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  • Nächstes ecoDMS-Update mit erster KI-Technologie + neuen Funktionen kommt bald

    Nächstes ecoDMS-Update mit erster KI-Technologie + neuen Funktionen kommt bald

    Bald erscheint das nächste Update von ecoDMS; und das mit künstlicher Intelligenz (KI)! Außerdem gibt“s tolle, neue Archivfunktionen und Optimierungen.

    Aachen, im November 2021. Das Aachener Softwareunternehmen, die ecoDMS GmbH, hat diese Woche ein ein neues Update für das beliebte Dokumenten-Management-System angekündigt. Es wird gefüllt sein mit neuen, cleveren Archivfunktionen. Außerdem werden die Stabilität und Leistung von ecoDMS weiter verbessert. Ein besonderes Highlight ist die erstmals enthaltene künstliche Intelligenz. Diese KI-Technologie wird nun stetig weiter in ecoDMS integriert. Den genauen Erscheinungstermin vom Release gibt der Hersteller zeitnah bekannt.

    Künstliche Intelligenz
    Mit der brandneuen KI für Barcodes bekommt ecoDMS eine hochmoderne Technik zur automatischen Erkennung beliebiger Barcodes. Die künstliche Intelligenz erkennt Barcodes unterschiedlichster Typen an beliebigen Positionen in einem Dokument. So können beispielsweise QR-Barcodes, EAN-Codes, schweizer G1-Barcodes und viele mehr von der Software erkannt und ausgelesen werden. Diese KI- Technologie wird nun stetig weiter entwickelt und langfristig noch tiefer in ecoDMS integriert.

    X-Rechnungen
    Das neue Update von ecoDMS erkennt, konvertiert und archiviert X-Rechnungen. Der Begriff „X-Rechnung“ steht für „XML-basiertes semantisches Rechnungsdatenmodell“. Die enthaltenen Daten werden strukturiert, so dass sie maschinenlesbar sind. Mit ecoDMS können diese X-Rechnungen archiviert werden. Das System wandelt die codierte Rechnung bei der Archivierung im Hintergrund automatisch in ein lesbares PDF um. Außerdem können Klassifizierungsvorlagen von ecoDMS auf diese Rechnungen angewendet werden, so dass man zusätzlich von der automatischen Zuordnung und Ablage im Archiv profitieren kann.

    Screenshot to Archive
    Eine weitere, brandneue Funktion heißt „Screenshot to Archive“. Damit können beliebige Bildschirmfotos am eigenen Arbeitsplatz erstellt und sofort in ecoDMS archiviert werden. Die Funktion ist im Connection Manager von ecoDMS eingebaut und kann von da aus entweder per Mausklick oder Tastenkürzel ganz bequem aufgerufen werden. Die Screenshots können für beliebige Bereiche eines Bildschirms erstellt werden. Bei der Archivierung legt ecoDMS das erstellte Bild als durchsuchbares PDF ab. Das Erkennen von Klassifizierungsvorlagen ist an dieser Stelle ebenfalls möglich.

    Benutzer-Sitzungen im Einstellungsdialog:
    Über den Einstellungsdialog von ecoDMS können Administratoren künftig sehen welcher Benutzer mit dem Dokumenten-Management-System verbunden ist. Angezeigt werden der Benutzername, die verwendete Anwendung wie z.B. Desktop-Client oder Webclient und der Zeitpunkt der letzten Aktivität. Optional kann ein Administrator nicht benötigte Sitzungen beenden. Auf diese Weise können gleichzeitige Verbindungen für den Login anderer Benutzer freigegeben werden.

    Dynamisches Datum bei Klassifizierungsvorlagen
    Klassifizierungsvorlagen erhalten mit diesem Update eine sehr praktische Erweiterung. Datumsfelder können dynamisch mit Werten vorbelegt werden. So können beispielsweise Termine für Wiedervorlagen automatisch vergeben werden. Ein Beispiel hierfür wäre: Wiedervorlage = Archivierungsdatum + 7 Tage. Wird das Datum dynamisch in einer Vorlage hinterlegt, passt ecoDMS den gewählten Zeitraum automatisch an. Bei Erkennen der Klassifizierungsvorlage erfasst ecoDMS dann selbstständig den Termin für die Wiedervorlage.

    Sortierung der Kartenansicht
    Die Sortierung der angezeigten Dokumente in der modernen Kartenansicht kann mit dem ecoDMS Update beliebig eingestellt werden. Jedes verfügbare ecoDMS-Attribut kann für die Sortierung der Dokumente als Basis verwendet werden. Die Sortierung ist auf- und absteigend möglich. So können zum Beispiel am eigenen Arbeitsplatz die Dokumente nach Eingangsdatum oder Dokumentenart angezeigt werden.

    Neue Systemberechtigung
    Dokumente können mit Dritten über das Internet geteilt und so für den externen Download bereitgestellt werden. Für diese Funktion ist künftig eine eigene Systemberechtigung in ecoDMS vorhanden. Diese kann der Administrator ausgewählten ecoDMS-Usern zuteilen. Darüber hinaus protokolliert ecoDMS die Nutzung der Funktion jederzeit nachvollziehbar in der Aktivitenhistorie.

    Dies ist ein Auszug der vielen Neuerungen im nächsten ecoDMS-Update. Der genaue Erscheinungstermin, Screenshots und der vollständige Changelog werden zeitnah veröffentlicht.

    Mehr Informationen zum Dokumenten-Management-System gibt es im Internet unter www.ecodms.de

    In der digitalen Welt und den damit verbundenen Richtlinien zur Aufbewahrung von Dateien, E-Mails, Dokumenten und Informationen erhält das elektronische Archiv sowie die Verwaltung dieser Daten/Dokumente einen immer höheren Stellenwert.

    Die ecoDMS GmbH bietet erstklassige Software zur Archivierung und Verwaltung von Dokumenten und zur Automatisierung von Unternehmensabläufen an. Mit besonders fairen Preismodellen und benutzerfreundlichen, individuell anpassbaren Softwareanwendungen richtet sich das Unternehmen sowohl an kleine, mittelständische und große Firmenkunden als auch an Privatnutzer.

    Die Entstehung von ecoDMS beginnt im Jahre 2004 mit der Planung und Umsetzung einer Software für die digitale Posteingangsbearbeitung eines Großkunden durch die applord GmbH. Auf Basis der langjährigen Erfahrung in den Bereichen Dokumentenarchivierung und Workflow hat applord das gewünschte Projekt erfolgreich umgesetzt und den ecoDMS Server entwickelt. Dieser bildet heute die Grundlage des Dokumenten-Management-Systems ecoDMS.

    Der große Zuspruch und ein stetig wachsender Kundenstamm haben schließlich die ecoDMS GmbH ins Leben gerufen. Am 01.10.2014 haben die beiden Geschäftsführer Michael Schmitz und Helge Lühmann die ecoDMS GmbH in Aachen als neue Säule der applord Holding Europe eröffnet. Sämtliche Vertriebsrechte des Software-Pakets „ecoDMS“ hat die applord GmbH auf die ecoDMS GmbH übertragen. Inzwischen erfreut sich das IT-Unternehmen europaweit an tausenden, zufriedenen Nutzern. Über die Hälfte davon sind Geschäftskunden unterschiedlichster Branchen und Größen.

    Die ecoDMS-Produktfamilie wird stetig mit leistungsstarker, praxisgerechter, leicht zu bedienender und preislich erschwinglicher Software erweitert:
    ecoDMS: Dokumenten-Management-System um alle Daten/ Informationen/ Dokumente zu archivieren, verwalten und finden
    ecoWORKZ: Smarte Workflows und ein Videochat für ecoDMS
    ecoMAILZ: Automatisches E-Mailarchiv für alle ein- und ausgehenden E-Mails inkl. Anhänge
    ecoWorkflow: Automatisierung beliebiger Unternehmensprozesse

    Mit einzigartigen Entwicklungs-, Vertriebs- und Preismodellen hebt sich die ecoDMS GmbH von den zahlreichen Mitbewerbern ab. Ein moderner Vertriebsweg, der umweltschonende Verzicht auf Datenträger und Postversand sowie der Verzicht auf Fremdlizenzen ermöglichen besonders faire Preise. Die Kosten für die Vollversionen der Software sind einmalig in der Branche.

    Der Verkauf erfolgt bei der ecoDMS GmbH über das Internet. Mit ein paar Mausklicks können die Kunden bargeldlos Lizenzen und Support im Online Shop erwerben. Die Zustellung erfolgt nach abgeschlossener Zahlung schnell und umweltschonend per E-Mail.

    Vor dem Kauf können sich die Benutzer auf der ecoDMS-Webseite ausführlich informieren. Jegliche Vertriebs-, Preis- und Produktinformationen sind hier abrufbar. Die kostenlosen Handbücher beschreiben die Installationsschritte, Einstellungen und Funktionen der Standard-Produkte im Detail.

    Außerdem gibt es kostenlose Videos und Demoversionen für einen unverbindlichen Softwaretest unserer Standard-Produkte.

    Die ecoDMS GmbH hat Ihren Firmensitz im nordrhein-westfälischen Aachen in Deutschland. Zusammen mit den Firmen applord aus dem deutschen Nordrhein-Westfalen und applord Information Technologies aus dem österreichischen Kärnten bildet ecoDMS den starken Leistungsverbund der applord Unternehmensgruppe (applord Holding Europe GmbH). Alle Firmen agieren europaweit.

    Die applord Unternehmensgruppe steht für hochmoderne und ausgereifte IT. Angefangen von der Entwicklung individueller Softwarelösungen, über die Bereitstellung standardisierter Softwareanwendungen bis hin zur Abwicklung großer IT Projekte, vereint die applord Unternehmensgruppe ein breites Leistungsspektrum.

    Kontakt
    ecoDMS GmbH
    Ellen Merkelbach
    Dresdener Straße 1
    52068 Aachen
    +49 241 47 57 235
    news@ecodms.de
    https://www.ecodms.de

    Die Bildrechte liegen bei dem Verfasser der Mitteilung.

  • Neues Video Tutorial: ecoDMS Einrichtung nach Maß leicht gemacht

    Neues Video Tutorial: ecoDMS Einrichtung nach Maß leicht gemacht

    In diesem Video Tutorial wird eine Auswahl von Einstellungsmöglichkeiten für die Klassifizierung und Benennung von Dokumenten mit ecoDMS gezeigt.

    Aachen, im Oktober 2021. Für das Dokumenten-Management-System ecoDMS (burns) hat die ecoDMS GmbH aus Aachen heute ein neues Video Tutorial im offiziellen YouTube-Kanal veröffentlicht. Darin wird eine Auswahl von Einstellungsmöglichkeiten für die Klassifizierung und Benennung von Dokumenten mit ecoDMS gezeigt. Das Video kann kostenlos im YouTube Kanal von ecoDMS angesehen werden: https://www.youtube.com/playlist?list=PL7vZZTECufd4sbtrcGA7SqG9L76RQ0RFg

    ecoDMS ist ein einfach zu bedienendes und zugleich umfangreiches Werkzeug zum Digitalisieren, Archivieren, Teilen, Verwalten und Finden aller Dokumente am PC, Smartphone und Tablet. Der Einsatz von ecoDMS spart viel Zeit und Geld bei der täglichen Dokumentenablage, Informationsbeschaffung und bei der Bearbeitung relevanter Dateien.

    Das System kann individuell auf die eigenen Bedürfnisse eingerichtet werden. Der integrierte Einstellungsdialog von ecoDMS bietet vielfältige Konfigurationsmöglichkeiten. Als User mit Administratorrechten kann man den Einstellungsdialog direkt über die eigene Benutzeroberfläche aufrufen.

    Mit ecoDMS werden alle Strukturen einfacher und übersichtlicher. Denn Einträge wie Rechnungseingang, Rechnungsausgang, Lieferschein, Vertrag, Lohnabrechnung usw. legt man mit ecoDMS genau einmal an und zwar als Dokumentenart und nicht mehrfach für jeden Ordner als Unterordner. Diese Dokumentenarten helfen bei der konkreten Zuordnung der Dokumente und erleichtern das Wiederfinden der Dokumente. Das Video erklärt die Einrichtung und den Nutzen dieser Dokumentenarten.

    Im Folgenden wird das Anlegen der Ordnerstruktur erläutert. Das Video zeigt, wie die Strukturen optimal auf die eigenen Bedürfnisse eingerichtet werden können und wie man die Ordner mit Schlüsseln und Schlagwörtern weiter verfeinern kann.

    Nicht jeder Ordner ist für die Allgemeinheit bestimmt. Deshalb können für Ordner bei Bedarf eigene Zugriffsberechtigungen vergeben werden. Auf den Ordner und dessen zugeordnete Dokumente können dann nur die Benutzer zugreifen, die hier berechtigt sind. Für alle anderen sind die Ordner und deren Inhalte nicht sichtbar. Im Video wird auch diese Einstellung genauer erklärt.
    In ecoDMS sind drei Dokumentenstatus fest enthalten. Diese geben Auskunft über den Bearbeitungsstand von einem Dokument. Außerdem kann ein Status als Anstoß für einen Dokumenten-Workflow dienen. Wird einem Dokument z.B. der Status „zu bearbeiten“ zugeteilt und anschließend einer Benutzergruppe oder Person übergeben, erkennt der zuständige Mitarbeiter anhand des Status, dass es bearbeitet werden muss. Nach Abschluss der Arbeit kann der Status z.B. auf „erledigt“ gesetzt werden. Im Video werden die Einstellungen näher erläutert.

    Weiter geht es mit der Anlage eigener Klassifizierungsattribute. Neben den bereits vorgestellten Standardattributen wie Dokumentenarten, Ordner und Status, können weitere, individuelle Attribute generiert werden. Es gibt die Möglichkeit Freitext-Felder, Comboboxen, Checkboxen, Datumsfelder und Nummerische Felder anzulegen. Im Video wird das Anlegen genauer beschrieben.

    ecoDMS verfügt über verschiedene Funktionen zum Download und Teilen von Dokumenten. Für Vorgänge dieser Art können aussagekräftige Dateinamen vergeben werden. Für den Aufbau des Dateinamens stehen alle möglichen Klassifizierungsinformationen von ecoDMS und auch eigene Textfelder zur Verfügung. Die gewünschten Informationen braucht man lediglich in die gewünschte Reihenfolge bringen. Der Dateiname kann zum Beispiel das Archivierungsdatum, die Dokumentenart, den Ordnernamen, die DocID und einen eigens erstellten Text beinhalten. Im Video wird die Vergabe dieser globalen Dateinamen gezeigt.

    Diese und viele weitere Informationen rund um das Dokumenten-Management-System gibt es unter www.ecodms.de

    In der digitalen Welt und den damit verbundenen Richtlinien zur Aufbewahrung von Dateien, E-Mails, Dokumenten und Informationen erhält das elektronische Archiv sowie die Verwaltung dieser Daten/Dokumente einen immer höheren Stellenwert.

    Die ecoDMS GmbH bietet erstklassige Software zur Archivierung und Verwaltung von Dokumenten und zur Automatisierung von Unternehmensabläufen an. Mit besonders fairen Preismodellen und benutzerfreundlichen, individuell anpassbaren Softwareanwendungen richtet sich das Unternehmen sowohl an kleine, mittelständische und große Firmenkunden als auch an Privatnutzer.

    Die Entstehung von ecoDMS beginnt im Jahre 2004 mit der Planung und Umsetzung einer Software für die digitale Posteingangsbearbeitung eines Großkunden durch die applord GmbH. Auf Basis der langjährigen Erfahrung in den Bereichen Dokumentenarchivierung und Workflow hat applord das gewünschte Projekt erfolgreich umgesetzt und den ecoDMS Server entwickelt. Dieser bildet heute die Grundlage des Dokumenten-Management-Systems ecoDMS.

    Der große Zuspruch und ein stetig wachsender Kundenstamm haben schließlich die ecoDMS GmbH ins Leben gerufen. Am 01.10.2014 haben die beiden Geschäftsführer Michael Schmitz und Helge Lühmann die ecoDMS GmbH in Aachen als neue Säule der applord Holding Europe eröffnet. Sämtliche Vertriebsrechte des Software-Pakets „ecoDMS“ hat die applord GmbH auf die ecoDMS GmbH übertragen. Inzwischen erfreut sich das IT-Unternehmen europaweit an tausenden, zufriedenen Nutzern. Über die Hälfte davon sind Geschäftskunden unterschiedlichster Branchen und Größen.

    Die ecoDMS-Produktfamilie wird stetig mit leistungsstarker, praxisgerechter, leicht zu bedienender und preislich erschwinglicher Software erweitert:
    ecoDMS: Dokumenten-Management-System um alle Daten/ Informationen/ Dokumente zu archivieren, verwalten und finden
    ecoWORKZ: Smarte Workflows und ein Videochat für ecoDMS
    ecoMAILZ: Automatisches E-Mailarchiv für alle ein- und ausgehenden E-Mails inkl. Anhänge
    ecoWorkflow: Automatisierung beliebiger Unternehmensprozesse

    Mit einzigartigen Entwicklungs-, Vertriebs- und Preismodellen hebt sich die ecoDMS GmbH von den zahlreichen Mitbewerbern ab. Ein moderner Vertriebsweg, der umweltschonende Verzicht auf Datenträger und Postversand sowie der Verzicht auf Fremdlizenzen ermöglichen besonders faire Preise. Die Kosten für die Vollversionen der Software sind einmalig in der Branche.

    Der Verkauf erfolgt bei der ecoDMS GmbH über das Internet. Mit ein paar Mausklicks können die Kunden bargeldlos Lizenzen und Support im Online Shop erwerben. Die Zustellung erfolgt nach abgeschlossener Zahlung schnell und umweltschonend per E-Mail.

    Vor dem Kauf können sich die Benutzer auf der ecoDMS-Webseite ausführlich informieren. Jegliche Vertriebs-, Preis- und Produktinformationen sind hier abrufbar. Die kostenlosen Handbücher beschreiben die Installationsschritte, Einstellungen und Funktionen der Standard-Produkte im Detail.

    Außerdem gibt es kostenlose Videos und Demoversionen für einen unverbindlichen Softwaretest unserer Standard-Produkte.

    Die ecoDMS GmbH hat Ihren Firmensitz im nordrhein-westfälischen Aachen in Deutschland. Zusammen mit den Firmen applord aus dem deutschen Nordrhein-Westfalen und applord Information Technologies aus dem österreichischen Kärnten bildet ecoDMS den starken Leistungsverbund der applord Unternehmensgruppe (applord Holding Europe GmbH). Alle Firmen agieren europaweit.

    Die applord Unternehmensgruppe steht für hochmoderne und ausgereifte IT. Angefangen von der Entwicklung individueller Softwarelösungen, über die Bereitstellung standardisierter Softwareanwendungen bis hin zur Abwicklung großer IT Projekte, vereint die applord Unternehmensgruppe ein breites Leistungsspektrum.

    Kontakt
    ecoDMS GmbH
    Ellen Merkelbach
    Dresdener Straße 1
    52068 Aachen
    +49 241 47 57 235
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  • Das neue ecoDMS: Leistungsstarke und günstige Software zur Digitalisierung und Archivierung

    Das neue ecoDMS: Leistungsstarke und günstige Software zur Digitalisierung und Archivierung

    Mit dem Dokumenten-Management-System ecoDMS können Aktenordner und der allgemeine Papierverbrauch auf ein Minimum reduziert werden.

    Das neue ecoDMS ist verfügbar. Damit beginnt die nächste Ära der modernen Digitalisierung und Archivierung von Dokumenten. Die Software räumt den Schreibtisch auf und bringt Ordnung ins Büro. Mit ecoDMS können Aktenordner und der allgemeine Papierverbrauch auf ein Minimum reduziert werden. Randvoll mit intuitiven Funktionen und einer neuen, modernen Benutzeroberfläche, bietet die Software eine Vielzahl von Optimierungen, die das Dokumenten-Management auf ein neues Niveau heben.

    ecoDMS ermöglicht die Ablage von Papierdokumenten, die durch das Einscannen von zum Beispiel Verträgen, Rechnungen, Kontoauszügen, Lieferscheinen etc. digitalisiert werden. Dokumente und Dateien, die bereits digital vorliegen oder über verschiedene, andere Wege eingehen, werden ebenfalls in der gleichen Datenbank abgelegt. Die Software vereint somit alle Dokumente und Informationen in einem zentralen, elektronischen Archiv. Angefangen von der Posteingangsbearbeitung eingescannter Dokumente, über die bequeme Ablage per Drag und Drop von beliebigen, bereits digitalen Dateien und der Bereitstellung verschiedener Plugins für Office- und E-Mail-Programme, lässt ecoDMS keine Wünsche offen.

    Mit ecoDMS kann viel Zeit und Geld gespart werden, weil alle Dokumente ganz schnell in einem Archiv zu finden sind. Papierloses Arbeiten von jedem Standort aus ist mit ecoDMS einfach und bequem möglich. Denn damit können Unternehmen auch im Homeoffice wie gewohnt auf alle geschäftsrelevanten Informationen zugreifen. Die zentrale und standortunabhängige Archivierung aller Informationen bietet allen autorisierten Benutzern Zugriff auf die gespeicherten Daten am Arbeitsplatz, von unterwegs aus und im Homeoffice. Die intuitiv bedienbaren Benutzeroberflächen für Desktop, Internetbrowser, Smartphone und Tablet machen es ganz leicht, alle Dokumente zentral zu speichern und zu verwalten.

    Gesetzes- und revisionskonform enthält ecoDMS ein professionelles Backup-System für die Datensicherung und Wiederherstellung. Als Einzelplatzlösung, in kleinen und großen Netzwerken, auf einem NAS und als Mietlösung bietet ecoDMS enorme Skalierbarkeit.

    Alle Unterlagen werden automatisch volltextindiziert und bei Bedarf vom System selbst klassifiziert und archiviert. Die integrierte, automatische Texterkennung (OCR „Tesseract“) und die Such- und Filterfunktionen machen die Recherche nach Dokumenten so einfach und schnell wie googeln.

    Eine Lizenz der Vollversion kostet einmalig 89 Euro inkl. 19% MwSt. pro gleichzeitiger Verbindung. Der Lizenzpreis beinhaltet einen Update-Zeitraum von 24 Monaten. Während dieser Zeit erhalten die Nutzer jegliche Software-Updates, die auch neue Funktionen beinhalten können. Nach Ablauf des Update-Zeitraums kann die Software selbstverständlich ohne Aufpreis weiterhin zeitlich unbegrenzt genutzt werden. Um weitere Updates einspielen zu können, kann der Update-Zeitraum nach Ablauf bei Bedarf verlängert werden.

    Dies ist nun ein kleiner Auszug der vielen Möglichkeiten mit ecoDMS. Eine kostenlose Testversion ist unter www.ecodms.de zum Download erhältlich. Damit kann ecoDMS für 30 Tage unverbindlich als Demoversion getestet werden. Für Privatleute ist die Software mit eingeschränktem Funktionsumfang dauerhaft als Free4Three Version kostenlos.

    Diese und weitere Informationen gibt es unter www.ecodms.de

    Über die ecoDMS GmbH
    In der digitalen Welt und den damit verbundenen Richtlinien zur Aufbewahrung von Dateien, E-Mails, Dokumenten und Informationen erhält das elektronische Archiv einen immer höheren Stellenwert. Die ecoDMS GmbH bietet erstklassige Archivierungssoftware für Firmen und Privatleute zu besonders fairen Konditionen an.

    Firmenprofil
    Die ecoDMS GmbH, mit Sitz im nordrhein-westfälischen Aachen (Deutschland), bietet Archivierungssoftware für Privatleute, kleine und mittelständische Unternehmen und für große Konzerne. Mit einem einzigartigen Entwicklungs- und Preismodell hebt sich die Softwarefirma bei den zahlreichen Mitbewerbern ab. Ein moderner Vertriebsweg, der umweltschonende Verzicht auf Datenträger und Postversand sowie der Verzicht auf Fremdlizenzen ermöglichen besonders faire Preise. Die Kosten für die Archivsysteme inklusive Volltexterkennung und jeglicher Plugins sind einmalig in der Branche.

    Die Entstehung von ecoDMS beginnt im Jahre 2004 mit der Planung und Umsetzung einer Software für die digitale Posteingangsbearbeitung eines Großkunden durch die applord GmbH. Auf Basis der langjährigen Erfahrung in den Bereichen Dokumentenarchivierung und Workflow hat applord das gewünschte Projekt erfolgreich umgesetzt und den ecoDMS Server entwickelt. Dieser bildet heute die Grundlage der ecoDMS Archivierungssoftware.

    Der große Zuspruch und ein stetig wachsender Kundenstamm haben schließlich die ecoDMS GmbH ins Leben gerufen. Am 01.10.2014 haben die beiden Geschäftsführer Michael Schmitz und Helge Lühmann die ecoDMS GmbH in Aachen als neue Säule der applord Holding Europe eröffnet. Sämtliche Vertriebsrechte des Software-Pakets „ecoDMS Archiv“ hat die applord GmbH auf die ecoDMS GmbH übertragen. Inzwischen erfreut sich das IT-Unternehmen europaweit an tausenden, zufriedenen Nutzern. Über die Hälfte davon sind Geschäftskunden unterschiedlichster Branchen und Größen.

    Zusammen mit den Firmen applord, appecon und applord Information Technologies bildet ecoDMS den starken Leistungsverbund der applord Holding Europe GmbH. Die Firmensitze in Deutschland und Österreich agieren europaweit. Die applord-Gruppe steht für hochmoderne und ausgereifte IT. Angefangen von der Entwicklung individueller Softwarelösungen, über die Bereitstellung standardisierter Softwareanwendungen bis hin zur Abwicklung großer IT Projekte, vereint die applord-Gruppe ein breites Leistungsspektrum.

    Einzigartiges Vertriebsmodell
    Der Verkauf erfolgt bei ecoDMS über das Internet. Mit ein paar Mausklicks können die Kunden bargeldlos Lizenzen und Support im Onlineshop erwerben. Die Zustellung erfolgt anschließend schnell und umweltschonend per E-Mail. Vor dem Kauf können sich die Benutzer auf der Herstellerwebseite ausführlich informieren. Jegliche Vertriebs-, Preis- und Produktinformationen sind abrufbar. Die Handbücher beschreiben die Installationsschritte, Einstellungen und Funktionen der Produkte im Detail. Außerdem gibt es kostenlose Videos und eine Demoversion.

    Kontakt
    ecoDMS GmbH
    Ralf Schmitz
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  • ecoDMS PDF-Editor: Archivierte PDFs mit individuellen Stempeln und Kommentaren versehen

    ecoDMS PDF-Editor: Archivierte PDFs mit individuellen Stempeln und Kommentaren versehen

    Der interne PDF-Editor von ecoDMS erlaubt es archivierte PDFs nachträglich mit Kommentaren und Bildern (z.B. Stempeln) zu versehen und als neue Version abzulegen.

    Aachen, im Dezember 2020. Mit ecoDMS digitalisieren, archivieren, verwalten und finden die Benutzer Dokumente schnell und einfach am PC, Smartphone und Tablet. Die Software bietet umfangreiche Funktionen wie zum Beispiel: Automatische Dokumentenablage und Sicherung, Filter- und Suchfunktionen (inkl. Volltextsuche), Export, Versionsverwaltung, PDF-Editor und vieles mehr. Den integrierten PDF-Editor stellt der Aachener Hersteller nun näher vor.

    Der PDF-Editor von ecoDMS erlaubt es, archivierte Dokumente nachträglich mit Annotationen zu versehen. So können auf PDF-Dateien beispielsweise Stempel aufgebracht werden, die den Bearbeitungsstand optisch verdeutlichen. Ein praktisches Beispiel hierfür wäre der bekannte Stempel „Geprüft am [DATUM] von [PERSON]“.

    Wird ein Dokument von der zuständigen Stelle im Unternehmen angesehen und entsprechend geprüft, kann im Anschluss ein virtueller Stempel aufgedruckt werden. Der Vorgang ähnelt dem herkömmlichen Stempeln mit Tinte. Nur erfolgt das Ganze hier per Mausklick über das Vorschaufenster des Dokuments im ecoDMS Client. Bei nicht abgeschlossenen Dokumenten gibt es hier einen „Bearbeiten-Button“, der den PDF-Editor startet. Der Stempel kann nun entweder aus einer Liste von Unternehmens-Vorlagen ausgewählt oder manuell für diesen Vorgang erstellt werden. Mit dem Speichern erzeugt ecoDMS automatisch eine neue Version des Dokuments. Darin ist der Stempel gespeichert. Wird das PDF geöffnet oder im Vorschaufenster angesehen, wird auch der Stempel angezeigt. Die ursprüngliche Originaldatei bleibt weiterhin erhalten und ist jederzeit über die Versionsverwaltung abrufbar.
    Das Aufbringen eines Stempels ist ein mögliches Beispiel für die Verwendung des PDF-Editors. Denn hiermit können beliebige Kommentare und Bilder auf PDF-Dateien gebracht werden. Die eingebauten Platzhalter im PDF-Editor unterstützen den Anwender beim Aufbringen wesentlicher Informationen. So können der Benutzername, das Datum und die Uhrzeit hinterlegt werden. Diese Informationen sind besonders praktisch bei der Erstellung von Vorlagen, denn sie werden beim Speichern automatisch vom System aufgefüllt. Grundsätzlich können die Vorlagen fertige Texte, Platzhalter und Grafiken beinhalten. Beispiele für die Nutzung von Platzhaltern wären für Rechnungen der Vermerk “ Bezahlt am um von “ oder bei einem Vertrag der Kommentar „Überprüft am um von „.

    Der PDF-Editor ist neben etlichen anderen Archivfunktionen fester Bestandteil der Vollversion. ecoDMS Version 18.09 (apu) ist für 89,- inkl. 19% MwSt. im ecoDMS Online Shop unter www.ecodms.de erhältlich. Diese und viele weitere Informationen rund um die Digitalisierung und Archivierung gibt es auf der Webseite der ecoDMS GmbH unter www.ecodms.de

    Über die ecoDMS GmbH
    In der digitalen Welt und den damit verbundenen Richtlinien zur Aufbewahrung von Dateien, E-Mails, Dokumenten und Informationen erhält das elektronische Archiv einen immer höheren Stellenwert. Die ecoDMS GmbH bietet erstklassige Archivierungssoftware für Firmen und Privatleute zu besonders fairen Konditionen an.

    Firmenprofil
    Die ecoDMS GmbH, mit Sitz im nordrhein-westfälischen Aachen (Deutschland), bietet Archivierungssoftware für Privatleute, kleine und mittelständische Unternehmen und für große Konzerne. Mit einem einzigartigen Entwicklungs- und Preismodell hebt sich die Softwarefirma bei den zahlreichen Mitbewerbern ab. Ein moderner Vertriebsweg, der umweltschonende Verzicht auf Datenträger und Postversand sowie der Verzicht auf Fremdlizenzen ermöglichen besonders faire Preise. Die Kosten für die Archivsysteme inklusive Volltexterkennung und jeglicher Plugins sind einmalig in der Branche.

    Die Entstehung von ecoDMS beginnt im Jahre 2004 mit der Planung und Umsetzung einer Software für die digitale Posteingangsbearbeitung eines Großkunden durch die applord GmbH. Auf Basis der langjährigen Erfahrung in den Bereichen Dokumentenarchivierung und Workflow hat applord das gewünschte Projekt erfolgreich umgesetzt und den ecoDMS Server entwickelt. Dieser bildet heute die Grundlage der ecoDMS Archivierungssoftware.

    Der große Zuspruch und ein stetig wachsender Kundenstamm haben schließlich die ecoDMS GmbH ins Leben gerufen. Am 01.10.2014 haben die beiden Geschäftsführer Michael Schmitz und Helge Lühmann die ecoDMS GmbH in Aachen als neue Säule der applord Holding Europe eröffnet. Sämtliche Vertriebsrechte des Software-Pakets „ecoDMS Archiv“ hat die applord GmbH auf die ecoDMS GmbH übertragen. Inzwischen erfreut sich das IT-Unternehmen europaweit an tausenden, zufriedenen Nutzern. Über die Hälfte davon sind Geschäftskunden unterschiedlichster Branchen und Größen.

    Zusammen mit den Firmen applord, appecon und applord Information Technologies bildet ecoDMS den starken Leistungsverbund der applord Holding Europe GmbH. Die Firmensitze in Deutschland und Österreich agieren europaweit. Die applord-Gruppe steht für hochmoderne und ausgereifte IT. Angefangen von der Entwicklung individueller Softwarelösungen, über die Bereitstellung standardisierter Softwareanwendungen bis hin zur Abwicklung großer IT Projekte, vereint die applord-Gruppe ein breites Leistungsspektrum.

    Einzigartiges Vertriebsmodell
    Der Verkauf erfolgt bei ecoDMS über das Internet. Mit ein paar Mausklicks können die Kunden bargeldlos Lizenzen und Support im Onlineshop erwerben. Die Zustellung erfolgt anschließend schnell und umweltschonend per E-Mail. Vor dem Kauf können sich die Benutzer auf der Herstellerwebseite ausführlich informieren. Jegliche Vertriebs-, Preis- und Produktinformationen sind abrufbar. Die Handbücher beschreiben die Installationsschritte, Einstellungen und Funktionen der Produkte im Detail. Außerdem gibt es kostenlose Videos und eine Demoversion.

    Kontakt
    ecoDMS GmbH
    Ralf Schmitz
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    52068 Aachen
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  • Archivierungssoftware zu fairen Preisen und mit optionalem Support

    Archivierungssoftware zu fairen Preisen und mit optionalem Support

    ecoDMS bietet Software zu absolut fairen und günstigen Preisen an. Support ist dabei optional und nicht verpflichtend.

    Aachen, im August 2020. Die ecoDMS GmbH aus Aachen bietet Software zur Digitalisierung, Archivierung und Automatisierung von Dokumentenprozessen für jedermann an. Dabei überzeugt das Unternehmen mit einem sehr fairen und günstigen Preismodell, das sowohl für die Softwareprodukte als auch für die optionalen Supportleistungen gilt.

    Tausende Geschäfts- und Privatkunden haben sich bereits von den vielen Vorteilen der ecoDMS-Produktfamilie überzeugt und diese seit vielen Jahren erfolgreich im Einsatz. Die Produktfamilie wird stetig weiterentwickelt. Dabei werden stets die Wünsche der Kunden, aktuelle Gegebenheiten und natürlich technische Neuerungen berücksichtigt.

    ecoDMS Archiv: Dokumenten-Management-System
    Mit dem ecoDMS Archiv bietet die ecoDMS GmbH das weltweit günstigste Archivsystem an. Es gilt als der Standard für eine plattformunabhängige, langfristige und revisionskonforme Archivierung von Dokumenten. Mit diesem modernen Archivsystem können jegliche Dokumente und Informationen am PC, Smartphone und Tablet eingescannt, archiviert, verwaltet und wiedergefunden werden. Via Desktop und Web Client kann in Sekundenschnelle auf das Archiv zugegriffen werden. Modernste Suchfunktionen machen die Dokumentensuche so einfach wie googeln. Die Software ist schnell installiert und einfach zu bedienen. Zudem arbeitet das ecoDMS Archiv gesetzes- und revisionskonform und beinhaltet ein professionelles Backup-System. Als Client-Server-System kann ecoDMS als Einzelplatzlösung und als Netzwerklösung mit Zugriff von verschiedenen Endgeräten auf den Server installiert werden. Die bereits siebte Generation der erfolgreichen DMS-Lösung heißt „ecoDMS Version 18.09 (apu)“. Diese ist seit Oktober 2018 auf dem Markt. Eine Lizenz der Vollversion kostet einmalig 74,79 EUR zzgl. der gesetzlichen MwSt. pro gleichzeitiger Verbindung. Für Privatnutzer gibt es darüber hinaus mit der Free4Three Edition eine abgespeckte, kostenlose Version des Dokumenten-Management-Systems.

    ecoMAILZ: Automatische E-Mailarchivierung
    Zur automatischen und gesetzeskonformen Archivierung von E-Mails haben die Aachener mit ecoMAILZ die optimale Softwarelösung. Mit der Einführung von ecoMAILZ können aktuelle und bestehende E-Mails inklusive deren Anhänge vollständig, sicher und direkt vom Mailserver archiviert werden. Das Startdatum der E-Mailarchivierung kann flexibel vom Nutzer festgelegt werden. Wer möchte kann ecoMAILZ auch direkt mit dem ecoDMS Archiv verschmelzen. Der Lizenzpreis von ecoMAILZ beträgt günstige 49,58 EUR netto zzgl. gesetzlicher MwSt. pro Benutzer. Im Preis inbegriffen ist ein 24-monatiger Bezug von Updates und Upgrades. Ein Benutzer kann zudem mehrere Postfächer archivieren und nutzen.

    ecoWORKZ: Abläufe in ecoDMS automatisieren
    Noch in diesem Jahr bekommt die Produktfamilie mit ecoWORKZ frischen Zuwachs. ecoWORKZ ist ein Plug-in zur dokumentenbasierten Zusammenarbeit und Automatisierung von Archivierungsvorgängen im ecoDMS Archiv. ecoWORKZ bietet tolle Funktionen zur digitalen Kommunikation und zum schnellen Austausch von Dokumenten und Informationen. Standortunabhängig können die Benutzer via Videochat kommunizieren. Dabei können Geschäftsprozesse und das Weitere Vorgehen zielgerichtet besprochen werden. Prozessrelevante Dokumente können zudem mit wenigen Mausklicks über ecoWORKZ zur Sichtung und Freigabe an die zuständigen MitarbeiterInnen weitergegeben werden. Dies ist nur ein kleiner Auszug der vielen Möglichkeiten mit ecoWORKZ. Die Veröffentlichung von ecoWORKZ ist für das 2. Halbjahr 2020 geplant. Der genaue Termin und weitere Produktdetails werden zeitnah bekanntgegeben.

    Support: Direkt vom Hersteller
    Support ist bei der ecoDMS GmbH völlig optional buchbar und absolut nicht verpflichtend. Ganz nach Bedarf kann Support in Anspruch genommen werden. Die günstigen Softwarepreise können verständlicherweise keine kostenlosen Zusatzleistungen wie zum Beispiel „Support durch die ecoDMS-Techniker“ enthalten. Das hat aber auch einen guten Grund: „Wer keinen Support benötigt, sollte auch nicht dafür zahlen müssen.“ Support kann bedarfsmäßig jederzeit in Form eines Support Pakets mit flexibel wählbaren Service Einheiten -zu ebenfalls sehr fairen Preisen- erworben werden. Mit dem Erwerb eines Support Pakets erhalten die Kunden Unterstützung via Telefon und E-Mail und das direkt vom Hersteller. Ein modernes „Prepraid-Prinzip“ erlaubt dabei die flexible Nutzung und Zusammenstellung der gewünschten Leistungen. Viele Fragen beantwortet darüber hinaus die kostenfreie ecoDMS-Wissensdatenbank. Hier werden kostenlose Tipps, Ratschläge, Produktdetails, FAQs und Support-Informationen rund um die Software und Dienstleistungen von ecoDMS veröffentlicht.

    Diese und weitere Informationen gibt es im Internet unter www.ecodms.de

    Über die ecoDMS GmbH
    In der digitalen Welt und den damit verbundenen Richtlinien zur Aufbewahrung von Dateien, E-Mails, Dokumenten und Informationen erhält das elektronische Archiv einen immer höheren Stellenwert. Die ecoDMS GmbH bietet erstklassige Archivierungssoftware für Firmen und Privatleute zu besonders fairen Konditionen an.

    Firmenprofil
    Die ecoDMS GmbH, mit Sitz im nordrhein-westfälischen Aachen (Deutschland), bietet Archivierungssoftware für Privatleute, kleine und mittelständische Unternehmen und für große Konzerne. Mit einem einzigartigen Entwicklungs- und Preismodell hebt sich die Softwarefirma bei den zahlreichen Mitbewerbern ab. Ein moderner Vertriebsweg, der umweltschonende Verzicht auf Datenträger und Postversand sowie der Verzicht auf Fremdlizenzen ermöglichen besonders faire Preise. Die Kosten für die Archivsysteme inklusive Volltexterkennung und jeglicher Plugins sind einmalig in der Branche.

    Die Entstehung von ecoDMS beginnt im Jahre 2004 mit der Planung und Umsetzung einer Software für die digitale Posteingangsbearbeitung eines Großkunden durch die applord GmbH. Auf Basis der langjährigen Erfahrung in den Bereichen Dokumentenarchivierung und Workflow hat applord das gewünschte Projekt erfolgreich umgesetzt und den ecoDMS Server entwickelt. Dieser bildet heute die Grundlage der ecoDMS Archivierungssoftware.

    Der große Zuspruch und ein stetig wachsender Kundenstamm haben schließlich die ecoDMS GmbH ins Leben gerufen. Am 01.10.2014 haben die beiden Geschäftsführer Michael Schmitz und Helge Lühmann die ecoDMS GmbH in Aachen als neue Säule der applord Holding Europe eröffnet. Sämtliche Vertriebsrechte des Software-Pakets „ecoDMS Archiv“ hat die applord GmbH auf die ecoDMS GmbH übertragen. Inzwischen erfreut sich das IT-Unternehmen europaweit an tausenden, zufriedenen Nutzern. Über die Hälfte davon sind Geschäftskunden unterschiedlichster Branchen und Größen.

    Zusammen mit den Firmen applord, appecon und applord Information Technologies bildet ecoDMS den starken Leistungsverbund der applord Holding Europe GmbH. Die Firmensitze in Deutschland und Österreich agieren europaweit. Die applord-Gruppe steht für hochmoderne und ausgereifte IT. Angefangen von der Entwicklung individueller Softwarelösungen, über die Bereitstellung standardisierter Softwareanwendungen bis hin zur Abwicklung großer IT Projekte, vereint die applord-Gruppe ein breites Leistungsspektrum.

    Einzigartiges Vertriebsmodell
    Der Verkauf erfolgt bei ecoDMS über das Internet. Mit ein paar Mausklicks können die Kunden bargeldlos Lizenzen und Support im Onlineshop erwerben. Die Zustellung erfolgt anschließend schnell und umweltschonend per E-Mail. Vor dem Kauf können sich die Benutzer auf der Herstellerwebseite ausführlich informieren. Jegliche Vertriebs-, Preis- und Produktinformationen sind abrufbar. Die Handbücher beschreiben die Installationsschritte, Einstellungen und Funktionen der Produkte im Detail. Außerdem gibt es kostenlose Videos und eine Demoversion.

    Kontakt
    ecoDMS GmbH
    Ralf Schmitz
    Dresdener Straße 1
    52068 Aachen
    0049 241 47572 01
    news@ecodms.de
    https://www.ecodms.de

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