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Schlagwort: ZEP

  • Employer Branding: Höhere Arbeitgeberattraktivität durch Einsatz moderner Online-Tools

    Employer Branding: Höhere Arbeitgeberattraktivität durch Einsatz moderner Online-Tools

    In Zeiten eines branchenübergreifenden Fachkräftemangels spielt die Arbeitgeberattraktivität eine zentrale Rolle. Fachkräfte befinden sich derzeit in der Regel in der glücklichen Situation, aus einer Vielzahl an Jobangeboten auswählen zu können. Für die Arbeitgeber bedeutet dies, dass sie sich im „war for talents“ nur behaupten können, wenn sie sich erfolgreich gegen den Wettbewerb – dieser ist in der Regel nur einen Mausklick auf dem Jobportal entfernt – durchsetzen. Wie aktuelle Umfragen bestätigen, geht es den meisten Mitarbeitenden bei der Beurteilung der Attraktivität eines Arbeitgebers heute nicht mehr nur um einen krisensicheren Arbeitsplatz und ein attraktives Gehalt, sondern auch um eine moderne digitale Arbeitsumgebung, die mit moderner Technologie ausgestattet ist, die sie möglichst optimal bei ihrer Arbeit unterstützt.

    Zeiterfassung in projektorientierten Unternehmen: Ein notwendiges, aber lästiges Übel

    Dies gilt insbesondere für Arbeiten, die von den Mitarbeitenden eher als „notwendiges, aber lästiges Übel“ betrachtet werden. Ein gutes Beispiel gerade in Branchen mit Projektgeschäft wie der Unternehmensberatung, der IT-Branche oder Werbeagenturen ist die Zeiterfassung. Anders als in anderen Branchen arbeiten Mitarbeitende in der Regel während ihrer Arbeitszeit an unterschiedlichen Projekten und müssen diese Arbeitszeiten möglichst präzise und zeitnah erfassen und den entsprechenden Projekten zuordnen. Denn nur dann können sie auch präzise und zeitnah abgerechnet werden.

    In vielen Unternehmen erfolgt die Zeiterfassung auch heute noch auf klassischen Excel-Listen, die in der Regel einmal pro Woche befüllt und dann an die Projektleitung und/oder die Buchhaltung zur Abrechnung weitergeleitet werden. Dort werden die Daten dann überprüft und ggf. abgerechnet.

    Je größer das Projektvolumen und je größer die Anzahl der Projektbeteiligten, desto höher wird der Aufwand für das Erstellen, Abgleichen und Weiterverarbeiten der Projektzeiten. Denn alle Daten aus den diversen Excel-Listen müssen ja am Ende in eine entsprechende Fakturierungssoftware übertragen werden.

    Dass dies nicht immer reibungslos verläuft, bestätigt beispielsweise Elmar Weber, Chief Financial Officer bei EXTEDO, einem führenden Anbieter von Software-Lösungen und Consulting Services für den Bereich Zulassungen von Medikamenten, medizintechnischen Geräten sowie Pflanzenschutzmitteln: „Gerade das Aggregieren der zahlreichen Unterlagen am Monatsende, um daraus die Rechnungen erstellen zu können, erwies sich als sehr zeitaufwendig und fehleranfällig.“
    Auch bei Infocient Consulting, einem zertifizierten SAP Partner mit Themenschwerpunkt Business Intelligence, führte das kontinuierliche Projektwachstum dazu, dass die ursprünglich für Zeiterfassung und -abrechnung gewählte Kombination aus Excel-Listen und Rechnungssoftware irgendwann an ihre Grenzen stieß. Jochen Weintz, Gründer und Geschäftsführer von Infocient Consulting, erinnert sich: „Der bisherige weitgehend manuelle Workflow zur Zeiterfassung und -abrechnung erwies sich vor dem Hintergrund eines immer größeren Projektaufkommens und einer immer größeren Mitarbeiteranzahl als nicht mehr durchführbar. Schon bald kostete es uns „gefühlt“ einen ganzen Tag, allein um die für die Abrechnung erforderlichen Unterlagen zusammenzusammeln.“

    Die beiden Beispiele unterstreichen eindrucksvoll: Das manuelle Erfassen, Zusammentragen, Überprüfen und Abrechnen von Projektzeiten ist alles andere als attraktiv für die dafür verantwortlichen Mitarbeitenden und führt damit sicher nicht zu einer höheren Arbeitgeberattraktivität für die jeweiligen Unternehmen.

    Zeiterfassung und -abrechnung mit modernen Online-Tools

    Um den Prozess der Zeiterfassung und -abrechnung gerade in projektorientierten Unternehmen effizienter, einfacher und damit für die Mitarbeitenden attraktiver zu gestalten, helfen Cloud-basierte Software-Lösungen wie ZEP – Zeiterfassung für Projekte. Anstatt ihre Zeiten manuell in Excel-Listen eintragen zu müssen, erfassen die Projektbeteiligten diese einfach und schnell über eine webbasierte Benutzeroberfläche: Am PC, am Laptop oder auf dem Smartphone über die entsprechende App. Die für die Abrechnung verantwortlichen Mitarbeitenden können parallel auf diese Zeitdaten zugreifen, die bereits in der Software mit den entsprechenden Projekten verknüpft sind. Eine manuelle Zuordnung entfällt damit komplett. Und auch die Rechnungsstellung erfolgt auf Knopfdruck. Die Daten werden dazu einfach in das Zusatzmodul Faktura übernommen, Erstellen und Versand der entsprechenden Rechnungen erfolgen direkt aus dem Modul.

    Moderne IT-Technologie: Wichtige Voraussetzung für höhere Arbeitgeberattraktivität

    Wenn es also heute darum geht, Fachkräfte zu finden und an das Unternehmen zu binden, sollten Unternehmen alles daran setzen, diesen Fachkräften eine moderne, effiziente Arbeitsumgebung zu bieten, die insbesondere dazu beiträgt, lästige Routineaufgaben möglichst effizient und benutzerfreundlich zu gestalten. In projektorientierten Branchen gilt dies insbesondere für die Zeiterfassung und -abrechnung. Webbasierte Online-Tools wie ZEP leisten dabei einen essenziellen Beitrag.

    Weitere Beispiele für den Einsatz von ZEP in der Praxis finden Sie auf der ZEP-Webseite.

    Die provantis IT Solutions GmbH wurde im Jahr 2000 mit dem Ziel gegründet, eine webbasierte, branchenunabhängige Standardlösung für Zeiterfassung und Projekt-Controlling speziell in projektorientierten Dienstleistungsunternehmen zu entwickeln und zu vermarkten. Mit ZEP – Zeiterfassung für Projekte – wurde dieses Ziel erreicht.

    Heute ist ZEP bereits bei mehr als 1150 Unternehmen in Deutschland, Österreich und in der Schweiz tagtäglich erfolgreich im Einsatz. Hierzu gehören Betriebe, die Beratung oder Software-Entwicklung anbieten ebenso wie Ingenieure. Die Unternehmensgröße reicht dabei von Freiberuflern bis hin zu Unternehmen mit mehreren hundert Mitarbeitern.

    Weitere Informationen zu ZEP: https://www.zep.de

    Kontakt
    provantis IT Solutions GmbH
    Oliver Lieven
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    71254 Ditzingen
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    Die Bildrechte liegen bei dem Verfasser der Mitteilung.

  • Die Zukunft der Arbeit ist hybrid: Auswirkungen auf Zeiterfassung und Projekt-Controlling

    Die Zukunft der Arbeit ist hybrid: Auswirkungen auf Zeiterfassung und Projekt-Controlling

    Aktuelle Prognosen zum Verlauf der weltweiten Corona-Pandemie schüren derzeit die Hoffnung, dass wir uns endlich auf eine „Nach-Corona“-Zeit einstellen können. Unternehmen beschäftigt in diesem Zusammenhang insbesondere die Frage: Wie wird die Arbeitswelt – Stichwort Homeoffice – in der Nach-Corona-Zeit aussehen?

    Home Office in der Vor-Corona-Zeit

    Blickt man zurück in die Vor-Corona-Zeit vor Ausbruch der Pandemie im Frühjahr 2020, so war das Arbeiten zuhause in der Regel ein Ausdruck von „Work-Life-Balance“ und so genannten „Wissens-arbeitenden (Knowledge Worker)“ vorbehalten. Darüber hinaus gab es bereits seit längerem die politische Forderung, insbesondere berufstätigen Frauen und Alleinerziehenden die Möglichkeit zu geben, ihre Arbeit auch im Homeoffice zu verrichten. Häufig standen diesem Wunsch auf Unternehmensseite rein technische Probleme gegenüber, weil z.B. kein externer Zugriff auf Unternehmensinformationen und -unterlagen möglich war. Auch das Thema BYOD („Bring Your Own Device), also der Einsatz privater Endgeräte (PC, Notebook, Tablet, Smartphone) für die Arbeit wurde häufig kritisch gesehen, da damit hohe Risiken für die IT-Sicherheit verbunden waren.

    Dennoch galt die Möglichkeit zur Homeoffice-Arbeit gerade in Branchen mit einem hohen Fachkräftemangel bereits vor Corona als wichtiger Aspekt für eine hohe Arbeitgeberattraktivität.

    In projektorientierten Branchen wie der Unternehmensberatung oder der Softwareentwicklung gehört das mobile Arbeiten – und damit auch die Möglichkeit, zu Hause zu arbeiten – dagegen schon seit längerem zum gewohnten Arbeitsalltag. Mitarbeitende in diesen Branchen waren und sind es seit Jahren gewohnt, vor Ort beim Kunden, unterwegs auf Reisen oder im Hotel oder eben am heimischen Schreibtisch zu arbeiten.

    Home Office in der Corona-Zeit: Die Kür wird zur Pflicht

    Die seit dem Ausbruch der Corona-Pandemie verhängten Lockdowns und Kontaktbeschränkungen zwangen die Unternehmen ab Frühsommer 2020 unter anderem dazu, ihre Mitarbeitenden – soweit möglich – von zu Hause aus arbeiten zu lassen. Und deshalb mussten dafür zuerst einmal die technischen Voraussetzungen geschaffen werden: Notebooks und Headsets waren monatelang ausverkauft, die Anbieter von Web Conferencing-Lösungen erlebten einen riesigen Ansturm und gehören damit sicher zu den Profiteuren der Krise. Für viele Arbeitnehmer bedeutete Homeoffice allerdings den täglichen Kampf mit dem Partner und/oder der Familie um die einzige Internetverbindung sowie das Arbeiten im Kinderzimmer oder am Küchentisch.

    Unternehmen in projektorientierten Branchen fiel der „erzwungene“ Umstieg aus den bereits genannten Gründen leicht. Wer bereits vor der Krise gewohnt war, mobil und damit auch von zu Hause aus zu arbeiten, kann dies natürlich auch in der Krise tun.

    Homeoffice in der Nach-Corona-Zeit

    Bereits in der Krise kündigten einige Großunternehmen wie die Internetkonzerne Google und Facebook oder der Versicherungskonzern Allianz („New Work Model“) an, Homeoffice als Arbeitsform auch nach der Krise beizubehalten bzw. endlich als gleichwertige Arbeitsform zum Arbeiten im Büro zu werten.

    Bei vielen Mitarbeitenden hat die Begeisterung für das daheim Arbeiten mittlerweile allerdings deutlich nachgelassen. Dies liegt zum einen an der bereits beschriebenen „Büro-Infrastruktur“ im Homeoffice, die häufig statt aus professioneller Büroeinrichtung, Kaffeeküche und Kantine aus Kinderzimmer, Esstisch, der eigenen Kaffeemaschine und dem privaten Kühlschrank besteht, zum anderen aber auch an einer immer höheren Web Conferencing-Müdigkeit. Denn das Winken über die Web Cam ersetzt nun einmal nicht den „Flurfunk“ oder das kurze Gespräch beim Mittagessen. Nach einer von der DAK-Krankenkasse 2021 veröffentlichten Studie war der ausschlaggebendste Nachteil von Homeoffice bei Befragten in Deutschland der fehlende Direktkontakt zu Kolleginnen und Kollegen.

    Und auch auf Arbeitgeberseite mehren sich die kritischen Stimmen zum Thema Homeoffice. So ergab eine Studie im Auftrag von Microsoft, dass ausschließliches Arbeiten zu Hause zu weniger Innovation und Produktivität führt. Als Hauptgrund für die Homeoffice-Nachteile wird auch in diesem Fall die fehlende direkte Kommunikation der Mitarbeitenden angegeben.

    Die Zukunft der Arbeit ist hybrid: Auswirkungen für Zeiterfassung und Projekt-Controlling

    Alle Prognosen weisen derzeit darauf hin, dass es zukünftig eine hybride Arbeitswelt geben wird, die nicht mehr starr in Arbeit im Büro und Arbeit zu Hause unterscheidet, sondern beide Arbeitsweisen ermöglicht. Ein Beitrag in der Wirtschaftswoche aus dem Mai 2021 zeigt anhand einiger bekannter Branchengrößen die große Bandbreite an Meinungen zum Thema Homeoffice: Homeoffice-„Gegner“ wie Netflix oder Goldman Sachs sind dort ebenso genannt wie Homeoffice-„Fans“ wie Porsche, Twitter oder Shopify. Letzterer hat im vergangenen Jahr seine Firmenzentrale im kanadischen Ottawa sogar komplett aufgelöst. Die meisten genannten Unternehmen – Microsoft, Amazon, Deutsche Bank, Allianz – gehen allerdings von einem hybriden Arbeitsmodell aus, bei dem Büropräsenz und Homeoffice miteinander verschmelzen. Am Ende, so wird beispielsweise Allianz Personalchefin Renate Wagner zitiert, zählen die „Bedürfnisse der Mitarbeiter“.

    Für projektorientierte Unternehmen bedeutet hybrides Arbeiten nach Corona dasselbe wie vor und während Corona: Home Office + Büro im Unternehmen + Vor-Ort beim Kunden.

    ZEP: Zeit- und ortsunabhängige Zeiterfassung und Projekt-Controlling für hybrides Arbeiten

    Damit stehen aber auch die Anforderungen für die Bereiche Zeiterfassung und Projekt-Controlling fest: Beides muss zeit- und ortsunabhängig möglich sein. Sowohl der einzelne Mitarbeitende als auch die Projekt-, Abteilungs- und Geschäftsleitung müssen in der Lage sein, unabhängig von ihrem Aufenthaltsort ihre Arbeitszeiten zu erfassen bzw. sich einen aktuellen und präzisen Überblick über alle laufenden Projekte zu verschaffen.

    Webbasierte Lösungen wie ZEP erfüllen diese Anforderungen in vollem Umfang und ermöglichen es damit, seinen Arbeitsplatz jederzeit flexibel zu wählen. Der Zugriff kann dabei über jedes Internetfähige Endgerät und jeden gängigen Internet-Browser erfolgen. Für die mobile Zeiterfassung über das iPhone/ Android Smartphone bietet ZEP die entsprechende mobile App ( https://www.zep.de/zusatzmodule/mobile.html).

    Fazit: Die Zukunft der Arbeit ist hybrid: Die Zukunft von Zeiterfassung und Projekt-Controlling ist webbasiert.

    Die provantis IT Solutions GmbH wurde im Jahr 2000 mit dem Ziel gegründet, eine webbasierte, branchenunabhängige Standardlösung für Zeiterfassung und Projekt-Controlling speziell in projektorientierten Dienstleistungsunternehmen zu entwickeln und zu vermarkten. Mit ZEP – Zeiterfassung für Projekte – wurde dieses Ziel erreicht.

    Heute ist ZEP bereits bei mehr als 1150 Unternehmen in Deutschland, Österreich und in der Schweiz tagtäglich erfolgreich im Einsatz. Hierzu gehören Betriebe, die Beratung oder Software-Entwicklung anbieten ebenso wie Ingenieure. Die Unternehmensgröße reicht dabei von Freiberuflern bis hin zu Unternehmen mit mehreren hundert Mitarbeitern.

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  • Agiles Arbeiten im Projekt mit Scrum und ZEP

    Agiles Arbeiten im Projekt mit Scrum und ZEP

    Agiles Arbeiten bzw. Agilität im Projektmanagement steht für viele Unternehmen in projektorientierten Branchen ganz oben auf der Agenda. Methoden und Regelwerke wie Kanban oder Scrum bieten das theoretische Rüstzeug, bei der praktischen Umsetzung und Dokumentation helfen dann moderne Softwarelösungen wie ZEP.

    Agiles Arbeiten im Projekt: Ampelkreuzung vs. Kreisverkehr

    Agilität bzw. agiles Arbeiten gehört in vielen projektorientierten Branchen wie der Softwareentwicklung, dem Ingenieur- und Bauwesen oder der Unternehmensberatung zu den aktuellen Fokusthemen. Ziel ist es, bei Projekten agiler und damit reaktionsschneller und flexibler zu werden.
    Grundlage ist das bereits 2001 veröffentlichte agile Manifest, das ursprünglich für Softwareentwicklungsprojekte aufgestellt wurde und – in Abgrenzung zur traditionellen Projektarbeit – die folgenden vier Eckpfeiler definiert:

    1.Individuen und Interaktionen sind wichtiger als Prozesse und Werkzeuge
    2.Funktionierende Software ist wichtiger als eine umfassende Dokumentation
    3.Zusammenarbeit mit dem Kunden ist wichtiger als die Vertragsverhandlung
    4.Reagieren auf Veränderung ist wichtiger als das Befolgen eines Plans

    Überträgt man diese Leitsätze auf das konkrete Arbeiten im Projekt, so wird agiles Arbeiten in der Regel mit Kriterien wie eigenverantwortliches Arbeiten, Abbau von Hierarchien, kleinere Teams, höhere Beweglichkeit und Wendigkeit sowie einer schnellen Reaktionsfähigkeit auf Veränderungen gleichgesetzt. Eine Analogie, die den Unterschied zwischen agilem Arbeiten und traditioneller Projektarbeit veranschaulicht, ist der Vergleich einer Ampelkreuzung mit einem Kreisverkehr.

    Bei einer Ampelkreuzung gibt es Regeln, die von außen – durch die Verkehrsleitzentrale – aufgestellt wurden und die von jedem Verkehrsteilnehmer eingehalten werden müssen. Eigenverantwortliches Entscheiden ist nicht möglich. Unabhängig davon, ob man mitten in der Nacht allein oder in der „Rush Hour“ mit vielen anderen vor der Ampel steht, gelten immer dieselben Regeln. Fehlverhalten wird sanktioniert.
    Im Gegensatz dazu gibt es bei einem Kreisverkehr deutlich weniger Regeln, die aber allen Verkehrsteilnehmern bekannt sind. Diese können dann selbst entscheiden, ob und wann sie in den Kreisverkehr einfahren. In der Regel funktionieren Kreisverkehre deutlich sicherer, einfacher und schneller.

    Scrum: Frame Work für agiles Arbeiten

    Auf der Grundlage der eher allgemeinen Leitsätze für agiles Arbeiten wurden einige konkrete Arbeitsweisen und Methoden entwickelt. Zu den bekanntesten gehören z.B. Kanban, Extreme Programming oder Scrum.

    Scrum ist ein Regelwerk für die Vorgehensweise im Projekt- und Produktmanagement. Es wurde ursprünglich – analog zum agilen Manifest – für die Softwareentwicklung konzipiert, wird mittlerweile aber auch in vielen anderen Bereichen eingesetzt. Ziel ist es, eine Anleitung für agiles Arbeiten zu bieten, indem die Denkmuster und das Mindset, das hinter agilem Arbeiten steckt, in konkrete, umsetzbare Vorgaben und Regeln übernommen werden. Ausgangspunkt für die Arbeit mit Scrum sind die Rollen, die die einzelnen Projektbeteiligten im Projekt übernehmen. Scum unterscheidet dabei in Product Owner, Entwickler und Scrum Master mit unterschiedlichen Verantwortlichkeiten sowie externe Stakeholder wie z.B. Kunden, Anwender oder das Management. Der große Unterschied zur klassischen Projektarbeit besteht darin, dass die Projektverantwortung unter den einzelnen Rollen aufgeteilt wird und es keinen alleinigen Projektgesamtverantwortlichen mehr gibt.

    Das Projekt selbst wird in Scrum in unterschiedliche „Sprints“, also Arbeitsabschnitte, aufgeteilt, die mit einem Sprint Planning beginnen und einem Sprint Review bzw. einer Sprint Retrospektive enden. Ein weiterer wichtiger Scrum Baustein ist der Event, ein zeitlich klar begrenztes Meeting zwischen den Projektbeteiligten. Dokumentiert und archiviert werden Projekte in Scrum im Product Backlog, die jeweiligen Sprints im Sprint Backlog.

    Agiles Arbeiten mit Scrum und ZEP

    ZEP eignet sich sehr gut für agiles Projektmanagement und den Einsatz von Scrum. Zum Einsatz kommt dabei das ZEP Ticket System ( https://www.zep.de/zusatzmodule/ticket_system.html). Die in Scrum festgelegten Sprints können nämlich durch entsprechende Tickets oder Teilaufgaben im ZEP Zusatzmodul abgebildet werden. Sollen Stakeholder wie z.B. Kunden Zugriff auf die einzelnen Tickets erhalten, ist dies ebenfalls möglich. Analog zu den Scrum Backlogs bietet das ZEP Ticket System die Möglichkeit, auf Knopfdruck einen Projektplan mit einer Übersicht aller Tickets und Teilaufgaben abzurufen. Zur Dokumentation und Auswertung können Ticket-Übersichten – in der Scrum Welt würde man dann von Sprint Backlog sprechen – für das jeweilige Projekt oder projektübergreifend erstellt werden.

    Für weitere Fragen zum Einsatz des ZEP Ticket Systems bei Scrum Projekten steht das ZEP-Team jederzeit gerne zur Verfügung.

    Die provantis IT Solutions GmbH wurde im Jahr 2000 mit dem Ziel gegründet, eine webbasierte, branchenunabhängige Standardlösung für Zeiterfassung und Projekt-Controlling speziell in projektorientierten Dienstleistungsunternehmen zu entwickeln und zu vermarkten. Mit ZEP – Zeiterfassung für Projekte – wurde dieses Ziel erreicht.

    Heute ist ZEP bereits bei mehr als 1150 Unternehmen in Deutschland, Österreich und in der Schweiz tagtäglich erfolgreich im Einsatz. Hierzu gehören Betriebe, die Beratung oder Software-Entwicklung anbieten ebenso wie Ingenieure. Die Unternehmensgröße reicht dabei von Freiberuflern bis hin zu Unternehmen mit mehreren hundert Mitarbeitern.

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  • So klappt es mit der Digitalisierung bei Zeiterfassung und Projekt-Controlling

    So klappt es mit der Digitalisierung bei Zeiterfassung und Projekt-Controlling

    Viele Unternehmen stehen derzeit vor der Herausforderung Unternehmensprozesse zu digitalisieren. In projektorientierten Unternehmen gilt dies gerade auch für die Prozesse Zeiterfassung, Projekt-Controlling und Rechnungsstellung. Die Gründe sind vielfältig, die generelle Herausforderung lautet aber in den meisten Fällen: Wo fange ich an?

    Corona, New Work, EuGH-Urteil, XRechnung: Der Digitalisierungsdruck steigt

    Lange Zeit sah es so aus, als ob sich deutsche Unternehmen nur zögerlich an das Thema Digitalisierung heranwagen. „Never change a running system!“ bzw. „Das haben wir doch schon immer so gemacht“ lautete häufig die Devise. Mittlerweile gibt es aber eine Vielzahl unterschiedlichster Gründe, weshalb Unternehmen auch hierzulande förmlich „gezwungen“ sind, sich mit der Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse auseinanderzusetzen.

    Als häufigster Grund genannt werden die Auswirklungen der Corona-Krise: Pandemiebedingte Vorgaben und Maßnahmen wie Abstandsregeln im Unternehmen, Homeoffice-Pflicht und Reiseverbote lassen sich mit traditionellen Geschäftsprozessen, in deren Mittelpunkt das persönliche miteinander Reden und Arbeiten sowie der lokale Zugriff auf Unternehmensinformationen und -dokumente steht, schlicht nicht bewältigen. Und so führte Corona in vielen Fällen zu einer „Zwangsdigitalisierung“, die wie oft im Leben eine gute und eine schlechte Seite hat. Die schlechte Seite zuerst: Viele Unternehmen mussten so schnell auf die Vorgaben reagieren und waren so schlecht aufgestellt, dass die Digitalisierung „ad hoc“ anstatt „strategisch geplant“ erfolgte. Die gute Seite: Die Unternehmen haben in der Nach-Corona-Zeit die Möglichkeit, die getroffenen Maßnahmen nochmals zu überprüfen und zu optimieren, um am Ende als digitalisiertes Unternehmen besser auf zukünftige Herausforderungen vorbereitet zu sein.

    Neben Corona gibt es aber eine ganze Reihe weiterer Gründe und Aspekte, aus denen sich Unternehmen in Richtung Digitalisierung weiterentwickeln müssen. An dieser Stelle seien nur drei Beispiele genannt.

    Bereits vor Auftreten der Corona-Pandemie wurde intensiv über neue Arbeitsformen diskutiert: Stichwort New Work. Im Mittelpunkt stand dabei die Möglichkeit für den Arbeitnehmenden, Arbeitsort und Arbeitszeit frei zu wählen, und auch mobil oder von zuhause arbeiten zu können. In projektorientierten Unternehmen spielt gerade das mobile Arbeiten bereits seit vielen Jahren eine zentrale Rolle. In vielen Unternehmen gibt es die so genannte „4:1 Beraterwoche“: Vier Tage vor Ort beim Kunden, ein Tag im Büro oder Home Office. Eine zeitnahe und damit präzise Zeiterfassung ist in diesen Fällen nur möglich, wenn der Prozess digitalisiert erfolgt und die dafür erforderlichen Informationen und Unterlagen nicht manuell erfasst und/oder archiviert werden müssen. Und auch ein projektübergreifendes Projekt-Controlling wird deutlich erschwert, wenn dafür erst unzählige Projektlisten und Aufzeichnungen durchforstet werden müssen.

    Ein weiterer Grund, weshalb sich viele Unternehmen derzeit zwangsläufig mit dem Thema Digitalisierung der Zeiterfassung beschäftigen müssen, ist das EuGH-Urteil vom 14. Mai 2019. In diesem viel zitierten Urteil hatte der EuGH die Mitgliedsstaaten aufgefordert, Regelungen zu erlassen, mit denen sie die Arbeitgeber verpflichten, ein System einzurichten, mit dem die tägliche Arbeitszeit gemessen werden kann. Mittlerweile berufen sich erste Gerichte in Deutschland auf dieses Urteil und fordern vom Arbeitgeber eine digitalisierte Form der Zeiterfassung.

    Und noch ein „Digitalisierungstreiber“, dieses Mal im Bereich Abrechnung von Projektzeiten: Mit Inkrafttreten des E-Rechnungsgesetzes sind alle öffentlichen Auftraggeber (Staat, Länder, Kommunen) seit 27. November 2020 zum Empfang und zur Weiterverarbeitung von Rechnungen in elektronischer Form verpflichtet., Stichwort: XRechnung. Andere Formate dürfen seit diesem Zeitpunkt nicht mehr akzeptiert werden.

    Digitalisierung bei Zeiterfassung und Projekt-Controlling: Die Strategie der kleinen Schritte
    Unternehmen, die sich derzeit Gedanken über die Digitalisierung der Prozesse in den Bereichen Zeiterfassung und Projekt-Controlling Gedanken machen, sollten zuerst einmal überlegen, wie es gelingt, in kleinen Schritten vorzugehen und nicht gleich den großen „Digitalisierungswurf“ zu planen. Corona hat gezeigt, dass Unternehmen, die quasi über Nacht zur Digitalisierung gezwungen waren, um ihren Geschäftsbetrieb aufrecht zu erhalten, mittlerweile vor der fast noch größeren Herausforderung stehen, „Kinderkrankheiten“ auszumerzen.

    Ein erster Digitalisierungsschritt im Bereich Zeiterfassung könnte darin bestehen, die guten alten Excel-Listen“ durch eine professionelle Zeiterfassungslösung abzulösen. Dabei sollte vor allem darauf geachtet werden, dass diese Lösung cloudbasiert betrieben werden kann und/oder mobile Apps zur Verfügung stellt. Denn so ist dann auch ein orts- und zeitunabhängiger Zugriff auf die Anwendung und die damit bearbeiteten Informationen und Dokumente möglich. Da diese Lösungen in der Regel den Mitarbeitenden eine bessere User Experience bieten als eine Excel-Tabelle, erhöht die Akzeptanz im Unternehmen.

    Ähnliches gilt für den Bereich Projekt-Controlling: Eine professionelle Softwarelösung ermöglicht es dem Projektmanagement bzw. der Geschäftsleitung, sich per Mausklick einen stets aktuellen Überblick über die laufenden Projekte zu verschaffen. Dabei geht es zum einen über den aktuellen Projektstatus und die Mitarbeiterauslastung bei den entsprechenden Projekten, aber natürlich auch die Abrechnung der bereits geleisteten Projektarbeitsstunden.

    Aus diesem Grund macht es auch Sinn, Zeiterfassung, Projekt-Controlling und Abrechnung miteinander zu integrieren. Damit können die in der Zeiterfassung dokumentierten Zeiten automatisch in die Abrechnung übernommen und an den Kunden weitergeleitet werden. Und wenn es sich dabei um einen öffentlichen Auftraggeber handelt, sollte die Abrechnungslösung auf jeden Fall das XRechnung-Format unterstützen.

    Digitalisierung bei Zeiterfassung und Projekt-Controlling mit ZEP

    Wichtigster Baustein bei einer Digitalisierungsstrategie Lösung wie ZEP, die Digitalisierung überhaupt erst möglich macht und erste Digitalisierungsschritte erleichtert. Wichtige Funktionen dabei sind
    – Ein modularer Aufbau, der einen schrittweisen Einstieg ermöglicht
    – Cloudbasiertes Betriebsmodell und mobile Apps für orts- und zeitunabhängiges Arbeiten
    – Umfassende Reporting- und Dokumentationsfunktionen, auf die ebenfalls orts- und zeitunabhängig zugegriffen werden kann.

    Ein Überblick über die ZEP-Module steht auf der ZEP-Webseite ( https://www.zep.de/zusatzmodule.html) zur Verfügung.

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  • Viel Homeoffice, aber wenig mobile Zeiterfassung

    Viel Homeoffice, aber wenig mobile Zeiterfassung

    Zu diesem Ergebnis kommt eine aktuelle Studie des INFORM Institut für Operations Research und Management, über die Markt und Mittelstand berichtete (https://www.marktundmittelstand.de/personal/viel-homeoffice-aber-wenig-mobile-zeiterfassung-1296921/). Ergebnis: Über alle Branchen hinweg setzen zwar 77 Prozent der befragten deutschen Unternehmen elektronische Zeiterfassung durchgehend ein, allerdings können nur 20 Prozent der Befragten diese Zeiten mobil erfassen. Gerade in Corona-Zeiten ist dies ein erschreckendes Ergebnis, das unter Umständen für die betroffenen Unternehmen auch rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen kann.

    Homeoffice in Corona-Zeiten: Lückenlose Zeiterfassung verpflichtend

    Grundlage für die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ist ein bereits 2019 durch den EuGH erlassenes Urteil. Der Gerichtshof entschied damals, dass die EU-Mitgliedsstaaten verpflichtet sind, Regelungen zu erlassen, mit denen sie die Arbeitgeber verpflichten, ein System einzurichten, mit dem die tägliche Arbeitszeit gemessen werden kann. Dies gilt auch und gerade für das Homeoffice. Nicht umsonst enthielt der eingangs erwähnte Gesetzentwurf die Verpflichtung, eine digitale Zeiterfassung für Heimarbeitsplätze vorzusehen.

    Mobile Zeiterfassung im Homeoffice mit ZEP

    Als cloudbasierte Zeiterfassungssoftware bietet ZEP auch Mitarbeitern zu Hause die Möglichkeit, ihre Arbeitszeiten über jedes internetfähige Endgerät (PC, Notebook, Tablet, etc.) in ZEP einzutragen und dem entsprechenden Projekt zuzuordnen. Darüber hinaus bietet ZEP zusätzlich mobile Apps für alle gängigen mobilen Betriebssysteme, so dass sogar ein Smartphone oder iPhone genügt, um der rechtlichen Verpflichtung zur Zeiterfassung gerecht zu werden.

    Rechtliche Konsequenzen nicht unterschätzen

    Dass Unternehmen gut daran tun, sich gerade jetzt in Zeiten mit einem hohen Homeoffice-Anteil ihrer Mitarbeiter mit dem Thema mobile Arbeitszeiterfassung zu beschäftigen, zeigt das Beispiel des Arbeitsgerichts Emden aus dem vergangenen Jahr. Gerade deshalb sehen auch Juristen derzeit „Handlungsbedarf für Arbeitgeber“.

    eccelerate GmbH: ZEP aus der Wolke

    Ein Unternehmen, das sich auf die mobilen Einsatzmöglichkeiten von ZEP verlässt ist die eccelerate GmbH, eine E-Commerce-Unternehmensberatung aus München „Der Vorteil der cloudbasierten Nutzung besteht für uns insbesondere in der zeit- und ortsunabhängigen Nutzung von ZEP durch unsere Berater. Sie sind damit in der Lage, sowohl im Büro, aber auch unterwegs oder – gerade in Corona-Zeiten sehr wichtig – zuhause im Homeoffice auf ZEP zuzugreifen und ihre Daten zu erfassen“, bestätigt Sigrid Schmid, Operations & Accounting Manager bei eccelerate.

    Der komplette Anwenderbericht steht auf der ZEP-Webseite zur Verfügung.

    Die provantis IT Solutions GmbH wurde im Jahr 2000 mit dem Ziel gegründet, eine webbasierte, branchenunabhängige Standardlösung für Zeiterfassung und Projekt-Controlling speziell in projektorientierten Dienstleistungsunternehmen zu entwickeln und zu vermarkten. Mit ZEP – Zeiterfassung für Projekte – wurde dieses Ziel erreicht.

    Heute ist ZEP bereits bei mehr als 900 Unternehmen in Deutschland, Österreich und in der Schweiz tagtäglich erfolgreich im Einsatz. Hierzu gehören Betriebe, die Beratung oder Software-Entwicklung anbieten ebenso wie Ingenieure. Die Unternehmensgröße reicht dabei von Freiberuflern bis hin zu Unternehmen mit mehreren hundert Mitarbeitern.

    Weitere Informationen zu ZEP: https://www.zep.de

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  • EuGH Privacy Shield Urteil: Keine Gnadenfrist durch EU-Datenschützer

    EuGH Privacy Shield Urteil: Keine Gnadenfrist durch EU-Datenschützer

    Am 16 Juli 2020 war es soweit: Der Europäische Gerichtshof (EuGH) erklärte das bisher für den Datenverkehr zwischen Europa und den USA geltende Abkommen, den so genannten EU-US Privacy Shield, für ungültig. Begründung des EuGH: In den USA können die Unternehmen dazu verpflichtet werden, die – auch in Europa – generierten User-Daten US-Behörden wie der NSA oder dem FBI zur Verfügung zu stellen. Das sei aber mit dem geltenden EU-Datenschutz, insbesondere im Rahmen der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), nicht vereinbar. Der Rechtsschutz der europäischen Anwender könne nicht gewährleistet werden.

    Für Unternehmen, die Cloud Computing-Lösungen von US-amerikanischen Anbietern einsetzen, bedeutet dies, dass ihnen die Rechtsgrundlage für diese Nutzung entzogen wurde. Wer nun hoffte, dass es zumindest eine Übergangsfrist geben werde, bis es zur Umsetzung des Urteils kommt, wurde bereits eine Woche nach Veröffentlichung des Urteils eines Besseren belehrt.

    Keine Gnadenfrist durch EU-Datenschützer

    Bereits am 24.7.2020 berichtete heise.de, dass der „Europäische Datenschutzausschuss (EDSA) [..]Antworten zu den wichtigsten Fragen zu den Konsequenzen aus dem Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) zum Datentransfer in Länder außerhalb der EU („Schrems II“) gefunden habe . Laut den Aufsichtsbehörden in der EU gebe es keine „Gnadenfrist“ für Datenverarbeitungen auf Grundlage des vom EuGH für ungültig erklärten „Privacy Shield“.

    Unternehmen, so EDSA laut heise.de weiter, die noch unter dem transatlantischen Datenschutzschild personenbezogene Informationen aus der EU in die USA übermitteln, müssten ihre Praktiken „ohne Verzögerung“ umstellen, erläuterte der Bundesdatenschutzbeauftragte Ulrich Kelber. Andernfalls drohen auf Basis der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) saftige Sanktionen.

    Die im heise.de Beitrag angekündigten EDSA FAQs zu den Standardvertragsklauseln stehen mittlerweile auf der EDSA Webseite zum Download zur Verfügung.

    Einsatz von Cloud Computing-Lösungen: Sofort handeln

    Unternehmen, die Cloud Computing-Lösungen einsetzen, sollten also unbedingt sofort handeln und überprüfen, wo die Daten, die sie mit ihren cloudbasierten Lösungen verarbeiten, am Ende landen. Ansonsten riskieren sie die oben skizzierten Sanktionen. Besonders wichtig ist diese Überprüfung bei Cloud-Lösungen, die zwar von einem deutschen bzw. europäischen Anbieter angeboten, aber auf der Cloud-Plattform eines amerikanischen Cloud Service Providers (Amazon Web Services, Google Cloud, Microsoft Cloud, etc.) betrieben werden. Gerade in diesen Fällen muss sichergestellt sein, dass die Daten deutscher bzw. europäischer Nutzer nicht vom Plattform-Betreiber in die USA transferiert werden, z.B. im Zuge der Archivierung oder beim nächtlichen Backup. Denn genau dieser Transfer ist seit der EuGH-Entscheidung vom 16.7.2020 nicht mehr zulässig.

    Cloud Service Made in Germany: Beispiel ZEP – Zeiterfassung für Projekte

    Am besten ist es natürlich, auf einen Cloud Service Provider zu setzen, der von der EuGH-Entscheidung überhaupt nicht betroffen ist. Dies ist beispielsweise bei ZEP der Fall.

    – Der ZEP-Anbieter, die provantis IT Solutions GmbH, ist ein deutsches Unternehmen, das damit auch keinerlei Vorgaben von US-Behörden und/oder sonstigen behördlichen Stellen aus den USA erfüllen muss.
    – Die in ZEP erfassten und bearbeiteten Daten werden ausschließlich in deutschen Hochleistungsrechenzentren betrieben, die ihrerseits von deutschen Unternehmen betrieben werden. Damit findet zu keiner Zeit ein Datentransfer in die USA und/oder ein Drittland statt. Auch die Rechenzentrumsbetreiber unterliegen ausschließlich deutschem Recht bzw. den Vorgaben der DSGVO.

    Damit spielen weder die Privacy Shield-Verordnung noch deren Aufhebung durch den EuGH für ZEP-Nutzer eine Rolle.

    Weitere Informationen zum Thema Datensicherheit und Datenschutz bei der Nutzung von ZEP im Cloud Computing-Modell stehen auf der ZEP-Webseite zur Verfügung.

    Die provantis IT Solutions GmbH wurde im Jahr 2000 mit dem Ziel gegründet, eine webbasierte, branchenunabhängige Standardlösung für Zeiterfassung und Projekt-Controlling speziell in projektorientierten Dienstleistungsunternehmen zu entwickeln und zu vermarkten. Mit ZEP – Zeiterfassung für Projekte – wurde dieses Ziel erreicht.

    Heute ist ZEP bereits bei mehr als 900 Unternehmen in Deutschland, Österreich und in der Schweiz tagtäglich erfolgreich im Einsatz. Hierzu gehören Betriebe, die Beratung oder Software-Entwicklung anbieten ebenso wie Ingenieure. Die Unternehmensgröße reicht dabei von Freiberuflern bis hin zu Unternehmen mit mehreren hundert Mitarbeitern.

    Weitere Informationen zu ZEP: https://www.zep.de

    Kontakt
    provantis IT Solutions GmbH
    Oliver Lieven
    Stuttgarter Straße 41
    71254 Ditzingen
    +49 7156 / 43623-0
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  • Zeiterfassung in der Corona-Krise: Dank ZEP Clock ab sofort drei Monate kostenlos möglich

    Zeiterfassung in der Corona-Krise: Dank ZEP Clock ab sofort drei Monate kostenlos möglich

    provantis IT Solutions bietet Interessenten die webbasierte Zeiterfassung ZEP Clock für drei Monate und zehn Nutzer ab sofort kostenlos an

    Mit der Ausbreitung des Coronavirus in Deutschland ist die Anzahl der Home Office-Arbeitenden deutlich in die Höhe geschnellt. Dies beweist eine aktuelle Umfrage des Branchenverbands Bitkom. Doch auch im Home Office gilt: Alle Arbeitszeiten müssen zeitnah und präzise erfasst werden – damit sie dann auch abgerechnet werden können. Um gerade kleine Unternehmen dabei zu unterstützen, bietet die Firma provantis IT Solution ihre cloudbasierte Zeiterfassungslösung ZEP Clock ab sofort Interessenten und Neukunden für die Nutzung für bis zu zehn Benutzer drei Monate kostenfrei in Form einer auf 90 Tage verlängerten Testphase an.

    provantis-Geschäftsführer Oliver Lieven erklärt: „Die derzeitige Situation verlangt gerade kleinen Unternehmen alles ab. Dank Home Office gelingt es derzeit vielen Kleinunternehmen zumindest in projektorientierten Branchen noch, ihr Business aufrecht zu erhalten. Mit unserem Angebot möchten wir gerade diese Unternehmen dabei unterstützen, ihre Arbeitszeiten einfach, schnell und präzise zu erfassen. Damit sind sie besser in der Lage, die Krise auch wirtschaftlich zu überstehen.“

    ZEP Clock basiert auf der provantis Lösung ZEP – Zeiterfassung für Projekte und dient zur Projekt-unabhängigen Erfassung von Arbeitszeiten. Als Cloud Service muss bei der ZEP Clock keine Software installiert werden. Die Nutzung ist über jeden herkömmlichen Internet-Browser unabhängig vom Betriebssystem auf jedem internetfähigen Endgerät (PC, Notebook, Tablet) sowie mit der ZEP Clock App für iOS und Android als mobile Stempeluhr möglich: Im Büro, unterwegs oder im Home Office.

    Um das Drei-Monats-Angebot für die ZEP Clock zu nutzen, ist lediglich eine Registrierung für die 30-Tage-Testversion auf der ZEP Clock-Webseite ( https://www.zepclock.de) erforderlich. Nach Ablauf der offiziellen 30-Tage Testphase wird die Testphase auf Wunsch um zwei weitere Monate kostenfrei verlängert. Ausgeschlossen vom Angebot sind ZEP- und ZEP Clock-Bestandskunden.

    Die provantis IT Solutions GmbH wurde im Jahr 2000 mit dem Ziel gegründet, eine webbasierte, branchenunabhängige Standardlösung für Zeiterfassung und Projekt-Controlling speziell in projektorientierten Dienstleistungsunternehmen zu entwickeln und zu vermarkten. Mit ZEP – Zeiterfassung für Projekte – wurde dieses Ziel erreicht.

    Heute ist ZEP bereits bei mehr als 900 Unternehmen in Deutschland, Österreich und in der Schweiz tagtäglich erfolgreich im Einsatz. Hierzu gehören Betriebe, die Beratung oder Software-Entwicklung anbieten ebenso wie Ingenieure. Die Unternehmensgröße reicht dabei von Freiberuflern bis hin zu Unternehmen mit mehreren hundert Mitarbeitern.

    Weitere Informationen zu ZEP: https://www.zep.de

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  • Innovation für zukünftige Zeiten: ZEP – Machen Sie einen kurzen Zeugnisprozess!

    Der systemunterstützte Zeugnisprozess

    BildWil im April 2018 – Ohne Bremsspuren setzt die oneresource ag ihren Erfolgskurs fort und bringt mit dem systemunterstützte Zeugnisprozess ein aktuelles Angebot auf den Markt. Zielsetzung ist es, mit dem innovativen Zeugnisprozess, Vorgesetzte und Personalabteilung durch das Einfügen von registrierten Mitarbeiterdaten beim Erstellen von Zeugnissen zu entlasten. Zeugnisverfasser können eigene Textpassagen ergänzen und Zeugnisinhalte über bewertbare Kompetenzen mit hinterlegten Textbausteinen generieren. Alle wichtigen Infos finden Sie nachfolgend: https://oneresource.com/process-consulting/portfolio-oneresource-solution/#9

    Intensiv wurde an dem neuen Projekt gearbeitet und das seit Wochen angekündigte Angebot optimiert, um es so gut als möglich auf die Kundenbedürfnisse abzustimmen. Gestern stellte das Unternehmen die neue Offensive unter dem klangvollen Namen „Zeugnisprozess (ZEP) Lösung“ auf einer Präsentation vor und bekräftigte das Ziel, seine Marktanteile zu verdoppeln. Die Reaktionen der Besucher sprechen für diese Zielsetzung: Durchwegs gab es eine positive Resonanz. Insbesondere hebt sich das Angebot hervor dadurch, dass sowohl die Personalabteilung als auch das Management durch den systemunterstützten Zeugnisprozess entlastet werden. Ausserdem werden die durchschnittliche Bearbeitungszeit und die Kosten für das Erstellen eines Zeugnisses enorm reduziert. Parallel dazu kann die Personalabteilung durch die generierbaren Textbausteine einen Qualitätsstandard bezüglich Zeugnisformulierungen etablieren: https://oneresource.com/process-consulting/portfolio-oneresource-solution/#9

    Gerade deshalb ist der Geschäftsführer der oneresource ag, Paolo Strever, auch sicher, dass unter seiner Verantwortung die oneresource weitere Marktanteile hinzugewinnen wird: „Die ineffiziente Zeugnisabwicklung ist häufig ein Problem, da Zeugnisdokumente zeitintensiv hin- und her gesendet und angepasst werden. In der Folge können Termine nicht eingehalten werden. Eine weitere Herausforderung ist die Sicherstellung eines firmenweiten Qualitätsstandards bezüglich Textformulierung. Der Einigungs- und Formulierungsprozess generiert in Personalabteilungen zusätzlichen Zeit- und Arbeitsaufwand. Wir treffen mit dem neuen Zeugnisprozess die Kundennachfrage nahezu punktgenau und konnten ausserdem eine Reihe massgeblicher und innovativer Akzente setzen.“

    oneresource ag kann seit vielen Jahren seine Geschäftspartner mit Zuverlässigkeit und Transparenz überzeugen. Die innovative „Zeugnisprozess Lösung“ ist ein weiterer wichtiger Baustein für den stetigen Erfolgskurs der oneresource. Am Hauptsitz in Wil werden permanent neue und zukunftsweisende Dienstleistungen entwickelt.

    Über:

    oneresource ag
    Herr Paolo Strever
    Zürcherstrasse 65
    9500 Wil (SG)
    Schweiz

    fon ..: +41 71 950 55 55
    web ..: http://www.oneresource.com
    email : info@oneresource.com

    oneresource ist führend in der Digitalisierung der Geschäftsmodelle und Transformation zu SAP S/4HANA. Zusammen mit ihren zukunftsorientierten und renommierten Kunden erarbeitet oneresource die erfolgreiche Transformationsstrategie und setzt diese mit einer transparenten Methodik um. Dabei stehen die Geschäftsprozesse des Kunden und der direkte Mehrwert immer im Zentrum der Überlegungen. Die 2012 gegründete Unternehmung mit Sitz in Wil (SG) ist in der ganzen Schweiz tätig und begeistert dank der äusserst erfahrenen Berater bereits über 150 renommierte Kunden. Immer unter dem Motto ‚mehr als Sie erwarten…‘. Als strategischer Partner und „Value Added Reseller“ von SAP adressiert oneresource ganz gezielt den KMU-Markt in der Schweiz. oneresource spricht die gleiche Sprache wie ihre Kunden. Heute begeistern rund 40 Experten die Kunden von oneresource. Aus einer Hand deckt oneresource den gesamten Customer Lifecycle ab: Business Consulting, Solution Design, ERP Neueinführung, Optimierung einer bestehenden Lösung, Betrieb und Support.

    Pressekontakt:

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