Schlagwort: Online-Antrag

Anträge liegen vollständig sowie in einer besseren Qualität vor und können automatisch in das Fachverfahren übernommen werden. Lösung entlastet das Personal und verkürzt die Bearbeitungszeiten.

Stuttgart, 8. Februar 2021 – Die DSV Service, ein Tochterunternehmen der DSV-Gruppe (Deutscher Sparkassenverlag) und Expertin für Formularmanagement, hat für die Behörde für Umwelt, Klima, Energie und Agrarwirtschaft (BUKEA) der Freien und Hansestadt Hamburg Formulare zur Wasserrechtlichen Erlaubnis digitalisiert. Das führt zu vollständigen und qualitativ besseren Anträgen und damit deutlich verkürzten Bearbeitungszeiten.

Wird von Bauherren oder Unternehmen in welcher Form auch immer in Grundwasser eingegriffen, bedarf es dafür in der Regel einer Wasserrechtlichen Erlaubnis. In Hamburg ist für deren Erteilung die Behörde für Umwelt, Klima, Energie und Agrarwirtschaft zuständig.

Bisher mussten die Antragsteller dafür ein PDF-Formular ausdrucken, händisch ausfüllen und per Fax oder eingescannt per Mail verschicken. Bei der Behörde wurden die Daten aus dem Formular wiederum manuell erfasst und in das entsprechende Fachverfahren übertragen. Dieses Vorgehen war für alle Beteiligten äußerst aufwendig und zudem fehleranfällig.

Deshalb beauftragte die BUKEA die DSV-Service, einen Online-Dienst zu erstellen, mit dem der Vorgang für die Antragsteller optimiert wird und die notwendigen Daten digital vorliegen, um sie direkt in das Fachverfahren zum weiteren Bearbeiten übernehmen zu können. Insgesamt ging es dabei um acht Anträge, für die eine Formularanwendung sowie im Anschluss daran ein neu gesetztes PDF erstellt werden sollte.

Direktes Feedback für Antragsteller

Als Grundlage empfahl sich das in Hamburg bereits eingesetzte und – beispielsweise beim Mängelmelder Melde-Michel – bewährte Antrags- und Fallmanagement (AFM), das auf der Lösung cit intelliForm basiert. Damit wird der Antragsteller im Dialog durch seinen Antrag geführt – bekommt also beispielsweise nur die Felder angezeigt, die für ihn relevant sind. Er hat außerdem die Möglichkeit, sämtliche notwendigen Anlagen und Nachweise direkt online hochzuladen. Neben den Standard-Validierungen wie etwa Postleitzahl oder E-Mail-Adresse wird auch ein externes Straßenverzeichnis eingebunden und darüber geprüft, ob es sich bei der vom Antragsteller angegebenen Adresse für das Grundstück, auf dem das Vorhaben geplant ist, um eine korrekte Hamburger Adresse handelt oder ob der Nutzungsort in Hamburg liegt.

Der Antragsteller erhält schließlich unmittelbar online eine direkte Rückmeldung und einen Hinweis, falls das geplante Vorhaben an der vorgesehenen Stelle problematisch ist. Bevor der gesamte Antrag ausgefüllt wird, erfährt der Antragsteller hier also bereits vorab, ob eine Antragstellung überhaupt Sinn macht.

Ist der Antrag dann vollständig ausgefüllt und abgeschickt, wird er über eine Webschnittstelle medienbruchfrei direkt in das Fachverfahren übernommen. Der Fachbereich erhält eine entsprechende Information; er prüft und erteilt dann die abschließende Wasserrechtliche Erlaubnis – oder Ablehnung. Diese erhält der Antragsteller dann nach Wunsch entweder per Post oder E-Mail.

Mehr Servicequalität bei weniger Aufwand

„Wir haben hier eine echte Win-win-Situation für alle Beteiligten geschaffen“, erklärt Sven Hauenstein, Referatsleiter Projekt- und Prozessmanagement-Office bei der Behörde für Umwelt, Klima, Energie und Agrarwirtschaft der Freien und Hansestadt Hamburg. „Die Daten werden online geprüft, sind vollständig und fehlerfrei, erfüllen die Anforderungen des OZG und erhöhen deutlich die Benutzerfreundlichkeit für die Antragsteller.“

Mit der Digitalisierung der Formulare durch die DSV Service spart die Behörde enorme personelle sowie zeitliche Ressourcen. Und die qualitativ besseren und vollständigen Anträge führen zu deutlich weniger Rückfragen. Das ansprechende benutzerfreundliche Angebot sowie die spürbar schnelleren Bearbeitungszeiten verbessern zugleich die Servicequalität sowie die Außenwahrnehmung der Verwaltungsdienstleistung.

Eine ausführliche Beschreibung dieses und weiterer Projekte findet sich hier: https://dsv-service.de/references

Weitere Informationen zum Full-Service für Online-Formulare: https://dsv-service.de/onlineforms

Die DSV Service GmbH hat sich als Komplettanbieter auf die Konzeption, die Entwicklung, den Betrieb und die Vermarktung zukunftsfähiger Lösungen im Bereich Dokumenten- und Informationsmanagement spezialisiert. Mit viel Technik, Fachwissen und mehr als 85 Jahren Erfahrung in der Erstellung von Formularen pflegt die DSV Service mehr als 1.500 Formulare – zahlreiche davon als Online-Variante. Pro Jahr werden mehr als 1.000 Aktualisierungen bereitgestellt und die Online-Formulare über 280 Millionen Mal genutzt. Als spezialisiertes Tochterunternehmen des Deutschen Sparkassenverlags stellt sie für mehr als 370 Sparkassen und Landesbanken elektronische Formulare zur Verfügung. In Zusammenarbeit mit der Kohlhammer Unternehmensgruppe und dem Technologieanbieter cit bietet DSV Service Kommunalverwaltungen und Landesbehörden einen breiten Katalog an Online-Formularen für das Onlinezugangsgesetz (OZG) und andere E-Government-Vorhaben als Full-Service an. www.dsv-service.de

Ansprechpartner Unternehmenskommunikation:
Thilo Weinert, Leiter Unternehmenskommunikation DSV-Gruppe, Am Wallgraben 15, 70565 Stuttgart, Deutschland
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DSV Service wandelt mehr als 70 PDF-Formulare in moderne, nutzerfreundliche Formularanwendungen um. Fabrikmäßiger Ansatz entlastet die Verwaltungsmitarbeiter und sichert die Einhaltung gesetzlicher Standards.

Stuttgart, 25. November 2020 – Die DSV Service, ein Tochterunternehmen der DSV-Gruppe (Deutscher Sparkassenverlag) und Expertin für Formularmanagement, hat für die Senatsverwaltung für Wirtschaft, Energie und Betriebe Berlin mehr als 70 PDF-Formulare in moderne Formularanwendungen umgewandelt. Dadurch konnten die Benutzerfreundlichkeit des Berliner Portals für Antragsmanagement deutlich erhöht und die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Verwaltung entlastet werden.

Das Land Berlin ist mit seinem 2016 in Kraft getretenen E-Government-Gesetz, das in vielen Teilen deutlich über die Vorschriften des E-Government-Gesetzes des Bundes hinausgeht, einer der bundesweiten Vorreiter im E-Government. Um den Anforderungen des Berliner E-Government-Gesetzes gerecht zu werden und möglichst viele Formulare digital als interaktive Formularanwendungen anbieten zu können, mussten bei der Senatsverwaltung für Wirtschaft, Energie und Betriebe seit 2017 mehr als 70 PDF-Formulare in assistentengestützte Online-Formulare umgewandelt werden.

Eine enorme Aufgabe, die sich verwaltungsintern nahezu unmöglich neben dem regulären Tagesgeschäft bewältigen lässt. Die Berliner Wirtschaftsverwaltung beauftragte daher die DSV Service, die auf Basis der E-Government-Plattform cit intelliForm nun mehr als 70 Formulare in moderne Formularanwendungen umgewandelt hat. Die Bürgerinnen und Bürger können diese über das Service-Portal Berlin bzw. den Einheitlichen Ansprechpartner erreichen. Die Formularanwendungen sind in die Berliner IKT-Infrastruktur eingebunden und die eingegebenen Daten werden zur Weiterverarbeitung in die entsprechenden Fachverfahren übernommen. Die Vorbelegung von Datenfeldern aus dem Service-Konto und die Prüfung der Eingabe auf Plausibilität und Vollständigkeit erhöhen die Qualität der Anträge stark und verkürzen damit die Bearbeitungszeiten. Zudem wurden Antwortassistenten für die Verwaltungsmitarbeiter erstellt, deren Ergebnis dann an die Antragsteller übermittelt wird.

Die Senatsverwaltung und DSV Service legen bei der Zusammenarbeit viel Wert auf die Nutzung der technischen und fachlichen Standards des IT-Planungsrates wie beispielsweise XGewerbeanzeige. Damit wird nicht nur die Zukunftsfähigkeit der Lösungen sichergestellt, sondern auch die Aktualisierung bei gesetzlichen Änderungen kann einfacher erfolgen.

„Die Zusammenarbeit mit der DSV Service hat sich über mehrere Jahre kontinuierlich bewährt. Die Projektmitarbeiter haben sich schnell und kompetent in die Anforderungen eingearbeitet, eigene Verbesserungsvorschläge eingebracht und ein getestetes Produkt mit hoher Qualität termingerecht geliefert“, erklärt Carsten Heidebrecht, Einheitlicher Ansprechpartner Berlin bei der Senatsverwaltung für Wirtschaft, Energie und Betriebe. „Die Zuverlässigkeit der DSV Service in Bezug auf Testqualität und Termintreue sind herausragende Eigenschaften, die am Markt schwierig zu finden sind.“

„Mit unserem fabrikmäßigen Ansatz für die Erstellung moderner Online-Formulare spielen wir die Erfahrung aus dem Management tausender Formularausprägungen aus. Unsere Kunden profitieren so von unserer Kosteneffizienz ebenso wie von perfekt eingespielten Abläufen, die ein Höchstmaß an Qualität und Liefergeschwindigkeit erlauben“, erläutert Peter Höcherl, Leiter Forms Management und Software Development bei der DSV Service und Experte für digitale Verwaltungsprozesse.

Abgesehen von der deutlich gestiegenen Benutzerfreundlichkeit und Vereinfachung des Antragsmanagement-Portals sowie einer verbesserten Qualität der eingereichten Anträge erreicht die Berliner Wirtschaftsverwaltung mit dem Projekt insbesondere die Entlastung des vorhandenen Personals. Mit der Vergabe der Entwicklungs- und Testarbeiten an die DSV Service können sich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der IT auf die Weiterentwicklung des Systems in anderen Bereichen konzentrieren, ohne laufende Arbeiten unterbrechen zu müssen.

Eine ausführliche Beschreibung des Projektes findet sich hier: https://dsv-service.de/references

Weitere Informationen zum Full-Service für Online-Formulare: https://dsv-service.de/onlineforms

Die DSV Service GmbH hat sich als Komplettanbieter auf die Konzeption, die Entwicklung, den Betrieb und die Vermarktung zukunftsfähiger Lösungen im Bereich Dokumenten- und Informationsmanagement spezialisiert. Mit viel Technik, Fachwissen und mehr als 85 Jahren Erfahrung in der Erstellung von Formularen pflegt die DSV Service mehr als 1.500 Formulare – zahlreiche davon als Online-Variante. Pro Jahr werden mehr als 1.000 Aktualisierungen bereitgestellt und die Online-Formulare über 280 Millionen Mal genutzt. Als spezialisiertes Tochterunternehmen des Deutschen Sparkassenverlags stellt sie für mehr als 370 Sparkassen und Landesbanken elektronische Formulare zur Verfügung. In Zusammenarbeit mit der Kohlhammer Unternehmensgruppe und dem Technologieanbieter cit bietet DSV Service Kommunalverwaltungen und Landesbehörden einen breiten Katalog an Online-Formularen für das Onlinezugangsgesetz (OZG) und andere E-Government-Vorhaben als Full-Service an. www.dsv-service.de

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