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Wie sie gelingt und was dabei zu beachten ist

Die sich rasant entwickelnde Bedeutung von Management und Digitalisierung in Unternehmen hat zu einer logischen und realistischen Weiterentwicklung der heutigen Wirtschaftssituation geführt und die Geschäftsmodelle müssen den steigenden Erwartungen der Kunden angepasst und dynamischer gestaltet werden. Für Unternehmen stellt die Digitalisierung eine Herausforderung, aber auch eine große Chance dar. Durch die Automatisierung von Prozessen können wiederum Kosten gesenkt werden. Die Digitalisierung ermöglicht Firmen in vielen Bereichen flexibler, schneller und kommunikativer handeln zu können.

Was bedeutet Digitalisierung für eine GmbH und wie implementiert man digitale Strukturen?

Die erfolgreiche Umsetzung von Digitalisierung ist vom jeweiligen Unternehmen, dessen Branche und Unternehmenszielen sowie dem Mitwirken der Führungsetage und Mitarbeiter abhängig. Vor allem aber wird die Basis dieser aus vier Säulen gebildet:

– Führungskräfte und Mitarbeiter
– Kommunikation
-Prozesse bzw. Abläufe
-IT-Struktur

Abhängig von der Komplexität des umzusetzenden Themas empfiehlt es sich oft, neue Strukturen in kleineren Schritten umzusetzen, auch um das operative Tagesgeschäft nicht zu vernachlässigen und diesen Unternehmens-Change nicht zu hart umzusetzen.

Ein Ansatz ist, eine ausgewählte Abteilung im Unternehmen als „Prototyp“ zu nutzen. Nach einer erfolgreich durchgeführten Pilotphase sollte ein Review stattfinden, um erste Ergebnisse auswerten zu können und ggf. Maßnahmen daraus abzuleiten. Dabei sollte man den Mitarbeitern immer wieder kleine Pausen gönnen, um diese an die neue Situation zu gewöhnen.

Führungskräfte und Mitarbeiter

Bei der Digitalisierung geht es um weit mehr als neue Technologien. Daher stellt sich die Frage: Was müssen Führungskräfte und Mitarbeiter beachten und wie können sie dazu beitragen, dass das vermehrt virtuelle Zusammenarbeiten auf lange Sicht erfolgreich umgesetzt wird?

Mitarbeiterführung wird zu einer komplexen Hauptaufgabe in den heutigen, doch eher unsteten Zeiten. Mitarbeiter verlangen nach einem sicheren Umfeld. Demnach sollte man als Führungskraft Orientierung, Halt und Sinnhaftigkeit vermitteln. Neben den bisher traditionellen Heraus- und Anforderungen an die Führungskraft muss diese also auch Visionär und Mentor sein und Mitarbeiter auch bei zuweilen unvollständiger Informationslage durch ein gemeinsames Zielbild leiten. Das setzt digitale Affinität und ausgeprägte kommunikative Fähigkeiten voraus.

Doch auch Mitarbeiter haben einen Anteil an erfolgreicher Remote Arbeit. Im Home Office können sich die Grenzen zwischen Arbeit und Privatleben schnell überschneiden. Um eine gesunde Balance zu schaffen, lautet in erster Linie „Achtsamkeit“ in Bezug auf folgende Bereiche das Stichwort.

Ausstattung: Ist die nötige ergonomische und nicht gesundheitsschädliche Ausstattung vorhanden, denn auf Dauer sollte die Arbeit nicht am Küchentisch verrichtet werden? Hierbei ist zum Beispiel an eine spezielle augenschonende Arbeitsplatzbrille und einen hochfahrbaren Schreibtisch zu denken, um Augen und Rücken zu schonen.

Strukturen: Gibt es genug feste Pausen an der frischen Luft sowie geregelte Arbeitszeiten? Wie sieht das Überstundenkonto im Hinblick auf Mehrarbeit zu Hause aus?

Ernährung und Bewegung: Ist immer noch genug Bewegung im Alltag integriert oder mangelt es an dieser und einer ausgewogenen Ernährung? Trinke ich genug Wasser? Kostenlose Fitnessübungen gibt es mittlerweile auf Youtube, auch ein paar Dehnübungen sind schon hilfreich. Ein gutes Tool, um die eigene Bewegung im Auge zu behalten, ist ein Fitnesstracker wie zum Beispiel die Apple Watch. Sie erinnert Ihren Träger daran aufzustehen, tiefe Atemzüge zu nehmen und zu trainieren. Kurz gesagt: Achtsam mit seinem Körper umzugehen.

Stress: Die aktuelle Corona Krise hat das Thema „Home Schooling“ auf den Plan gerufen. Eltern, die zu Hause arbeiten, müssen zusätzlich Ihre Kinder betreuen und den Unterricht in der Schule ersetzen. Dies stellt eine große Belastung dar. Entspannungsübungen wie autogenes Training oder progressive Muskelentspannung können zusätzlich zum Spaziergang an der frischen Luft helfen, neue Energie zu tanken und den Kopf freizubekommen.

Affinität zur digitalen Veränderung: Um mit der Zeit zu gehen und flexibel zu bleiben, muss der Mitarbeiter dem oben genannten Prozess gegenüber offen sein und Lernbereitschaft zeigen. Das Unternehmen kann außerdem Weiterbildungskurse zum Thema Digitalisierung bezuschussen und anbieten.

Homeoffice-Führerschein (HOFü): Damit Führungskräfte und Mitarbeiter gesund und effektiv zusammenarbeiten können, benötigt es Rahmenbedingungen und eine einheitliche Führungskultur. Hier stehen Gesundheit, Arbeit und Familie sowie Technik und Datenschutz im Vordergrund.

Kommunikation

Mit der Kommunikation steht und fällt jede Beziehung ganz gleich, ob es sich dabei um private oder Geschäftsbeziehungen handelt. Im Zeitalter der Digitalisierung hat sich die Art und Weise, wie wir miteinander kommunizieren, stark gewandelt. Der persönliche Kontakt kommt im Home Office zu kurz. Jeder Einzelne kann jedoch dazu beitragen, dass ein gewisser Teamgedanke, die Corporate Identity bzw. die Solidarität und die Identifikation der Mitarbeiter mit dem Unternehmen nicht gänzlich abhandenkommen. Hier besteht die Möglichkeit, eine Teamkonferenz oder eine regelmäßige virtuelle Kaffeepause zu organisieren, damit der Kontakt in einem Team oder zwischen Mitarbeiter und Führungskraft immer aufrecht erhalten bleibt. Um die Beziehung zu pflegen und Empathie zu zeigen, sollte sich die Führungskraft hier nicht auf rein geschäftliche Themen beschränken und auch nach dem generellen Wohlbefinden und Gemütszustand der Mitarbeiter fragen. Das fördert Vertrauen, Kommunikation und Teamgeist und gibt jedem eine Plattform.

IT-Struktur

Um überhaupt von zu Hause arbeiten zu können, müssen strukturelle und zuerst vor allem technische Voraussetzungen geschaffen werden. Zunächst einmal muss der Mitarbeiter mit einem Laptop inklusive Dockingstation und wenn möglich einem Mobiltelefon ausgestattet werden. Eine stabile VPN-Verbindung (Virtuelles Privates Netzwerk) ist unabdingbar, um von extern auf den Firmenserver und dessen Laufwerke zugreifen sowie mit einigen Programmen arbeiten zu können. Die unternehmensweite Kommunikation sollte gerade jetzt weiterhin gewährleistet werden, z. B. über die Intranetseite der Firma. So kann sichergestellt werden, dass auch weiterhin alle Angestellten über wichtige Informationen wie beispielsweise Positionswechsel, Betriebsratsversammlungen, Serverumstellungen oder neue Programmeinführungen verfügen. Der sogenannte „IT-Helpdesk“ wird erfahrungsgemäß in Zeiten von Home Office vermehrt in Anspruch genommen und sollte gegebenenfalls dementsprechend personell aufgestockt werden, je nachdem wie groß das Unternehmen ist. Da auch in Zeiten von Corona in vielen Unternehmen neue Mitarbeiter eintreten und möglichst zeitnah effektiv arbeiten möchten, ist auch hier eine gut aufgestellte Grundstruktur unabdingbar. Bevor der neue Mitarbeiter an Bord kommt, sollten Hard- und Software, Berechtigungen und Programmeinführungen für das Home Office startklar sein und entsprechend störungsfrei genutzt werden können. Wer jetzt nicht seine starren IT-Ressourcen flexibler gestaltet, wird in naher Zukunft einen reibungslosen und sicheren IT-Betrieb nicht mehr gewährleisten können. Denn eins ist klar, in den kommenden Jahren wird sich weiterhin vieles ändern. Mit der digitalen Transformation ändern sich die Anforderungen an die IT-Infrastruktur auf allen Ebenen. Auf herkömmlichen IT-Architekturen lassen sich zum Beispiel elastische Cloud- bzw. Mobile Anwendungen nicht mehr betreiben. Zudem ist die hohe Innovationsgeschwindigkeit ein weiterer wichtiger Faktor, der die Infrastrukturen von morgen beschäftigt. Diese macht unter anderem auch die Modernisierung der Rechenzentren unverzichtbar.

Prozesse bzw. Abläufe

Welche Prozesse können überhaupt digitalisiert werden?

Akquise, Buchhaltung, Mitarbeiterführung, Projektmanagement, Kundenstammdaten, Warenwirtschaft und Logistik- für alle Prozesse eines Unternehmens gibt es digitale Lösungen, die wenig kosten und dabei helfen, flexibler und kommunikativer handeln zu können. Sie sorgen für schnellere und zuverlässigere Abläufe, bringen mehr Übersichtlichkeit und reduzieren die Fehlerquote. Es empfiehlt sich immer nur ein neues Tool zu testen und einzuführen, und wenn das läuft, mit dem nächsten weiterzumachen. Je größer die Firma, desto mehr Zeit sollte eingeplant werden. Um den Dschungel an Angeboten hunderter digitaler Tools zu durchblicken, sollte auf folgende drei Kriterien geachtet werden:

Mobile Version verfügbar: Mobile Programme können nicht nur von unterwegs mit dem Smartphone oder Tablet genutzt werden, sondern auch von unterschiedlichen Mitarbeitern an verschiedenen Orten. Heutzutage sind die Zeiten vorbei, in denen Programme einzig und allein auf einem festen Büro Rechner installiert sind.

Preis-Leistungs-Verhältnis: Mittlerweile gibt es auch für wenig Geld sehr gute Tools, mit denen sich auch komplexere Abläufe wie das Projektmanagement steuern lassen. Auch einen kostenlosen Probemonat kann man bei vielen Anbietern nutzen, sodass man zunächst testen kann, ob das Programm die geforderten Bedürfnisse abdeckt. Der danach zu zahlende monatliche Abo-Preis ist dann abhängig von der Zahl der Nutzer, sprich der Größe der Firma.

Cloud-basiert: Wer besonders sensible Daten verwaltet, sollte mehr Geld in die Hand nehmen und diese zusätzlich auf eigenen Servern lokal speichern. Davon abgesehen bedürfen Cloud-Lösungen aber keiner eigenen IT-Infrastruktur, da die Programme auf den Servern des Anbieters laufen, was zudem Kosten spart.

Das Thema der digitalisierten Unternehmensführung ist sehr komplex und muss auf das Unternehmen, die Mitarbeiter und Kunden abgestimmt sein. Hier ist eine ganzheitliche Betrachtung gefragt, welche individuell geplant sowie umgesetzt werden muss.

Die „WIMU Digital“ ist ein Business Partner mit dem Schwerpunkt Digitalisierung. Wir planen, steuern und begleiten komplexe Veränderungen, Restrukturierungs- und Neuausrichtungsmaßnahmen und realisieren diese gemeinsam in Ihrem Unternehmen, ob KMU´s oder Konzern. Besonders die sich rasant entwickelnde Bedeutung von Management und Digitalisierung in Unternehmen hat zu einer logischen und realistischen Weiterentwicklung der heutigen Wirtschaftssituation geführt und die Geschäftsmodelle müssen den steigenden Erwartungen der Kunden angepasst und dynamischer gestaltet werden.
Wir wollen direkt von der ersten Idee an bis hin zum Abschlussergebnis überzeugen. Dazu setzen wir unser UM-FLEX System® ein, um unsere Kompetenzen und Erfahrungen zu effizienten Lösungen zu bündeln und um für den Kunden einen messbaren Mehrwert generieren zu können.

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