Schlagwort: Zeiterfassung

Im Rahmen der DIGItalisierung im Handwerk hat DIGI-Zeiterfassung ein Produkt geschaffen, bei der besonders auf Benutzerkomfort, Usability und Datensicherheit gelegt wurde.

Wie wäre es, wenn es keine handschriftlichen Regieberichte und Reparaturberichte mehr gäbe? Man könnte auf die oft unleserlichen Zettel verzichten, die auch noch aufwändig abgeschrieben und korrigiert werden müssen. Es würde viel Arbeit wegfallen und den Betrieben darüber hinaus auch noch jede Menge Zeit sparen!

Zukunftsmusik? Nein! Im Rahmen der DIGItalisierung im Handwerk hat DIGI eine neue App auf den Markt gebracht: die DIGI-FORM. Mit dieser App für das Smartphone ist es nun möglich, die bisherigen Formulare digital auf dem Tablet abzubilden und dort direkt auszufüllen. Der Clou daran ist, dass der Kunde direkt auf dem Tablet unterschreiben kann und dass er im Anschluss eine Kopie des unterschriebenen Berichts per E-Mail bekommt. Eine fantastische Lösung für die mobile Zeiterfassung.

Bei der Entwicklung des Produkts wurde das Augenmerk insbesondere auf Benutzerkomfort, Usability und Datensicherheit gelegt mit dem Ziel, aufwendige Installationen von Anwendungen auf Tablets und Smartphones zu umgehen.

Einer der Vorreiterbetriebe in Sachen Digitalisierung, der DIGIs Produktneuheit im Einsatz hat, ist die Firma Holzbau Schmäh. Noch bis vor wenigen Monaten wurden dort die Regieberichte per Hand ausgefüllt. Die oft kaum lesbaren Papiere wurden anschließend im Büro durchnummeriert, abgetippt und parallel noch eingescannt. Die eingescannten Dokumente erhielt dann der Kunde per E-Mail zur Unterschrift. Dieses aufwendige Procedere kostete teilweise bis zu 10-12 Stunden Arbeitszeit pro Woche. Zusätzlich war die Fehlerquote beim Abtippen relativ hoch, da die hand- schriftlichen Berichte oft schwer zu lesen waren. Verständnisprobleme konnten so mit den Handwerkern erst abends oder am nächsten Tag persönlich geklärt werden konnten! Es gab also Handlungsbedarf!

Der Familienbetrieb von Zimmermeister und Restaurator Sebastian Schmäh wird mittlerweile in der 6. Generation am Standort Meersburg geführt. Dort wird Holz von Meisterhand bearbeitet, sei es im Innenbereich (Trockenbau, Innenausbau, Dachfenster), im Außenbereich, wie z.B. Bedachung oder als kompletter Neubau oder im Bereich Modernisierung und Restaurierung von historischen, denkmalgeschützten Gebäuden.

Entlastung durch eine effiziente Zeiterfassung

Der mehrfach ausgezeichneter Betrieb von Herrn Schmäh wurde zuletzt mit dem Zukunftspreis 2017 der Handwerkskammer Ulm geehrt. Eine der bewerteten Kategorien war hier das Thema Digitalisierung: In diesem Bereich geht Holzbau Schmäh innovative Wege und hat sich bereits 2009 auf die digitale Zeiterfassung umgestellt. Herr Schmäh hat als erstes sein komplettes Team mit den robusten blauen DIGI-RAPORT-Geräten ausgestattet. Seitdem können die Mitarbeiter ihre Zeiten gleich vor Ort auftragsspezifisch erfassen. Nach Feierabend kommen die blauen Geräte in die Lade- und Datenübertragungsstation und die Zeitdaten werden automatisch an die Auswertungssoftware DIGI-SOLUTION-ONE weitergegeben.

Die Schmähs verlieren keine Zeit

Nach seinen ersten überzeugenden Erfahrungen mit der neuen Zeiterfassung von DIGI ging der preisgekrönte Holzbaubetrieb aus Meersburg 2014 noch einen Schritt weiter und hat die DIGI-RAPORT-Geräte durch die DIGI-WebApp, die moderne Zeiterfassung für das Smartphone, ergänzt. Die einfache Bedienung, die zahlreichen Zusatzfunktionen und die Tatsache, dass die Handwerker nun ihre „Zeiterfassungsgeräte“ in Form ihres Smartphones immer dabei haben, sorgten schnell für große Beliebtheit auf der Baustelle. Die Arbeitszeiten, Aufträge, Material und noch viele andere projektrelevante Zusatzinfos können hier samt Fotos gleich vor Ort dokumentiert werden. Die fast zeitgleiche Übertragung in die Auswertungssoftware DIGI-SOLUTION-ONE ist sichergestellt. Selbst dann, wenn die Mobiltelefone keinen Empfang haben, werden die eingegebenen Daten gesichert und mit Zeitverzögerung übertragen.

Selbst die letzten Zettel werden DIGItal

Wie ein Baum Jahr um Jahr wächst, so entwickelt sich auch der traditionsbewusste Familienbetrieb Schmäh. Der eingeschlagene Weg in Richtung Digitalisierung erwies sich für den Betrieb als goldrichtig. Nun werden noch die letzten Reste der fast schon altmodischen Zettelwirtschaft vollständig beseitigt. Den digitalen Weg geht das mehrfach ausgezeichnete Holzbauunternehmen mit seinem langjährigen Geschäftspartner, der DIGI-ZEITERFASSUNG GmbH und seinem innovativen Produkt „DIGI-FORM“. Dieser einzigartige neue Baustein der bekannten DIGI-WebApp ermöglicht über die Zeiterfassung hinaus die vollständige digitale Dokumentation, Bearbeitung und Archivierung von Regie- und Arbeitsberichten sowie Kundenformularen.

Die revolutionäre Veränderung durch DIGI-FORM

Anfang 2018 war es dann soweit: seitdem ist DIGI-FORM im Einsatz in dem Zimmereibetrieb am Bodensee und wird stufenweise erweitert. Die Erleichterung im Team ist gleich am Anfang zu spüren. Denn die von DIGI-Kunden so geschätzte einfache Installation und die übersichtliche Bedienung der Software machten den Einsatz auf der Baustelle zum Kinderspiel. In kürzester Zeit wird dieser neue Baustein der WebApp die früher so aufwendigen Abläufe des Betriebes grundlegend verändern. Das digitale Formular hat alle Eingabemöglichkeiten, wie sein Vorgänger auf Papier und noch viel mehr. Besonders schätzen die Handwerker die praktischen zeitsparenden Funktionen von DIGI-FORM, wie z.B. das Ausfüllen der Textfelder durch Diktieren oder auch die Unterschriftsmöglichkeit direkt aufm Tablet. Der ausgefüllte Regiebericht oder Kundenformular wird gespeichert und ist ab da an in der Auswertungssoftware DIGI-SOLUTION-ONE verfügbar. Die Kollegen im Büro können es entspannt als Duplikat per E-Mail direkt an den Bauherren versenden oder eben direkt weiterverarbeiten.

Nicht nur die Zimmermeister, Gesellen und Restauratoren auf der Baustelle genießen die nun vereinfachten bürokratischen Abläufe. Auch die Verwaltungskollegen im Büro schätzen die Vorteile des digitalen Formulars, das als Pdf in der Zeiterfassungssoftware DIGI-SOLUTION-ONE gleich zur Verfügung steht. Im Vergleich zu früher hat sich auch für sie im Büro etwas grundlegend verändert: Durch DIGI-FORM entfällt jetzt das lästige und zeitaufwendige Entziffern und Abtippen der Regieberichte. Die Rückverfolgung muss man nicht mehr begleiten, denn alles wird exakt dokumentiert. Das Einscannen ist jetzt auch nicht mehr nötig. Man spart enorme Menge an Arbeitszeit, die nun in anderen Bereichen eingesetzt werden kann. Die Kunden der Holzbaufirma Schmäh profitieren auch vom Einsatz des digitalen Formulars, zumal die Inhalte für die Regie- und Baustellenberichte einfacher und somit genauer vor Ort erfasst werden können und so keine wichtigen Informationen verloren gehen.

Alles verbunden – die Komplettlösung von DIGI bewährt sich

Durch die direkte Verbindung der Auswertungssoftware DIGI-SOLUTION-ONE mit der ERP-Software DIGI-ANNEXUS ist das kunden- bzw. auftragsbezogene Ablegen der ausgefüllten digitalen Formulare nur ein Mausklick entfernt. Sie werden in der Bürosoftware der Firma Schmäh unter dem Reiter „Raportarbeiten“ abgelegt und stehen immer leserlich und übersichtlich als Nachweis bzw. als Grundlage für die Erstellung weiterer relevanten Dokumente zur Verfügung. So zum Beispiel für die Erstellung von Rechnungen: hier gehen die Daten jetzt aus dem Regiebericht automatisch in die Rechnung, alles nur mit einem Klick – DIGItalisierung pur!
Herr Schmäh hat DIGIs Zeiterfassung bereits seit 2009 im Einsatz und ist „absolut überzeugt von der DIGI-Software“. Das System ist robust und besitzt zugleich eine intuitive Benutzerführung. Die DIGI-Produkte sind miteinander verbunden, greifen wie Zahnräder ineinander und entlasten seit 2009 sowohl das Holzbauteam als auch den Backoffice-Bereich der Firma Schmäh, damit weiterhin einzigartige Meisterwerke aus Holz entstehen können.

Überzeugen Sie sich selbst auf unseren Veranstaltungen:

– An unserem Stand auf dem Schreinertag Baden Württemberg am 22.09.2018 in Karlsruhe.

– An unserem Stand auf der Metallsoftware 2018 am 26.09.2018 in Oberhausen.

– An unserem Stand auf der 81fünf Jahrestagung 2018 vom 20.-22.09.2018 in Amsterdam (NL).

– An unserem Stand auf dem Rheinland-Pfälzischen Möbel- und Innenausbautag am 26.10.2018 in Mainz.

Wir freuen uns auf Sie!

Verantwortlicher für diese Pressemitteilung:

DIGI-Zeiterfassung
Herr Dieter Kutschus
Raiffeisenstr. 30
D-70794 Filderstadt
Deutschland

fon ..: +49 711 70960-0
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email : info@digi-zeiterfassung.de

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Werbeagentur Dreamland
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89520 Heidenheim

fon ..: 07321-342-660
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DIGI-ZEITERFASSUNG hat seinen Kunden auf der Messe Holz-Handwerk 2018 eine neu entwickelte App für die mobile Erfassung von Berichten und Formularen präsentiert.

Die neue App DIGI-FORM

Bei der Entwicklung dieses Produkts, das im Rahmen der Digitalisierung im Handwerk auf den Markt gebracht wurde, lag das Augenmerk insbesondere auf Benutzerkomfort, Usability und Datensicherheit. Das Ziel von DIGI-ZEITERFASSUNG war dabei, aufwendige Installationen von Anwendungen auf Tablets und Smartphones zu umgehen. Die DIGI-FORM macht das Ausfüllen und Abtippen von Berichten und Formulare überflüssig, die Mitarbeiter können die Daten schnell und einfach direkt am mobilen Endgerät erfassen und an den Kunden weitergeben. Dieser unterzeichnet direkt am Display des Tablets oder Smartphones und erhält die betreffenden Unterlagen als Kopie per Mail zugesandt.

Digitale Zeiterfassung – aus einer modernen Arbeitswelt nicht mehr wegzudenken

Schon seit einiger Zeit sind alte Systeme, wie beispielsweise Stechuhren, überholt – die Gegenwart und Zukunft der Registrierung im Arbeitsbereich trägt den Namen DIGItale Zeiterfassung. Die modernen Terminals mit ihrer digitalen Technik und die anwenderfreundlichen Software verwalten heute zugleich auch zahlreiche andere Bürotätigkeiten als nur die Arbeitszeiten. Dadurch wird ein wichtiger Beitrag zur Vereinfachung, Kontrolle und Effizienz der organisatorischen Abläufe in den Betrieben geleistet.

Während sich die stationäre Software-Lösung der DIGI-ZEITERFASSUNG GmbH, die DIGI-EVO III eher für jene Tätigkeitsfelder eignet, in denen die Mitarbeiter immer am gleichen Ort z.B. in einer Werkstatt tätig sind, wurde die mobile Variante für Mitarbeiter im Außendienst und Handwerker auf Montage oder auf der Baustelle entwickelt. Hierbei bietet DIGI gleich zwei Produkte für den Mann/die Frau unterwegs an:

1. Die DIGI-WebApp, bei der die Arbeitszeiten mittels Tablet oder Smartphone rasch und einfach unterwegs erfasst werden oder aber auch Fahrtwege registriert werden können.
2. Die DIGI-RAPORT-Geräte zeichnen sich durch ihre Robustheit und einfacher Bedienung aus und eignen sich somit hervorragend für den Einsatz z.B. auf der Baustelle.

Bei der digitalen Zeiterfassung werden die Daten und Arbeitszeiten der Mitarbeiter sinnvoll mit den relevanten Informationen des jeweiligen Unternehmens verknüpft und bestmöglich genutzt. Dem Arbeitgeber ist es dabei möglich, seine Ressourcen unkompliziert und effizient zu planen und zu verwalten.

Mobile Zeiterfassung – Innovation der Gegenwart und Produkt der Zukunft

Aus dem modernen Büroalltag jedes Unternehmens ist die virtuelle Zeiterfassung nicht mehr wegzudenken. Unterschiedliche Jobmodelle und Gleitzeit stellen Arbeitgeber vor ganz neue Anforderung im Umgang mit ihrem Mitarbeiter. Viele erledigen ihren Job teilweise im „Home Office“, das sich nicht zwangsläufig am Schreibtisch befinden muss. Andere sind auf Geschäftsreisen oder im Außendienst unterwegs. Hier müssen auch die Stunden beim Kunden sowie die Fahrtzeit als Arbeitszeit gelten und diese berücksichtigt werden. Eine effiziente Protokollierung ihrer Stunden war früher nur mit Notizen auf einem Zettel und späterer Übertragung auf ein Dokument im PC möglich.

Doch ab sofort gibt es dank der flexiblen und vielseitigen Softwarelösungen von DIGI-ZEITERFASSUNG mobile Begleiter, die in die Hosentasche oder in eine Handtasche passen und mit der Auswertungssoftware im Büro verbunden sind.

Mobile Berichtserfassung mit der App DIGI-FORM

Wie sähe es in der Welt des Handwerks aus, wenn keine Aufträge und Reparaturberichte mehr auf Papier existieren würden? Wenn die Mitarbeiter von beispielsweise Tischlereien, Schreinereien oder anderen Unternehmen in der Holzbranche auf das Ausfüllen von Protokollen und Formulare verzichten könnten? Es würde viel Arbeit wegfallen und den Betrieben darüber hinaus auch noch jede Menge Zeit sparen! Denn die Notizen müssten später – falls die rasch und aufgrund von Zeitmangel häufig schlampig aufgeschriebenen Daten doch noch lesbar sein sollten – auf dem PC in ein digitales Dokument getippt, nachbearbeitet und korrigiert werden. Und erst dann, Tage später, erhält der Kunde seinen Bericht.

Mit der App DIGI-FORM ist es möglich, die betreffenden Formulare direkt auf dem Display des mobilen Endgerätes abzubilden und dort auch auszufüllen. Der Vorteil dabei ist, dass der Kunde direkt auf diesem virtuellen Vordruck unterzeichnen kann und anschließend eine Kopie des mit seiner Unterschrift versehenen Berichts per Mail erhält.
Die Unternehmer, die bereits die Software DIGI-ANNEXUS verwenden, erfreuen sich noch weiterer Pluspunkte und erleben wahrhafte DIGItalisierung: Die mobil erfassten Daten, Texte wie auch Bilder wandern als Workflow direkt in die Rechnung – schnell und unproblematisch. Typisch DIGI!

Das Handling von DIGI-FORM ist ganz einfach: Der Nutzer installiert die App und registriert sich mit den vorgegebenen Login-Daten. Kurz darauf steht die Anwendung uneingeschränkt zur Verfügung.

DIGI-ANNEXUS (nicht nur) für Handwerksbetriebe

Die vielseitige und kostengünstige ERP-Software aus dem Hause DIGI macht Büroabläufe von Handwerkern transparent und planbar. Ihr modularer Aufbau macht diese Software einzigartig und ermöglicht eine individuelle Aufbau und Erweiterung je nach Kundenwunsch bzw. Begebenheiten vor Ort. Speziell Schreinern haben die neuen Funktionen der Bürosoftware ANNEXUS zahlreiche Vorteile zu bieten: Zusätzlich zu einer neu entwickelten virtuellen Stückliste steht den Holzbetrieben ab sofort eine Schnittstelle zur Schreinersoftware SWOOD zur Verfügung. Aber das ist noch nicht alles: Anlässlich der Messe Holz-Handwerk 2018 präsentierte das Unternehmen DIGI eine weitere Innovation, nämlich eine Anbindung an das Programm Schnitt Profi(t) von HOMAG.

Doch der Fachmann für virtuelle Lösungen im Unternehmensbereich hatte mit seiner Software DIGI-ANNEXUS auf der Holz-Handwerk noch einiges mehr vorzustellen: eine Funktion, die das Problem mit der Währungsvielfalt sowie der Multi-Lingualität, sprich der Anwendung von Fremdsprachen im Büroalltag zu beheben hilft. Diese neue Errungenschaft ist für Betriebe mit hohem Ausländeranteil von Bedeutung bzw. für eine Kundenakquise in anderen Ländern relevant und daher sicher einen wichtigen Schritt in Richtung Zukunft darstellt. Dank der genannten Option ist jeder Unternehmer in der Lage, die Erstellung von Angeboten und Rechnungen sowie die gesamte Korrespondenz in der jeweiligen Muttersprache des potenziellen Geschäftspartners durchzuführen.

Überzeugen Sie sich selbst und nehmen Sie Kontakt auf!

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