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Schlagwort: Projekt-Controlling

  • Zeiterfassung und Projekt-Controlling: Mit drei guten Vorsätzen ins neue Jahr

    Zeiterfassung und Projekt-Controlling: Mit drei guten Vorsätzen ins neue Jahr

    Der Jahresanfang ist traditionell der Zeitpunkt der guten Vorsätze: Laut einer aktuellen Statista-Umfrage liegen die drei Vorsätze „Mehr Sport treiben“, „Gesünder ernähren“ und „Abnehmen“ auf den ersten drei Plätzen der am häufigsten in Deutschland genannten guten Vorsätze für das Jahr 2022. Grund genug, auch für die Bereiche Zeiterfassung und Projekt-Controlling drei Vorsätze zu formulieren, die sich Unternehmen in projektorientierten Branchen für das Jahr 2022 ganz oben auf ihre ToDo-Liste schreiben sollten.

    Vorsatz 1: Digitalisierung jetzt!
    Trotz Corona und trotz des bereits seit 2019 geltenden EuGH-Urteils zur digitalen Zeiterfassung scheinen viele Unternehmen in Deutschland noch immer nicht den Schritt in Richtung Digitalisierung vollzogen zu haben. Dies birgt auf der einen Seite rechtliche Risiken, auf der anderen Seite fehlt die gerade in Corona-Zeiten so wichtige Flexibilität und Effizienz. Doch unabhängig von der aktuellen Pandemie ist ein durchgängig digitalisierter Prozess für Zeiterfassung und Projekt-Controlling ein zentraler Erfolgsfaktor, wenn es darum geht, sich erfolgreich am Markt zu behaupten. Denn nur wenn die geleisteten Projektzeiten zeitnah mit wenigen Mausklicks in eine zentrale Plattform erfasst werden, können sie dem Auftraggeber auch zeitnah nachgewiesen und abgerechnet werden. Darüber hinaus erhält das Projektmanagement – ebenfalls per Mausklick – die erforderlichen Daten und Fakten zu Kapazitäten und Auslastung der einzelnen Projektteams.

    Vorsatz 2: Excel muss raus!
    Zumindest wenn es um den Einsatz als Hilfsmittel für Zeiterfassung und Projekt-Controlling geht. Projektzeiten in unterschiedliche Excel-Listen zu erfassen, die dann vom Projektmanagement oder der Buchhaltung manuell abgestimmt und aggregiert werden müssen, ist keine zeitgemäße Vorgehensweise mehr – und widerspricht im übrigen auch dem Vorsatz 1! Die Tatsache, dass das Erfassen von Projektzeiten von vielen Projektmanagern als lästige, weil zeitaufwändige Arbeit angesehen wird, hängt ebenfalls damit zusammen. Wer seinen Projektmitarbeitenden statt unzähliger Listen ein modernes, app-basiertes Tool zur Zeiterfassung an die Hand gibt, gewinnt nicht nur im Ansehen bei seinen Mitarbeitenden – in Zeiten des anhaltenden Fachkräftemangels ein nicht zu vernachlässigender Schritt. Der Einsatz eines solchen Tools führt darüber hinaus zu weniger Zeitaufwand und höherer Effizienz.

    Vorsatz 3: Ab in die Cloud!
    Zeiterfassung und Projekt-Controlling gehören zu den Unternehmensprozessen, bei denen es sinnvoll ist, sich nicht selbst um den Aufbau und Betrieb der Lösung zu kümmern, sondern die entsprechende Lösung als Service aus der Cloud zu beziehen. Gerade in der Zeiterfassung gibt es zahlreiche gesetzliche Vorgaben, die mit der entsprechenden Lösung abgedeckt werden müssen (Reisekosten, Verpflegungsmehraufwand, Mindestlohngesetz). Da macht es auf jeden Fall Sinn, sich auf eine markterprobte Lösung zu verlassen, die diese Themen abdeckt und kontinuierlich an den neuesten Stand der Rechtsprechung anpasst. Darüber hinaus spielen die drei „A“ des Cloud Computing (Anywhere, Anytime, Any device) gerade in den Bereichen Zeiterfassung und Projekterfassung eine zentrale Rolle, wenn zeit- und ortsunabhängig – also auch unterwegs oder im Home Office – auf die Anwendung und die damit verarbeiteten Daten zugegriffen werden kann.

    Der wichtigste Vorsatz: Die Vorsätze auch umsetzen!
    Das Phänomen ist bekannt. Im Januar sind die Abnehmkurse voll und die Anzahl der JoggerInnen, die sich über die einschlägigen Jogging-Routen quälen, ist besonders hoch. Im Februar flacht die Begeisterung dann sehr schnell ab und die guten Vorsätze sind bald vergessen.

    Mit dem Einsatz von ZEP erhalten Sie genau die Unterstützung, um sicherzustellen, dass Sie ihre Vorsätze 2022 für Zeiterfassung und Projekt-Controlling auch umsetzen.

    Einen Überblick über die Funktionen von ZEP finden Sie auf der ZEP-Webseite.

    Die provantis IT Solutions GmbH wurde im Jahr 2000 mit dem Ziel gegründet, eine webbasierte, branchenunabhängige Standardlösung für Zeiterfassung und Projekt-Controlling speziell in projektorientierten Dienstleistungsunternehmen zu entwickeln und zu vermarkten. Mit ZEP – Zeiterfassung für Projekte – wurde dieses Ziel erreicht.

    Heute ist ZEP bereits bei mehr als 1150 Unternehmen in Deutschland, Österreich und in der Schweiz tagtäglich erfolgreich im Einsatz. Hierzu gehören Betriebe, die Beratung oder Software-Entwicklung anbieten ebenso wie Ingenieure. Die Unternehmensgröße reicht dabei von Freiberuflern bis hin zu Unternehmen mit mehreren hundert Mitarbeitern.

    Weitere Informationen zu ZEP: https://www.zep.de

    Kontakt
    provantis IT Solutions GmbH
    Oliver Lieven
    Stuttgarter Straße 41
    71254 Ditzingen
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    Die Bildrechte liegen bei dem Verfasser der Mitteilung.

  • Die Zukunft der Arbeit ist hybrid: Auswirkungen auf Zeiterfassung und Projekt-Controlling

    Die Zukunft der Arbeit ist hybrid: Auswirkungen auf Zeiterfassung und Projekt-Controlling

    Aktuelle Prognosen zum Verlauf der weltweiten Corona-Pandemie schüren derzeit die Hoffnung, dass wir uns endlich auf eine „Nach-Corona“-Zeit einstellen können. Unternehmen beschäftigt in diesem Zusammenhang insbesondere die Frage: Wie wird die Arbeitswelt – Stichwort Homeoffice – in der Nach-Corona-Zeit aussehen?

    Home Office in der Vor-Corona-Zeit

    Blickt man zurück in die Vor-Corona-Zeit vor Ausbruch der Pandemie im Frühjahr 2020, so war das Arbeiten zuhause in der Regel ein Ausdruck von „Work-Life-Balance“ und so genannten „Wissens-arbeitenden (Knowledge Worker)“ vorbehalten. Darüber hinaus gab es bereits seit längerem die politische Forderung, insbesondere berufstätigen Frauen und Alleinerziehenden die Möglichkeit zu geben, ihre Arbeit auch im Homeoffice zu verrichten. Häufig standen diesem Wunsch auf Unternehmensseite rein technische Probleme gegenüber, weil z.B. kein externer Zugriff auf Unternehmensinformationen und -unterlagen möglich war. Auch das Thema BYOD („Bring Your Own Device), also der Einsatz privater Endgeräte (PC, Notebook, Tablet, Smartphone) für die Arbeit wurde häufig kritisch gesehen, da damit hohe Risiken für die IT-Sicherheit verbunden waren.

    Dennoch galt die Möglichkeit zur Homeoffice-Arbeit gerade in Branchen mit einem hohen Fachkräftemangel bereits vor Corona als wichtiger Aspekt für eine hohe Arbeitgeberattraktivität.

    In projektorientierten Branchen wie der Unternehmensberatung oder der Softwareentwicklung gehört das mobile Arbeiten – und damit auch die Möglichkeit, zu Hause zu arbeiten – dagegen schon seit längerem zum gewohnten Arbeitsalltag. Mitarbeitende in diesen Branchen waren und sind es seit Jahren gewohnt, vor Ort beim Kunden, unterwegs auf Reisen oder im Hotel oder eben am heimischen Schreibtisch zu arbeiten.

    Home Office in der Corona-Zeit: Die Kür wird zur Pflicht

    Die seit dem Ausbruch der Corona-Pandemie verhängten Lockdowns und Kontaktbeschränkungen zwangen die Unternehmen ab Frühsommer 2020 unter anderem dazu, ihre Mitarbeitenden – soweit möglich – von zu Hause aus arbeiten zu lassen. Und deshalb mussten dafür zuerst einmal die technischen Voraussetzungen geschaffen werden: Notebooks und Headsets waren monatelang ausverkauft, die Anbieter von Web Conferencing-Lösungen erlebten einen riesigen Ansturm und gehören damit sicher zu den Profiteuren der Krise. Für viele Arbeitnehmer bedeutete Homeoffice allerdings den täglichen Kampf mit dem Partner und/oder der Familie um die einzige Internetverbindung sowie das Arbeiten im Kinderzimmer oder am Küchentisch.

    Unternehmen in projektorientierten Branchen fiel der „erzwungene“ Umstieg aus den bereits genannten Gründen leicht. Wer bereits vor der Krise gewohnt war, mobil und damit auch von zu Hause aus zu arbeiten, kann dies natürlich auch in der Krise tun.

    Homeoffice in der Nach-Corona-Zeit

    Bereits in der Krise kündigten einige Großunternehmen wie die Internetkonzerne Google und Facebook oder der Versicherungskonzern Allianz („New Work Model“) an, Homeoffice als Arbeitsform auch nach der Krise beizubehalten bzw. endlich als gleichwertige Arbeitsform zum Arbeiten im Büro zu werten.

    Bei vielen Mitarbeitenden hat die Begeisterung für das daheim Arbeiten mittlerweile allerdings deutlich nachgelassen. Dies liegt zum einen an der bereits beschriebenen „Büro-Infrastruktur“ im Homeoffice, die häufig statt aus professioneller Büroeinrichtung, Kaffeeküche und Kantine aus Kinderzimmer, Esstisch, der eigenen Kaffeemaschine und dem privaten Kühlschrank besteht, zum anderen aber auch an einer immer höheren Web Conferencing-Müdigkeit. Denn das Winken über die Web Cam ersetzt nun einmal nicht den „Flurfunk“ oder das kurze Gespräch beim Mittagessen. Nach einer von der DAK-Krankenkasse 2021 veröffentlichten Studie war der ausschlaggebendste Nachteil von Homeoffice bei Befragten in Deutschland der fehlende Direktkontakt zu Kolleginnen und Kollegen.

    Und auch auf Arbeitgeberseite mehren sich die kritischen Stimmen zum Thema Homeoffice. So ergab eine Studie im Auftrag von Microsoft, dass ausschließliches Arbeiten zu Hause zu weniger Innovation und Produktivität führt. Als Hauptgrund für die Homeoffice-Nachteile wird auch in diesem Fall die fehlende direkte Kommunikation der Mitarbeitenden angegeben.

    Die Zukunft der Arbeit ist hybrid: Auswirkungen für Zeiterfassung und Projekt-Controlling

    Alle Prognosen weisen derzeit darauf hin, dass es zukünftig eine hybride Arbeitswelt geben wird, die nicht mehr starr in Arbeit im Büro und Arbeit zu Hause unterscheidet, sondern beide Arbeitsweisen ermöglicht. Ein Beitrag in der Wirtschaftswoche aus dem Mai 2021 zeigt anhand einiger bekannter Branchengrößen die große Bandbreite an Meinungen zum Thema Homeoffice: Homeoffice-„Gegner“ wie Netflix oder Goldman Sachs sind dort ebenso genannt wie Homeoffice-„Fans“ wie Porsche, Twitter oder Shopify. Letzterer hat im vergangenen Jahr seine Firmenzentrale im kanadischen Ottawa sogar komplett aufgelöst. Die meisten genannten Unternehmen – Microsoft, Amazon, Deutsche Bank, Allianz – gehen allerdings von einem hybriden Arbeitsmodell aus, bei dem Büropräsenz und Homeoffice miteinander verschmelzen. Am Ende, so wird beispielsweise Allianz Personalchefin Renate Wagner zitiert, zählen die „Bedürfnisse der Mitarbeiter“.

    Für projektorientierte Unternehmen bedeutet hybrides Arbeiten nach Corona dasselbe wie vor und während Corona: Home Office + Büro im Unternehmen + Vor-Ort beim Kunden.

    ZEP: Zeit- und ortsunabhängige Zeiterfassung und Projekt-Controlling für hybrides Arbeiten

    Damit stehen aber auch die Anforderungen für die Bereiche Zeiterfassung und Projekt-Controlling fest: Beides muss zeit- und ortsunabhängig möglich sein. Sowohl der einzelne Mitarbeitende als auch die Projekt-, Abteilungs- und Geschäftsleitung müssen in der Lage sein, unabhängig von ihrem Aufenthaltsort ihre Arbeitszeiten zu erfassen bzw. sich einen aktuellen und präzisen Überblick über alle laufenden Projekte zu verschaffen.

    Webbasierte Lösungen wie ZEP erfüllen diese Anforderungen in vollem Umfang und ermöglichen es damit, seinen Arbeitsplatz jederzeit flexibel zu wählen. Der Zugriff kann dabei über jedes Internetfähige Endgerät und jeden gängigen Internet-Browser erfolgen. Für die mobile Zeiterfassung über das iPhone/ Android Smartphone bietet ZEP die entsprechende mobile App ( https://www.zep.de/zusatzmodule/mobile.html).

    Fazit: Die Zukunft der Arbeit ist hybrid: Die Zukunft von Zeiterfassung und Projekt-Controlling ist webbasiert.

    Die provantis IT Solutions GmbH wurde im Jahr 2000 mit dem Ziel gegründet, eine webbasierte, branchenunabhängige Standardlösung für Zeiterfassung und Projekt-Controlling speziell in projektorientierten Dienstleistungsunternehmen zu entwickeln und zu vermarkten. Mit ZEP – Zeiterfassung für Projekte – wurde dieses Ziel erreicht.

    Heute ist ZEP bereits bei mehr als 1150 Unternehmen in Deutschland, Österreich und in der Schweiz tagtäglich erfolgreich im Einsatz. Hierzu gehören Betriebe, die Beratung oder Software-Entwicklung anbieten ebenso wie Ingenieure. Die Unternehmensgröße reicht dabei von Freiberuflern bis hin zu Unternehmen mit mehreren hundert Mitarbeitern.

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  • So klappt es mit der Digitalisierung bei Zeiterfassung und Projekt-Controlling

    So klappt es mit der Digitalisierung bei Zeiterfassung und Projekt-Controlling

    Viele Unternehmen stehen derzeit vor der Herausforderung Unternehmensprozesse zu digitalisieren. In projektorientierten Unternehmen gilt dies gerade auch für die Prozesse Zeiterfassung, Projekt-Controlling und Rechnungsstellung. Die Gründe sind vielfältig, die generelle Herausforderung lautet aber in den meisten Fällen: Wo fange ich an?

    Corona, New Work, EuGH-Urteil, XRechnung: Der Digitalisierungsdruck steigt

    Lange Zeit sah es so aus, als ob sich deutsche Unternehmen nur zögerlich an das Thema Digitalisierung heranwagen. „Never change a running system!“ bzw. „Das haben wir doch schon immer so gemacht“ lautete häufig die Devise. Mittlerweile gibt es aber eine Vielzahl unterschiedlichster Gründe, weshalb Unternehmen auch hierzulande förmlich „gezwungen“ sind, sich mit der Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse auseinanderzusetzen.

    Als häufigster Grund genannt werden die Auswirklungen der Corona-Krise: Pandemiebedingte Vorgaben und Maßnahmen wie Abstandsregeln im Unternehmen, Homeoffice-Pflicht und Reiseverbote lassen sich mit traditionellen Geschäftsprozessen, in deren Mittelpunkt das persönliche miteinander Reden und Arbeiten sowie der lokale Zugriff auf Unternehmensinformationen und -dokumente steht, schlicht nicht bewältigen. Und so führte Corona in vielen Fällen zu einer „Zwangsdigitalisierung“, die wie oft im Leben eine gute und eine schlechte Seite hat. Die schlechte Seite zuerst: Viele Unternehmen mussten so schnell auf die Vorgaben reagieren und waren so schlecht aufgestellt, dass die Digitalisierung „ad hoc“ anstatt „strategisch geplant“ erfolgte. Die gute Seite: Die Unternehmen haben in der Nach-Corona-Zeit die Möglichkeit, die getroffenen Maßnahmen nochmals zu überprüfen und zu optimieren, um am Ende als digitalisiertes Unternehmen besser auf zukünftige Herausforderungen vorbereitet zu sein.

    Neben Corona gibt es aber eine ganze Reihe weiterer Gründe und Aspekte, aus denen sich Unternehmen in Richtung Digitalisierung weiterentwickeln müssen. An dieser Stelle seien nur drei Beispiele genannt.

    Bereits vor Auftreten der Corona-Pandemie wurde intensiv über neue Arbeitsformen diskutiert: Stichwort New Work. Im Mittelpunkt stand dabei die Möglichkeit für den Arbeitnehmenden, Arbeitsort und Arbeitszeit frei zu wählen, und auch mobil oder von zuhause arbeiten zu können. In projektorientierten Unternehmen spielt gerade das mobile Arbeiten bereits seit vielen Jahren eine zentrale Rolle. In vielen Unternehmen gibt es die so genannte „4:1 Beraterwoche“: Vier Tage vor Ort beim Kunden, ein Tag im Büro oder Home Office. Eine zeitnahe und damit präzise Zeiterfassung ist in diesen Fällen nur möglich, wenn der Prozess digitalisiert erfolgt und die dafür erforderlichen Informationen und Unterlagen nicht manuell erfasst und/oder archiviert werden müssen. Und auch ein projektübergreifendes Projekt-Controlling wird deutlich erschwert, wenn dafür erst unzählige Projektlisten und Aufzeichnungen durchforstet werden müssen.

    Ein weiterer Grund, weshalb sich viele Unternehmen derzeit zwangsläufig mit dem Thema Digitalisierung der Zeiterfassung beschäftigen müssen, ist das EuGH-Urteil vom 14. Mai 2019. In diesem viel zitierten Urteil hatte der EuGH die Mitgliedsstaaten aufgefordert, Regelungen zu erlassen, mit denen sie die Arbeitgeber verpflichten, ein System einzurichten, mit dem die tägliche Arbeitszeit gemessen werden kann. Mittlerweile berufen sich erste Gerichte in Deutschland auf dieses Urteil und fordern vom Arbeitgeber eine digitalisierte Form der Zeiterfassung.

    Und noch ein „Digitalisierungstreiber“, dieses Mal im Bereich Abrechnung von Projektzeiten: Mit Inkrafttreten des E-Rechnungsgesetzes sind alle öffentlichen Auftraggeber (Staat, Länder, Kommunen) seit 27. November 2020 zum Empfang und zur Weiterverarbeitung von Rechnungen in elektronischer Form verpflichtet., Stichwort: XRechnung. Andere Formate dürfen seit diesem Zeitpunkt nicht mehr akzeptiert werden.

    Digitalisierung bei Zeiterfassung und Projekt-Controlling: Die Strategie der kleinen Schritte
    Unternehmen, die sich derzeit Gedanken über die Digitalisierung der Prozesse in den Bereichen Zeiterfassung und Projekt-Controlling Gedanken machen, sollten zuerst einmal überlegen, wie es gelingt, in kleinen Schritten vorzugehen und nicht gleich den großen „Digitalisierungswurf“ zu planen. Corona hat gezeigt, dass Unternehmen, die quasi über Nacht zur Digitalisierung gezwungen waren, um ihren Geschäftsbetrieb aufrecht zu erhalten, mittlerweile vor der fast noch größeren Herausforderung stehen, „Kinderkrankheiten“ auszumerzen.

    Ein erster Digitalisierungsschritt im Bereich Zeiterfassung könnte darin bestehen, die guten alten Excel-Listen“ durch eine professionelle Zeiterfassungslösung abzulösen. Dabei sollte vor allem darauf geachtet werden, dass diese Lösung cloudbasiert betrieben werden kann und/oder mobile Apps zur Verfügung stellt. Denn so ist dann auch ein orts- und zeitunabhängiger Zugriff auf die Anwendung und die damit bearbeiteten Informationen und Dokumente möglich. Da diese Lösungen in der Regel den Mitarbeitenden eine bessere User Experience bieten als eine Excel-Tabelle, erhöht die Akzeptanz im Unternehmen.

    Ähnliches gilt für den Bereich Projekt-Controlling: Eine professionelle Softwarelösung ermöglicht es dem Projektmanagement bzw. der Geschäftsleitung, sich per Mausklick einen stets aktuellen Überblick über die laufenden Projekte zu verschaffen. Dabei geht es zum einen über den aktuellen Projektstatus und die Mitarbeiterauslastung bei den entsprechenden Projekten, aber natürlich auch die Abrechnung der bereits geleisteten Projektarbeitsstunden.

    Aus diesem Grund macht es auch Sinn, Zeiterfassung, Projekt-Controlling und Abrechnung miteinander zu integrieren. Damit können die in der Zeiterfassung dokumentierten Zeiten automatisch in die Abrechnung übernommen und an den Kunden weitergeleitet werden. Und wenn es sich dabei um einen öffentlichen Auftraggeber handelt, sollte die Abrechnungslösung auf jeden Fall das XRechnung-Format unterstützen.

    Digitalisierung bei Zeiterfassung und Projekt-Controlling mit ZEP

    Wichtigster Baustein bei einer Digitalisierungsstrategie Lösung wie ZEP, die Digitalisierung überhaupt erst möglich macht und erste Digitalisierungsschritte erleichtert. Wichtige Funktionen dabei sind
    – Ein modularer Aufbau, der einen schrittweisen Einstieg ermöglicht
    – Cloudbasiertes Betriebsmodell und mobile Apps für orts- und zeitunabhängiges Arbeiten
    – Umfassende Reporting- und Dokumentationsfunktionen, auf die ebenfalls orts- und zeitunabhängig zugegriffen werden kann.

    Ein Überblick über die ZEP-Module steht auf der ZEP-Webseite ( https://www.zep.de/zusatzmodule.html) zur Verfügung.

    Die provantis IT Solutions GmbH wurde im Jahr 2000 mit dem Ziel gegründet, eine webbasierte, branchenunabhängige Standardlösung für Zeiterfassung und Projekt-Controlling speziell in projektorientierten Dienstleistungsunternehmen zu entwickeln und zu vermarkten. Mit ZEP – Zeiterfassung für Projekte – wurde dieses Ziel erreicht.

    Heute ist ZEP bereits bei mehr als 1150 Unternehmen in Deutschland, Österreich und in der Schweiz tagtäglich erfolgreich im Einsatz. Hierzu gehören Betriebe, die Beratung oder Software-Entwicklung anbieten ebenso wie Ingenieure. Die Unternehmensgröße reicht dabei von Freiberuflern bis hin zu Unternehmen mit mehreren hundert Mitarbeitern.

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  • Viel Homeoffice, aber wenig mobile Zeiterfassung

    Viel Homeoffice, aber wenig mobile Zeiterfassung

    Zu diesem Ergebnis kommt eine aktuelle Studie des INFORM Institut für Operations Research und Management, über die Markt und Mittelstand berichtete (https://www.marktundmittelstand.de/personal/viel-homeoffice-aber-wenig-mobile-zeiterfassung-1296921/). Ergebnis: Über alle Branchen hinweg setzen zwar 77 Prozent der befragten deutschen Unternehmen elektronische Zeiterfassung durchgehend ein, allerdings können nur 20 Prozent der Befragten diese Zeiten mobil erfassen. Gerade in Corona-Zeiten ist dies ein erschreckendes Ergebnis, das unter Umständen für die betroffenen Unternehmen auch rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen kann.

    Homeoffice in Corona-Zeiten: Lückenlose Zeiterfassung verpflichtend

    Grundlage für die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ist ein bereits 2019 durch den EuGH erlassenes Urteil. Der Gerichtshof entschied damals, dass die EU-Mitgliedsstaaten verpflichtet sind, Regelungen zu erlassen, mit denen sie die Arbeitgeber verpflichten, ein System einzurichten, mit dem die tägliche Arbeitszeit gemessen werden kann. Dies gilt auch und gerade für das Homeoffice. Nicht umsonst enthielt der eingangs erwähnte Gesetzentwurf die Verpflichtung, eine digitale Zeiterfassung für Heimarbeitsplätze vorzusehen.

    Mobile Zeiterfassung im Homeoffice mit ZEP

    Als cloudbasierte Zeiterfassungssoftware bietet ZEP auch Mitarbeitern zu Hause die Möglichkeit, ihre Arbeitszeiten über jedes internetfähige Endgerät (PC, Notebook, Tablet, etc.) in ZEP einzutragen und dem entsprechenden Projekt zuzuordnen. Darüber hinaus bietet ZEP zusätzlich mobile Apps für alle gängigen mobilen Betriebssysteme, so dass sogar ein Smartphone oder iPhone genügt, um der rechtlichen Verpflichtung zur Zeiterfassung gerecht zu werden.

    Rechtliche Konsequenzen nicht unterschätzen

    Dass Unternehmen gut daran tun, sich gerade jetzt in Zeiten mit einem hohen Homeoffice-Anteil ihrer Mitarbeiter mit dem Thema mobile Arbeitszeiterfassung zu beschäftigen, zeigt das Beispiel des Arbeitsgerichts Emden aus dem vergangenen Jahr. Gerade deshalb sehen auch Juristen derzeit „Handlungsbedarf für Arbeitgeber“.

    eccelerate GmbH: ZEP aus der Wolke

    Ein Unternehmen, das sich auf die mobilen Einsatzmöglichkeiten von ZEP verlässt ist die eccelerate GmbH, eine E-Commerce-Unternehmensberatung aus München „Der Vorteil der cloudbasierten Nutzung besteht für uns insbesondere in der zeit- und ortsunabhängigen Nutzung von ZEP durch unsere Berater. Sie sind damit in der Lage, sowohl im Büro, aber auch unterwegs oder – gerade in Corona-Zeiten sehr wichtig – zuhause im Homeoffice auf ZEP zuzugreifen und ihre Daten zu erfassen“, bestätigt Sigrid Schmid, Operations & Accounting Manager bei eccelerate.

    Der komplette Anwenderbericht steht auf der ZEP-Webseite zur Verfügung.

    Die provantis IT Solutions GmbH wurde im Jahr 2000 mit dem Ziel gegründet, eine webbasierte, branchenunabhängige Standardlösung für Zeiterfassung und Projekt-Controlling speziell in projektorientierten Dienstleistungsunternehmen zu entwickeln und zu vermarkten. Mit ZEP – Zeiterfassung für Projekte – wurde dieses Ziel erreicht.

    Heute ist ZEP bereits bei mehr als 900 Unternehmen in Deutschland, Österreich und in der Schweiz tagtäglich erfolgreich im Einsatz. Hierzu gehören Betriebe, die Beratung oder Software-Entwicklung anbieten ebenso wie Ingenieure. Die Unternehmensgröße reicht dabei von Freiberuflern bis hin zu Unternehmen mit mehreren hundert Mitarbeitern.

    Weitere Informationen zu ZEP: https://www.zep.de

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  • Befristete Absenkung des Umsatzsteuersatzes: Mit ZEP kein Problem

    Befristete Absenkung des Umsatzsteuersatzes: Mit ZEP kein Problem

    Um den Konsum in Zeiten der Corona-Krise anzukurbeln, hat die Bundesregierung Ende Juni 2020 beschlossen, die Mehrwertsteuer vorübergehend zu senken. Der allgemeine Mehrwertsteuersatz wurde zum 1. Juli von 19 auf 16 Prozent, der reduzierte Mehrwertsteuersatz von sieben auf fünf Prozent gesenkt. Die Maßnahme ist derzeit auf sechs Monate, also bis zum 31. Dezember 2020 begrenzt.

    Für Unternehmen mit projektorientierten Aufträgen besteht die Herausforderung seit 1. Juli 2020 insbesondere darin,

    – Projekte, die vor dem 1.7.2020 gestartet wurden und in den Zeitraum der Mehrwertsteuersenkung „hineinlaufen“
    – Projekte die im Zeitraum der Absenkung der Mehrwertsteuerabsenkung durchgeführt werden sowie
    – Projekte, die im Zeitraum der Absenkung beginnen und über das (derzeit geplante) Ende des Absenkungszeitraums am 31.12.2020 hinauslaufen

    korrekt zu erfassen und abzurechnen. Kunden der webbasierten Softwarelösung ZEP – Zeiterfassung für Projekte – stehen dazu mit der neuen Version 6.3.1 seit 1.7.2020 die entsprechenden Funktionen zur Verfügung.

    ZEP 6.3.1: Anpassungen zur befristeten Absenkung der Mehrwertsteuer zum 1.7.2020

    ZEP 6.3.1 enthält alle erforderlichen Anpassungen zur befristeten Absenkung des allgemeinen und ermäßigten Umsatzsteuersatzes zum 1. Juli 2020.

    So bietet das ZEP Faktura-Modul ( https://www.zep.de/zusatzmodule/faktura.html) für Rechnungsplanung und Rechnungsstellung ab sofort die folgenden für die Abrechnung der in ZEP erfassten Projektzeiten notwendigen Funktionen:

    – Vergabe des Mehrwertsteuersatzes je Rechnungsposition. Der für den Kunden relevante Steuersatz des Kunden kann als Vorbelegung definiert werden.
    – Funktion Massenoperation zum Ändern mehrerer Rechnungspositionen und neue Filteroptionen zur Änderung der Mehrwertsteuer und des entsprechenden Erlöskontos.
    – Automatische Anpassung aller geplanten und freigegebenen Rechnungspositionen bei Änderung des Steuersatzes eines Erlöskontos.
    – Erstellen von Rechnungen mit unterschiedlichen Mehrwertsteuersätzen.

    Das ZEP-Modul freie Mitarbeiter und Freelancer ( https://www.zep.de/zusatzmodule/freie_mitarbeiter.html) bietet ab sofort die Möglichkeit, die Änderung des Mehrwertsteuersatzes als Massenoperation durchzuführen.

    Die in ZEP verfügbare SOAP-Schnittstelle, die die Anbindung von ZEP an andere Software-Systemen (HR, CRM, Ticketing, Projekt-Controlling) ermöglicht, ist ab sofort in der Lage, die Mehrwertsteuer je Rechnungsposition abzufragen bzw. zu setzen.

    ZEP 6.3.1 steht seit 1. Juli 2020 für alle ZEP-Kunden zur Verfügung. Ein Überblick über alle Funktionen und Module von ZEP steht auf der ZEP-Webseite ( https://www.zep.de/zusatzmodule.html) zur Verfügung.

    Die provantis IT Solutions GmbH wurde im Jahr 2000 mit dem Ziel gegründet, eine webbasierte, branchenunabhängige Standardlösung für Zeiterfassung und Projekt-Controlling speziell in projektorientierten Dienstleistungsunternehmen zu entwickeln und zu vermarkten. Mit ZEP – Zeiterfassung für Projekte – wurde dieses Ziel erreicht.

    Heute ist ZEP bereits bei mehr als 900 Unternehmen in Deutschland, Österreich und in der Schweiz tagtäglich erfolgreich im Einsatz. Hierzu gehören Betriebe, die Beratung oder Software-Entwicklung anbieten ebenso wie Ingenieure. Die Unternehmensgröße reicht dabei von Freiberuflern bis hin zu Unternehmen mit mehreren hundert Mitarbeitern.

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