine höhere Leistung, Sicherheit und Verfügbarkeit sowie maximale Flexibilität, um im „New Normal“ schnell auf veränderte Geschäftsbedingungen reagieren zu können und auf die Herausforderungen des „Next Normal“ vorbereitet zu sein.

3.Gekommen, um zu bleiben: Collaboration-Tools aus der Cloud
Die Akzeptanz von Cloud-Technologien wie Zoom, Microsoft Teams und Office 365 stieg sprunghaft an, als ein Großteil der Beschäftigten weltweit ins Homeoffice umzog und Unternehmen Zusammenarbeit auf Distanz organisieren mussten. Cloud-Collaboration-Tools werden auch in Zukunft ein wichtiger Teil des IT-Puzzles bleiben, denn viele Unternehmen möchten ihren Teams auch weiterhin Optionen für flexible Arbeitsmodelle geben.

4.Sichere Nutzererfahrung mit IAM aus der Cloud: Zugriff auf alle Systeme mit nur einem Login
Wenn nicht mehr alle Mitarbeitenden im Büro sitzen und sich nicht im geschützten Unternehmensnetzwerk befinden, braucht es zusätzliche Sicherheitsvorkehrungen, damit keine unbefugten Personen Zugriff auf Inhalte und Systeme – On-Premises und aus der Cloud – erhalten. Cloud-Lösungen für Identity und Access Management ermöglichen eine einfache und sichere Authentifizierung: Single-Sign-on-Funktionen geben Teams sicheren Zugriff auf die für sie relevanten Systeme, Anwendungen und Inhalte mit nur einem einzigen Login. Das erleichtert die Arbeit im Homeoffice und steigert die Produktivität.

5.Eins nach dem anderen: zu migrierende Systeme priorisieren
Einige Unternehmen betreiben Hunderte von Systemen und nicht selten sind viele dieser Anwendungen eng miteinander verknüpft, manchmal in einer Weise, die nicht cloudfreundlich ist. Für die IT-Abteilung ist es daher wichtig, Prioritäten zu setzen, und zu entscheiden, welche Systeme zuerst migriert werden müssen. Die Priorisierung richtet sich nach den wesentlichen Funktionen, die für den täglichen Betrieb benötigt werden, der Komplexität der Migration und der Integration der Anwendung in andere nachgelagerte Geschäftssysteme.

6.Knowhow nutzen: Cloud-Experten für eine erfolgreiche Cloud-First-Strategie
Bei der Umstellung auf eine Cloud-First-Strategie muss einiges beachtet werden. Von der Auswahl des Anbieters über die Integration und Interoperabilität bis hin zur Projektplanung. Unternehmen können die Migration selbst angehen oder sich Unterstützung von externen Beratern und Cloud-Experten holen. Im letzteren Fall gilt es, die zusätzlichen Kosten mit den Vorteilen der professionellen Unterstützung abzuwägen, wie z.B. schnellerer Projektabschluss, geringeres Risiko und weniger Fehler aufgrund von jahrelanger Erfahrung. Auch Softwareanbieter wie Hyland, die mit ihren Plattformlösungen ein breites Funktions- und Anwendungsspektrum sowie flexible Integrationsmöglichkeiten bieten, können bei der Neubewertung des Technologiebestands und der Planung und Implementierung einer Cloud-First-Strategie unterstützen.

Hyland bietet Cloud-Lösungen für das Content-Management, die den gesamten Informationslebenszyklus abdecken – von der intelligenten Erfassung von Inhalten, über Robotic Process Automation und Intelligent Automation zur Prozessautomatisierung bis hin zu branchen- und abteilungsspezifischen Lösungen, z.B. für die Kreditorenbuchhaltung.

Weiter Informationen zu Hyland und den Lösungen des Experten für Content-Services aus der Cloud unter: hyland.com/de

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25. Februar 2022
Microsoft ERP-Konnektoren für M-Files von TSO-DATA bewähren sich

Die Integration von M-Files in Microsoft Business Central / Dynamics NAV sorgt für schnellen Zugriff auf Dokumente und Informationen, Transparenz und Revisionssicherheit. Kunden sind begeistert von der Einfachheit der Integration.

Ratingen, 15.2.2022 – M-Files, führender Anbieter für intelligentes Informationsmanagement, und TSO-DATA, führender Beratungspartner für die Einführung von Microsofts ERP- und CRM-Lösungen wie Dynamics 365 Business Central und Dynamics NAV, wollen ihre Zusammenarbeit intensivieren. Das geben die beiden Unternehmen in einer gemeinsamen Presseerklärung bekannt.

Im Kern der Zusammenarbeit steht der Ausbau des von TSO-DATA entwickelten Produkt DMS Connector für die Integration von M-Files und den ERP-Lösungen von Microsoft wie Dynamics 365 Business Central und Dynamics NAV. Diese haben sich bereits in zahlreichen Kundenprojekten bewährt und sollen auch zukünftig kontinuierlich weiterentwickelt werden. Die Standardanbindungen sind sowohl für die On-Premises- als auch für die Cloud-Lösungen von Microsoft erhältlich.

Viele Kunden profitieren bereits von der Integration des intelligenten Dokumentenmanagements von M-Files mit den bewährten ERP-Lösungen von Microsoft. Aus diesem Grund wollen M-Files und TSO-DATA ihre Zusammenarbeit auf diesem Gebiet weiter ausbauen.

Kunden zeigen sich begeistert von der Integration

Ein Beispiel für eine erfolgreiche Integration der beiden Systeme durch den Standard-Konnektor von TSO-DATA ist das Unternehmen Intenso aus Vechta, das als Hersteller moderner Speichermedien, Powerbanks oder Wireless Charger bekannt ist. „Wir wollten unsere Dokumente vom Import bis zur Verkaufsrechnung so digital wie möglich behandeln und uns so als Unternehmen ganzheitlich digital aufstellen. Dank der in M-Files von uns definierten Prozesse und automatisierten Workflows sparen wir Zeit und Geld. Die unkomplizierte Anbindung von M-Files an unser ERP-System durch den DMS Connector erleichtert unsere Arbeit natürlich besonders in den Bereichen der Buchhaltung, aber auch des Bestellmanagements. Zudem sind wir mit der automatischen Archivierung aufbewahrungspflichtiger kaufmännischer Dokumente auf der sicheren Seite“, erklärt Thomas Schulenberg, IT-Leiter bei Intenso, die Entscheidung für M-Files und den Nutzen des Konnektors von TSO-DATA.

Das Unternehmen OVE, ein Energie-Contractor und Projektierer aus Bad Rothenfelde, nutzt M-Files als zentrale Plattform zur Verwaltung aller projektbezogenen Dokumente. TSO-DATA hat hier die vollständige Einführung übernommen und nutzt den Konnektor für die ERP-Anbindung. Bei OVE wird die Fähigkeit von M-Files zur Verwaltung und Verknüpfung strukturierter Daten und Dokumenten genutzt, um sämtliche Kundendaten in M-Files zu verwalten. Ergänzt wird dies durch moderne Workflows beispielsweise zur Eingangsrechnungsverarbeitung im Zusammenspiel mit Dynamics NAV. „Die große Anzahl an Dokumenten erfordert von uns eine saubere Organisation und Verwaltung. Dies effizient zu gestalten, konnten wir mit den von TSO-DATA angebotenen Lösungen rund um das Dokumentenmanagementsystem M-Files perfekt abbilden“, freut sich Christoph Baumann, im IT-Management bei OVE.

Komfortable Ablage und das beste beider Welten

Mit dem TSO-DATA DMS Connector lassen sich Belege wie Rechnungen, Angebote, Lieferscheine und weitere elektronische Dokumente wie E-Mails einfach mit Stammdaten und Vorgängen aus Dynamics 365 Business Central / NAV an M-Files übertragen. Auch können Dokumente oder Belege direkt über Drag & Drop über die ERP-Oberfläche in M-Files abgelegt werden. Nach Auswahl der entsprechenden Dokumentenklasse legt der DMS Connector die Datei mit den zugehörigen Metadaten wie z.B. „Nummer“ und „Kontakt“ des entsprechenden Vorgangs ab. Auch die komfortable Bearbeitung der täglichen Eingangspost inklusive gescannter Belege kann direkt im ERP-System erfolgen. So werden die Dokumente gesichtet und den richtigen Vorgängen zugeordnet – ohne die gewohnte Business-Central- oder NAV-Umgebung verlassen zu müssen.

Mehr Informationen zu den M-Files-Konnektoren für Microsoft Dynamics 365 Business Central / Dynamics NAV finden Sie hier: https://www.tso.de/m-files-dms-connector-business-central/

Mehr Informationen zu den intelligenten Lösungen zum Informationsmanagement von M-Files:
https://bit.ly/m-files-intelligentes-informationsmanagement-de

Die KI-basierte Lösung für intelligentes Informationsmanagement von M-Files verbindet und analysiert alle Dokumente und Informationen im Unternehmen – über jede Plattform und jedes Repository hinweg – um sie zu bewerten und Zusammenhänge erkennen zu können. Damit können jedem Mitarbeiter die richtigen Informationen zur richtigen Zeit und im richtigen Kontext angeboten werden. Zudem können Geschäftsprozesse automatisiert, Governance und Compliance gewährleitet und Risiken minimiert werden. Tausende von Unternehmen in mehr als 100 Ländern – darunter NBC Universal, OMV, SAS Institute und ThyssenKrupp – nutzen M-Files um ihre Geschäftsinformationen und Prozesse effizient und sicher zu verwalten: A Smarter Way to Work. Weitere Informationen finden Sie unter www.m-files.com

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15. Februar 2022
Whitepaper gibt Tipps zur nachhaltigen Datenarchivierung

Neu-Isenburg, 10. Februar 2022 – Der Leitfaden „Archivierung heute – innovative Architektur mit gesichertem ROI“ von kgs beantwortet drängende Fragen zur modernen Archivierung und zeigt auf, wie sich Datengräber vermeiden und zugleich Kosten sparen lassen.

Die Archivierungsspezialisten der KGS Software GmbH haben in ihrem Whitepaper nicht nur ihr Fachwissen und die langjährige praktische Erfahrung eingebracht, sondern auch einen ROI-Rechner eingebunden. Mit diesem lässt sich kalkulieren, welche Kosten durch das langfristige Speichern überflüssiger Daten entstehen können. Aufgezeigt wird aber auch, wie mit einem durchdachten, fokussierten Archivierungskonzept, das auf einer innovativen Architektur basiert, eine zukunftsweisende Archivierung eingeführt werden kann. Zudem erfährt der Leser, unter welchen Voraussetzungen mittelständische Unternehmen oder Großkonzerne bei der Einführung einer modernen Archivierung einen schnellen Break Even erreichen können.

Welche Rolle dabei DMS- und ECM-Lösungen spielen, warum am „Ausmisten“ der Daten kein Weg vorbeiführt und wie sich eine strategische Datenarchivierung aufsetzen lässt, beschreiben die Archivierungsspezialisten anschaulich und praxisnah, inkl. der grafischen Darstellung des Drei-Schicht-Modells einer flexiblen Daten- und Archivierungsstruktur.
Interessenten können das kostenlose Whitepaper ab sofort hier herunterladen.

Die KGS Software GmbH mit Hauptsitz in Neu-Isenburg bei Frankfurt am Main ist für Top-Unternehmen weltweit seit über 20 Jahren der digitale Archivspezialist. Daten und Dokumente aus SAP sowie Dokumente aus anderen führenden Applikationen werden mittels performanter, schlanker Software migriert und archiviert. Unter dem Brand „tia®“ – the intelligent archive – vereint der Archivhersteller seit 2020 alle KGS Produktmodule zu einer gemeinsamen Vision des intelligenten Dokumentenarchivs. tia® steht für autonome Archivierung, ist anschlussfähig an beliebige Anwendungen, Speicherlösungen und Cloudtechnologien und bietet Unternehmen den Single Point of Truth (SPoT) für den Zugriff auf Dokumente. Seit 2005 zertifiziert KGS für die SAP weltweit ArchiveLink® und ILM-Schnittstellen und ist globaler SAP Value Added Solutions Partner. Weitere Informationen unter: www.kgs-software.com

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10. Februar 2022
CARTEC: Digitalisierung im familiengeführten Mittelstandsbetrieb

Mit der DOCBOX® auf der Überholspur

Die Firma CARTEC Autotechnik Fuchs GmbH ist der Spezialist für Smart Repair-Systeme rund ums Auto und steht für Nachhaltigkeit durch effiziente Reparaturprozesse. Auf das fast 30-jährige Know-how und die Produkte von CARTEC verlassen sich Autohäuser, freie Werkstätten, Karosserie- und Lackierfachbetriebe, Automobilzulieferer sowie namhafte deutsche Automobilhersteller, wie etwa Daimler, Audi und BMW.

Mit der Einführung der DOCBOX® als Dokumenten-Management-System wurde vor allem der Prozess der Rechnungsbearbeitung mithilfe eines Workflows digitalisiert. Zusatzfunktionen, wie z. B. Stempel und Notizen, erleichtern zudem die Bearbeitung durch berechtigte Mitarbeitende, die z. T. auch vom Home-Office auf die Dokumente zugreifen. Ferner erlaubt die DOCBOX® das Filtern nach Sachkonten.

ERP-Schnittstelle zur DOCBOX®
CARTEC arbeitet mit einem ERP-System von DELTA BUSINESS. Das ERP-System generiert einerseits unterschiedliche geschäftsrelevante Dokumente, wie etwa Rechnungen, Lieferscheine oder Zertifikate. Andererseits lösen E-Mails, beispielsweise von Kunden oder Lieferanten, Prozesse im ERP-System aus. Hinzu kommen eingehende Papierdokumente, die per OCR-Texterkennung digitalisiert und erfasst werden. „Durch die DOCBOX® liegen alle diese Dokumente an zentraler Stelle vor. Eine Kopplung der beiden Systeme eröffnet zahlreiche Vorteile für CARTEC“, berichtet Geschäftsführer Daniel Fuchs. Das ERP-System steuert und verwaltet sämtliche Transaktionen im Unternehmen, die elektronisch in der DOCBOX® erfasst und verwaltet werden. Im ERP erzeugte Dokumente können automatisch in der DOCBOX® revisionssicher archiviert und mit anderen zugehörigen Dokumenten zu einer elektronischen Akte zusammengeführt werden. Ebenso werden Dokumente aus E-Mail-Eingangsfächern, wie beispielsweise Rechnungen, von der DOCBOX® automatisch erfasst und über vordefinierte Workflows an die berechtigten Mitarbeitenden im Unternehmen verteilt. Bei einer Rechnung erfolgt danach eine Prüfung der Beträge sowie ein inhaltlicher Abgleich gegen die Stammdaten im ERP-System.

Auch das Thema Quartalsberichte erfuhr mit der Einführung der DOCBOX® eine Verbesserung und Erleichterung in der Bearbeitung. Wurden früher wichtige Inhalte, wie etwa Umsatzziele und Kennziffern für den Vertrieb, noch per E-Mail hin und hergeschickt, stehen heute die relevanten Dokumente für die berechtigten Mitarbeitenden im DMS zur Verfügung.

Über CARTEC Autotechnik Fuchs GmbH:
CARTEC Autotechnik Fuchs wurde 1990 von Roland Fuchs gegründet. Heute zählt das Unternehmen zu den führenden sowie innovativsten Entwicklern und Anbietern von Smart Repair-Systemen. Im deutschsprachigen Raum arbeiten knapp 700 Partnerbetriebe mit dem TÜV-zertifizierten WheelDoctor und den weiteren Systemen aus der WheelMaster-Familie zur fachgerechten Alufelgen-Aufbereitung. Im Bereich der glanzgedrehten Alufelgen bietet CARTEC im Rahmen der WheelDoctor Strukturpad-Technologie als einziges Unternehmen in Deutschland ein sicheres sowie zulässiges Verfahren zur Nachbildung der Originalstruktur an.
Der „BigBoxBlower“ von CARTEC wurde 2018 mit dem Innovation Award ausgezeichnet und sorgt für eine perfekte Lackierung in Handwerk und Industrie.

Über aktivweb System- und Datentechnik GmbH:
aktivweb ist Lösungslieferant kaufmännischer Geschäftsprozesse, digitaler Aktenlösungen, sowie CMS-Systeme und Webanwendungen. Mit ihrem Softwareprodukt DOCBOX® und über 100 autorisierten Vertriebspartnern zählt aktivweb System- und Datentechnik zu den führenden Entwicklungs- und Vertriebsunternehmen auf dem nationalen Wachstumsmarkt für Archivierungs- und Dokumenten-Management-Systemen (DMS). Die Bestandskunden kommen nahezu aus allen Branchen und allen Größenordnungen – von globalen Konzernen, innovativen mittelständischen Betrieben bis zu Einzelunternehmen.

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12. Januar 2022
M-Files teilt Erfahrungen aus ganz Europa in EUROVISONary Event

Als visionärster Anbieter von Content-Services- und ECM-Plattformen teilt M-Files Einschätzungen zu aktuellen Trends und interessante Erfahrungen aus Projekten in ganz Europa.

Ratingen, 7.12.2021 – Der für seine visionären Ansätze in ECM und Content Services bekannte Hersteller M-Files teilt interessante Erfahrungen aus Projekten sowie Einschätzungen zu Trends in Form eines europaweiten Webcasts mit anschließenden Breakout-Sessions in den einzelnen Regionen. Unter dem Titel EUROVISIONary diskutieren M-Files-Experten aus Deutschland, Finnland, Frankreich, Schweden und UK über aktuelle Trends und ihre Erfahrungen im ablaufenden Jahr. Angelehnt an den legendären Song Contest schaltet die Panel-Diskussion zwischen den einzelnen Ländern hin und her und bietet so Einschätzungen und Lessons Learned aus Projekten in ganz Europa.

M-Files wird regelmäßig von Analystenhäusern als besonders visionärer Anbieter von Content-Services-Plattformen (CSP) oder Enterprise-Content-Services (ECM) eingestuft. Zuletzt haben die renommierten Analysten von Gartner M-Files im bekannten Magic-Quadrant-Report in einem starken Feld von 18 Anbietern als visionärsten Anbieter ausgezeichnet. Umso wichtiger ist es M-Files daher, seine starke Vision von der Zukunft des intelligenten Informationsmanagements mit Kunden und Partnern zu teilen.

Im Fokus der virtuellen Diskussionsrunde stehen die drei Themenblöcke Collaboration, Connected Content und Information Governance. Die Panel-Diskussion erfolgt in englischer Sprache. Die im Anschluss daran stattfindenden Breakout-Sessions werden in den jeweiligen Landessprachen angeboten und von den lokalen M-Files-Experten durchgeführt. Im Fokus steht hier das Zusammenspiel von M-Files und Hubshare sowie die Beantwortung individueller Fragen.

„Auch wenn das Event mit einem Augenzwinkern an den Song Contest angelehnt ist, ist uns die Idee dahinter sehr ernst: Wir haben viele Kunden, die M-Files international einsetzen. Der Austausch von Best Practices auf der Basis einer einheitlichen Plattform kann ein enormer Motor für die Digitalisierung sein. Außerdem wollen wir bei diesem Event zeigen, wie sich unsere Vision weiterentwickelt und mit aktuellen Trends korreliert“, so Dirk Treue, Senior Marketing Manager bei M-Files.

Interessenten können sich hier kostenlos zum EUROVISIONary Event anmelden:
https://go.m-files.com/WBN-2021-12-08-Eurovisionary_WBN-2021-12-08-Eurovisionary-DE-2.html

Ein kostenloses Exemplar des Gartner 2021 Magic Quadrant for Content Services Platforms können Sie hier herunterladen: https://go.m-files.com/WC-2021-Gartner-Magic-Quadrant-CSPs-Post-Release-DE.html

Die KI-basierte Lösung für intelligentes Informationsmanagement von M-Files verbindet und analysiert alle Dokumente und Informationen im Unternehmen – über jede Plattform und jedes Repository hinweg – um sie zu bewerten und Zusammenhänge erkennen zu können. Damit können jedem Mitarbeiter die richtigen Informationen zur richtigen Zeit und im richtigen Kontext angeboten werden. Zudem können Geschäftsprozesse automatisiert, Governance und Compliance gewährleitet und Risiken minimiert werden. Tausende von Unternehmen in mehr als 100 Ländern – darunter NBC Universal, OMV, SAS Institute und ThyssenKrupp – nutzen M-Files um ihre Geschäftsinformationen und Prozesse effizient und sicher zu verwalten: A Smarter Way to Work. Weitere Informationen finden Sie unter www.m-files.com

M-Files ist ein eingetragenes Markenzeichen der M-Files Corporation. Alle anderen Warenzeichen sind Eigentum ihrer jeweiligen Inhaber.

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7. Dezember 2021
E-Akte: Stadt Dortmund forciert Digitalisierung mit ECM der SER Group

Die Stadt Dortmund setzt für bürgerfreundliche & effiziente elektronische Verwaltungsdienste auf die DMS-Lösung Doxis4 der SER Group. Eine digitale Basisakte ermöglicht zukünftig gesamtstädtisch das Führen elektronischer Akten mit digitalen Prozessen. So bildet sie einen wichtigen Baustein für eine digitale, moderne und innovative Stadtverwaltung.

Der massive Trend zur Digitalisierung ist auch bei Städten und Kommunen längst angekommen, digitale Bürgerservices und Verwaltungsprozesse stehen hoch im Kurs. Anträge elektronisch entgegennehmen, interdisziplinär gemeinsam Akten führen, Dokumente digital bearbeiten und genehmigen: Dies setzt die Digitalisierung zur Prozessoptimierung und der Qualitätssteigerung in der Öffentlichen Verwaltung voraus. Die Stadt Dortmund treibt deshalb im Rahmen ihres Masterplans „Digitale Verwaltung – Arbeiten 4.0“ ihre digitale Transformation konsequent voran. Mit rund 10.000 Beschäftigten zählt die Stadt Dortmund zu den größten Arbeitgebern in der Region.

E-Akte und DMS: Entscheidung für SER Group nach EU-Vergabeverfahren

Ganz oben auf der Agenda steht dabei ein gesamtstädtisches Dokumentenmanagementsystem (DMS). Mit dem erfolgreichen Abschluss des europaweiten Vergabeverfahrens zur Einführung des DMS schafft die Stadt Dortmund eine weitere wichtige Grundlage für die Verwaltungsdigitalisierung. Der Zuschlag ging an die SER Group mit der Software-Lösung Doxis4.

Ziel der Einführung von Doxis4 ist es, im Rahmen einer digitalen Basisakte die Stadtverwaltung in die Lage zu versetzen, flächendeckend elektronische Akten zu führen. Um diese Technologie für alle Bereiche der Stadtverwaltung nutzbar zu machen, wurde eine Unternehmenslizenz für sämtliche Arbeitsplätze abgeschlossen. „Auf lange Sicht soll die Stadtverwaltung moderner, innovativer und digitaler werden“, so Christian Uhr, Personaldezernent der Stadt Dortmund.

Digitale Basisakte als Voraussetzung für digitale Prozesse

Die SER Group verfügt über umfangreiche Erfahrung in der Umsetzung von DMS-Projekten und hat schon viele E-Akten-Projekte in der öffentlichen Verwaltung realisiert. Die E-Akte ermöglicht die revisionssichere Ablage von elektronischen Akten, Vorgängen und Dokumenten und bildet so die Voraussetzung zur Erstellung und Umsetzung von E-Government-Dienstleistungen. Doxis4 kann in vielen Facetten in allen möglichen Bereichen eingebunden werden und bietet als Plattform für E-Akten und zentralem Informationshub auch die Durchführung von digitalen Prozessen und die Anbindung an vorhandene Fachsysteme.

Digitale Infrastruktur für ganzheitliches Informationsmanagement

Innerhalb des zweijährigen Einführungsprojektes, das noch 2021 startet, wird zunächst die Basisakte in den Fachbereichen Personal- und Organisationsamt, Kämmerei und Vermessungs- und Katasteramt implementiert. Neben der Umsetzung der Basisakte ist vorgesehen, vier ausgewählte Fachverfahren mit Doxis4 zu verbinden. Diese Anwendungen erlauben die automatische elektronische Aktenführung im DMS und erleichtern damit die Sachbearbeitung.

Mit dem Projekt wird also nicht nur eine gesamtstädtische digitale Basisakte eingeführt, sondern auch die Infrastruktur für die Digitalisierung von End-to-End-Prozessen geschaffen. Akten werden zukünftig nicht nur elektronisch abgebildet, sondern auch standortunabhängig und somit effektiver verwaltet. Gleichzeitig werden sie zu einer eindeutigen Informationsquelle für die Sachbearbeitung. „Schub für Schub versuchen wir, die Stadtverwaltung papierlos zu machen und E-Akten zu führen,“ fährt Uhr fort.

„Elektronische Akten bieten zahlreiche Mehrwerte für die Öffentliche Verwaltung: Sie decken neben einer strukturierten Ablage und ortsunabhängigem Zugriff auf benötigte Informationen und Dokumente auch die Themen Compliance und Nachvollziehbarkeit ab,“ bestätigt Stefan Zeitzen, CSO der SER Group. Er fügt hinzu: „So können Öffentliche Verwaltungen bürgerfreundliche und effiziente digitale Verwaltungsdienste bieten. . Wir freuen uns, die Stadt Dortmund auf ihrem Weg der digitalen Transformation zu begleiten.“

Mehr zu E-Akten und ECM für die Öffentliche Verwaltung finden Sie hier.

Über die SER Group
Die SER Group ist einer der weltweit führenden Software-Anbieter für Enterprise Content Management (ECM). Mehr als fünf Millionen Anwender arbeiten täglich mit der Doxis4 ECM-Plattform der SER Group – on-premises, hybrid oder in der Cloud. Mit ihren einheitlichen ECM, BPM, Collaboration & Cognitive Services gestalten mittelständische Unternehmen, Konzerne, Verwaltungen und Organisationen digitale Lösungen für ihr intelligentes Informations- und Prozessmanagement. Die SER Group blickt auf 35 Jahre Erfahrung zurück und ist weltweit an 22 Standorten mit über 630 Mitarbeiter*innen vertreten.

Kontakt
SERgroup Holding International GmbH
Silvia Kunze-Kirschner
Joseph-Schumpeter-Allee 19
53227 Bonn
(0)40 27891-443
Silvia.Kunze-Kirschner@ser.de
https://www.sergroup.com

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6. Dezember 2021
Hyland veröffentlicht neue Content-Services-Angebote und Plattformerweiterungen, einschließlich der neuen Content-Portal-Integration mit Jadu

Erweiterungen und neue Funktionen spiegeln Hylands Engagement für innovative Benutzererfahrungen über das gesamte Produktportfolio hinweg wider

Berlin, 6. Dezember 2021 – Hyland, ein führender Anbieter von Content Services und zwölf Mal in Folge Leader im Gartner® Magic Quadrant™ for Content Services Platforms, stellt Produkterweiterungen und neue Lösungen vor. Die Plattform-Updates unterstützen die digitale Transformation und setzen auf modernste Technologie für Innovation, höhere Effizienz und eine größere Flexibilität. So können Unternehmen schnell auf veränderte Geschäftsanforderungen reagieren.

Die aktuelle Plattform-Version umfasst das neue Hyland Content Portal für OnBase in Zusammenarbeit mit Jadu. Die Lösung fungiert als integriertes Portal zur Verbesserung digitaler Services und Stakeholder-Erfahrungen für Accounts Payable (AP)-Abteilungen, Behörden und Hochschuleinrichtungen. Das mit der Content-Services-Plattform von Hyland verbundene Hyland Content Portal bietet eine moderne Nutzererfahrung und stellt Online-Formulare, Optionen für den Dokumenten-Upload und deren -Verfolgung, Workflow-Funktionen und Reports bereit. Das verbessert die Selfservice-Erfahrung für Lieferanten, Kunden und Studierende. Das Portal kann als primäre Portallösung implementiert oder direkt in bestehende Portale und Websites integriert werden.

Zu den weiteren neuen Funktionen und Lösungen der Hyland-Plattform gehören:
– Hyland Healthcare Enterprise Imaging verfügt nun über ein aktualisiertes Acuo Admin Portal, das eine webbasierte Benutzeroberfläche bietet. Dies verbessert die Erfahrung der Administratoren und erleichtert die Qualitätskontrolle und Verwaltungsabläufe für ihre Vendor Neutral Archives (VNA). Zu den Erweiterungen des NilRead Viewers gehören optimierte Integrationen mit der Epic-Videobearbeitung und Verbesserungen des Patientenportals.

Alfresco
– Die Alfresco-Plattform von Hyland verfügt über neue und verbesserte Konnektoren für Microsoft Teams und SAP Cloud. Das ermöglicht Kunden eine effizientere Zusammenarbeit und eine integrierte Lösungsübersicht.
– Weiterhin unterstützt die Alfresco-Plattform nun auch Elasticsearch und ermöglicht so unternehmensweite Suchen mit verbesserter Skalierbarkeit und Indexverwaltung.

Nuxeo
– Die Updates der Nuxeo-Plattform bieten verbesserte Sicherheit der Benutzerkonten, Gamification-Elemente und zusätzliches Reporting für Nuxeo Insight, die KI-basierte Nuxeo-Lösung, die mit geschäftsspezifischen Machine-Learning-Modellen trainiert ist.
– Zu den weiteren Nuxeo-Updates gehören neue und verbesserte Konnektoren zu Outlook, Salesforce, Adobe Creative Cloud und weiteren Systemen. Erweiterungen für Nuxeo Studio ermöglichen Administratoren eine schnellere und einfachere Bereitstellung neuer Client-Projekte.

Saperion
– Saperion-Kunden profitieren von Security-Updates, einem neuen Web-Client-Viewer zur Optimierung von Performance und Admin-Erfahrung sowie einer Integration mit OneDrive zur Verbesserung der Produktivität und der Zusammenarbeit mit internen und externen Stakeholdern.

„Wir freuen uns sehr über die neuen Produkt-Updates, die unser Engagement für kontinuierliche Innovation fortsetzen und es unseren Kunden ermöglichen, sich zu modernisieren und flexibel an aktuelle Geschäftsanforderungen anzupassen“, so John Phelan, Executive Vice President und Chief Product Officer bei Hyland. „Mit unseren strategischen Erweiterungen stellen wir zudem sicher, dass unsere Kunden über die modernste und sicherste Plattform zur Unterstützung ihrer digitalen Transformation und Weiterentwicklung verfügen.“

Mehr über die neuesten Innovationen von Hylands unter hyland.com/de

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6. Dezember 2021
Smarte S/4HANA Transformation mit kgs

Lünendonk-Studie zeigt, dass der Wechsel auf S4/HANA an Dynamik aufnimmt

Neu-Isenburg, 25. November 2021 – Laut aktueller Lünendonk-Studie migrieren immer mehr Unternehmen auf die SAP-Cloudlösung S/4HANA. Im Vergleich zum Vorjahr verzeichnen die Marktforscher eine Zunahme von 16 Prozent. Umso wichtiger werden Hilfestellungen, die den Unternehmen die Transformation erleichtern.

Den Untersuchungsergebnissen nach sind derzeit 87 Prozent der SAP-Kunden damit beschäftigt, ihre ERP-Strukturen zu modernisieren. Sie planen diesen Prozess in den nächsten vier Jahren – bis 2025 – abgeschlossen zu haben. Das ist für viele Unternehmen durchaus eine Mammutaufgabe. Fakt ist, dass aufgrund der nach wie vor vorhandenen Homeoffice-Situation, der gesamte Transformationsprozess häufig remote durchgeführt wird. Doch es gibt keine Alternativen, denn die Digitalisierung vorhandener ERP-Landschaften ist ein zentrales Element eines jeden Digitalisierungskonzepts. Wichtig ist dabei die Tatsache, dass mit S/4HANA ein höherer Automatisierungsgrad möglich und damit eine bessere Datenqualität zu erwarten ist. So sehen es laut Lünendonk 76 Prozent der befragten Unternehmen. Aber auch die neuen digitalen Geschäftsmodelle, die mit S/4HANA möglich werden, sind ein treibender Faktor für den Wandel.

Checkliste für die S/4HANA Migration
Die Experten der KGS Software GmbH haben eine Checkliste entwickelt, anhand derer die Archiv-Verantwortlichen feststellen können, ob die Daten- und Dokumentenverwaltung eines Unternehmens S/4HANA-ready ist. Winfried Althaus, Geschäftsführer KGS Software GmbH: „Wer sich vor der Transformation zu S/4HANA Gedanken darüber macht, wie sein Archiv in der Zukunft aussehen soll, spart nicht nur Zeit und Nerven, sondern auch Kosten. Es lohnt sich, schon jetzt auf den neuen Schnittstellenstandard CMIS zu setzen und seine Systemlandschaft ready für die Zukunft zu machen. Wieso also nicht gleich einen Single Point of Truth (SPoT) durch den Einsatz „intelligenter Dokumente“ schaffen, statt weiterhin auf ECM-Systeme zu setzen?“

Wer wissen möchte, ob sein Unternehmen für diesen zukunftsweisenden Schritt bereit ist, dem hilft die kgs S/4HANA-Readiness-Checkliste. Sie umfasst insgesamt 10 wichtige Punkte, u.a. zu DSGVO-Anforderungen, In-Memory-Datenbanken, CMIS, Aufbewahrungsfristen und andere wichtige Aspekte.

Die Checkliste steht hier ab sofort zum kostenlosen Download zur Verfügung.

Die KGS Software GmbH mit Hauptsitz in Neu-Isenburg bei Frankfurt am Main ist für Top-Unternehmen weltweit seit über 20 Jahren der digitale Archivspezialist. Daten und Dokumente aus SAP sowie Dokumente aus anderen führenden Applikationen werden mittels performanter, schlanker Software migriert und archiviert. Unter dem Brand „tia®“ – the intelligent archive – vereint der Archivhersteller seit 2020 alle kgs Produktmodule zu einer gemeinsamen Vision des intelligenten Dokumentenarchivs. tia® steht für autonome Archivierung, ist anschlussfähig an beliebige Anwendungen, Speicherlösungen und Cloudtechnologien und bietet Unternehmen den Single Point of Truth (SPoT) für den Zugriff auf Dokumente. Seit 2005 zertifiziert kgs für die SAP weltweit ArchiveLink® und ILM-Schnittstellen und ist globaler SAP Value Added Solutions Partner. Weitere Informationen unter: www.kgs-software.com

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25. November 2021
Hyland: Ausblick auf die Content Services Trends 2022

Berlin – 25. November 2021 – Hyland, ein führender Anbieter von Content Services, hat die strategische Technologietrends formuliert, die CIOs und IT-Verantwortliche 2022 mit Blick auf ihre Content Services und Enterprise Content Management (ECM)-Strategie auf dem Schirm haben sollten:

Automatisierung wird 2022 eine Schlüsselrolle einnehmen

Automatisierungstechnologien wie Robotic Process Automation (RPA) und Intelligent Automation – mithilfe Künstlicher Intelligenz (KI) und Analytics – werden verstärkt von Unternehmen umgesetzt. Sie treiben die digitale Transformation voran und unterstützen die Einhaltung interner und externer Compliance-Richtlinien. Indem sie vermehrt daten- und dokumentenintensive Prozesse automatisieren und wiederkehrende Aufgaben übernehmen, steigern sie die Produktivität des gesamten Unternehmens. Low- und No-Code-Applikationen (Anwendungsentwicklungen mit wenig oder ohne Programmieraufwand) beschleunigen die Wertschöpfung.

KI und Analytics unterstützen datengetriebene richtige Entscheidungen

Der enorme Wert von Daten für Unternehmen wird allerorts beschworen. Doch trotz steigender Datenvolumina wird dieser Informationsschatz zu selten gehoben. Unternehmen werden zukünftig ihre Daten – von strukturierten bis hin zu unstrukturierten Formaten – stärker bündeln und kombinieren. Mithilfe von maschinellem Lernen, KI und Analytics gewinnen sie Erkenntnisse aus diesen Daten gewinnen und treffen datengetriebene Geschäftsentscheidungen. Dazu müssen Lösungen wie maschinelles Lernen auf große Datensätze anwenden, die gegebenenfalls mit weiteren Datensätzen aus unterschiedlichen Datenquellen zusammengeführt werden. In diesem Zusammenhang werden Tools und Technologien wie Data Warehousing, Datenaggregation, Datenkuratierung, Datenvisualisierung und maschinelles Lernen – insbesondere AutoML – an Bedeutung gewinnen.

Remote Access bleibt wichtig, Cloud-Migration nimmt weiter zu

Ein Trend, den die Pandemie befeuert hat, ist der des Remote-Zugriffs – nicht nur im Homeoffice und beim mobilen Arbeiten. Beispiele dafür sind Interaktionen zwischen Patienten und Ärzten per Video, die zunehmende Interaktion zwischen Bürgern und Behörden über Mobil-, Web- und Kiosktechnologien und der Austausch zwischen Schülern, Studierenden und Lehrkräften. Unternehmen werden neue Angebote Cloud-Technologien weiter ausbauen. Damit wird die Cloud-Migration eines der wichtigsten Themen in 2022 und darüber hinaus. Cloudbasierte Content-Management-Lösungen ermöglichen eine schnelle Skalierbarkeit und einen sicheren, einfachen und ortsungebundenen Zugriff auf Unternehmensinformationen und -inhalt.

Selbstverwaltete und dezentrale Identitäten

Ein weiterer Trend – aktuell noch Zukunftsmusik – sind selbstverwaltete oder dezentralen Identitäten. Ein weiterer Trend – aktuell noch Zukunftsmusik – sind selbstverwaltete oder dezentralen Identitäten. Die Idee ist, dass Personen Eigentümer ihrer Informationen, Daten und Dokumente sind, und dass es Infrastrukturen gibt, mit denen sie diese verwalten und mit anderen auf sichere und überprüfbare Weise austauschen können. Das setzt voraus, dass Systeme vorhanden sind, um nicht nur Daten zu zertifizieren – ein Dokument, einen Berechtigungsnachweis oder die Authentizität von Blogbeiträgen, Videos oder Fotos -, sondern auch Mechanismen, mit denen die Daten dezentral, effizient und unter der Kontrolle des Einzelnen physisch gespeichert werden. Das bedeutet, dass Personen, die auf die Daten und Prozesse zugreifen wollen, von der Person, die die Daten besitzt, Zugang erhalten und die entsprechenden Endpunkte für den Zugriff auf diese Daten erhalten müssen. Damit dies Realität wird, muss zunächst jedoch die Technologie branchenübergreifend eingeführt und um die nötige Offenheit der Bevölkerung geworben werden.

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25. November 2021
Aktuelle Studie: M-Files bietet ROI von fast 270 %

Kunden der Lösung für intelligentes Informationsmanagements profitieren zusätzlich von Vorteilen in Höhe von 5 Millionen USD durch verbesserte Compliance- und Audit-Prozesse, höhere Umsätze und besseren Kundenservice.

Ratingen, 23.11.2021 – M-Files, führender Anbieter für intelligentes Informationsmanagement, gibt heute die Ergebnisse einer neu veröffentlichten Studie bekannt, die die Kosteneinsparungen und geschäftlichen Vorteile durch die Nutzung von M-Files aufzeigt. Die von Forrester Consulting im Auftrag von M-Files durchgeführte Studie The Total Economic ImpactTM of M-Files hat ergeben, dass die Plattform für metadatengesteuertes Dokumentenmanagement von M-Files mittelständischen und großen Unternehmen innerhalb von drei Jahren ein Return on Invest (ROI) von fast 270 % einbringen kann.

Darüber hinaus kam die Forrester-Studie vom November 2021 zu dem Schluss, dass Unternehmen, die M-Files einsetzen, quantifizierbare Vorteile in Höhe von mehr als 5 Millionen US-Dollar erzielten, die sich aus verbessertem Dokumentenmanagement und intelligenterer Suche, effizienteren Compliance- und Audit-Prozessen sowie höheren Umsätzen ergeben. Die Studie zeigte außerdem, dass die Kunden Einsparungen mit einem Kapitalwert (NPV) in Höhe von 3,68 Millionen US-Dollar erzielen konnten.

In der Studie heißt es: „Die M-Files-Plattform zum metadatengesteuerten Dokumentenmanagement ermöglicht die Organisation und Verarbeitung von Dokumenten und anderen Informationen auf der Grundlage ihres Inhalts. Sie ist nicht abhängig davon, wo die Dokumente gespeichert sind, und muss keine komplexe und unflexible Ordnerhierarchie aufbauen. Mit dieser Metadatenstruktur ermöglicht M-Files es Unternehmen, das Auffinden von Informationen, die Klassifizierung und Indizierung von Dokumenten, die Zuweisung von Berechtigungen, die Initiierung von Workflows und vieles mehr zu rationalisieren und zu automatisieren. […] Vor dem Einsatz von M-Files verfügten die befragten Unternehmen über ältere Dokumenten- und Informationsmanagementlösungen, hatten aber immer noch Probleme mit unübersichtlichen Dokumentenbeständen, dem Auffinden und Austauschen von Dokumenten, der Einhaltung hoher Sicherheits- und Compliance-Standards sowie der Einführung effizienter Dokumentationsprozesse.“

Die Forrester Total Economic Impact™ (TEI)-Studie zeigt viele quantifizierbare Vorteile auf, die Unternehmen durch den Einsatz von M-Files erzielen. Beispiele für diese Kundenvorteile sind:

(1) Um 60% verbesserte Kategorisierung und Verschlagwortung von Dokumenten.
Mit KI und Automatisierungsfunktionen, die in den Kern der Lösung eingebettet sind, automatisiert M-Files den Prozess der Klassifizierung und Verschlagwortung von Dokumenten in allen Abteilungen, um eine bessere Nutzererfahrung für Mitarbeitende und Kunden zu ermöglichen.

(2) Um 40% effizientere Suche nach Dokumenten und Informationen.
M-Files basiert auf einem vollständig metadatenbasierten Ansatz, so dass sich die Benutzer keine Gedanken darüber machen müssen, wo sie Informationen finden, da die richtigen Informationen zum richtigen Zeitpunkt in dem vom Benutzer benötigten Kontext zur Verfügung stehen.

(3) Um bis zu 25% verbesserte Compliance- und Audit-Prozesse.
M-Files bietet höchste Sicherheitsstandards, um die Sicherheit und den Schutz der Daten von Unternehmen und ihren Kunden zu gewährleisten. Dabei werden für jedes Dokument vollständige Prüfprotokolle erstellt, aus denen hervorgeht, wer auf das Dokument zugegriffen hat und welche Maßnahmen ergriffen wurden.

(4) Mehr Umsatz durch eine bessere Dokumentation.
M-Files bietet Anwendern eine zentrale Informationsquelle, in der alle Informationen angezeigt werden, die sie für fundierte Geschäftsentscheidungen benötigen, die wiederum zu besseren Geschäftsergebnissen führen.

Für die Analyse überführte Forrester Daten aus Kundenbefragungen in ein etabliertes Modell für Organisationen und Finanzen, um die gesamte wirtschaftliche Auswirkung einer Investition in M-Files-Technologie zu ermitteln. Die Ergebnisse zeigen, dass die in der TEI-Studie befragten Kunden die Suche nach Informationen deutlich verbessert, die Produktivität gesteigert und ihren Mitarbeitenden eine effiziente und aufgabenbasierte Zusammenarbeit ermöglicht haben – und das alles innerhalb einer praktischen, umfassenden Plattform. Ein Kunde merkte an: „Mit unserem vorherigen Dokumentenmanagementsystem konnte man ein und dasselbe Dokument sechsmal speichern. Das war nicht so effizient wie bei M-Files, wo man ein Dokument nur einmal speichert und viele, viele verschiedene Möglichkeiten hat, es zu finden.“

„Die Forrester-Studie unterstreicht, wie unser einzigartiger, metadatengesteuerter Ansatz unseren Kunden eine größere Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit, eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit und die Möglichkeit für einen besseren Kundenservice bietet“, so Antti Nivala, Gründer und CEO von M-Files. „Die TEI-Studie ergab, dass die Kunden mit M-Files Einsparungen in Höhe von 3,68 Millionen US-Dollar erzielen konnten, die sie auf erweiterte Workflows, automatisierte Prozesse, verbesserte Zusammenarbeit und die Beseitigung von Ineffizienzen zurückführten.“

Mehr Information zu den Kosteneinsparungen und wirtschaftlichen Vorteilen der Nutzung von M-Files finden sich in der vollständigen Forrester-Studie, die hier kostenlos heruntergeladen werden kann: https://bit.ly/m-files-forrester-TEI-report-2021-DE

Die Methodik der Studie, beispielhafte Anwendungsfälle und die Ergebnisse werden am 9. Dezember 2021 in einem gemeinsamen Webinar von Forrester und M-Files vorgestellt, zu dem man sich hier kostenfrei anmelden kann: https://bit.ly/m-files-webinar-TEI-2021-DE

Die KI-basierte Lösung für intelligentes Informationsmanagement von M-Files verbindet und analysiert alle Dokumente und Informationen im Unternehmen – über jede Plattform und jedes Repository hinweg – um sie zu bewerten und Zusammenhänge erkennen zu können. Damit können jedem Mitarbeiter die richtigen Informationen zur richtigen Zeit und im richtigen Kontext angeboten werden. Zudem können Geschäftsprozesse automatisiert, Governance und Compliance gewährleitet und Risiken minimiert werden. Tausende von Unternehmen in mehr als 100 Ländern – darunter NBC Universal, OMV, SAS Institute und ThyssenKrupp – nutzen M-Files um ihre Geschäftsinformationen und Prozesse effizient und sicher zu verwalten: A Smarter Way to Work. Weitere Informationen finden Sie unter www.m-files.com

M-Files ist ein eingetragenes Markenzeichen der M-Files Corporation. Alle anderen Warenzeichen sind Eigentum ihrer jeweiligen Inhaber.

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23. November 2021